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Import in DATEV

Export DATEV MIT BELEGEN

Der DATEV-Export mit Belegen besteht aus zwei Dateien:

  • einer CSV-Datei mit den Buchungssätzen (auch „Buchungsstapel" genannt). Der Name der Buchungsstapel-Datei beginnt immer mit „EXTF_". Sie wird deswegen manchmal „EXTF-Datei" genannt.
  • einer ZIP-Datei mit den Belegbildern.

An den Belegbildern befindet sich bei diesem Export eine Buchstaben-Zahlen-Kombination, der Beleglink. Der Beleglink ist ebenfalls in der CSV-Datei enthalten (Spalte T). Über den Beleglink verknüpft DATEV die Belegbilder automatisch mit dem Buchungssatz. Eine manuelle Zuordnung ist nicht nötig.

Zum Erstellen des Exportes gibt es weitere Informationen unter:



Voraussetzungen

  1. DATEV Unternehmen Online ist für das Unternehmen / den Mandanten freigeschaltet. (Zum reinen Import der Belege ist ein eigener Zugang zu DATEV Unternehmen Online nicht erforderlich.)

  2. Das Programm DATEV Belegtransfer ist installiert und geöffnet.

  3. Die DATEV-Einstellungen in Belegmeister sind konfiguriert und gespeichert.

3 Wege der Übermittlung

Die CSV-Datei mit den Buchungssätzen (auch Buchungsstapel genannt) und die ZIP-Datei mit den Belegbildern werden zunächst aus Belegmeister exportiert und auf dem Rechner gespeichert. Danach können die Dateien auf drei unterschiedlichen Wegen in DATEV Kanzlei Rechnungswesen übertragen werden:

1. Weg: Belege und Buchungssätze mit DATEV Belegtransfer übertragen (von Belegmeister empfohlen)

Der Mandant lädt sowohl die ZIP-Datei mit den Belegen als auch die CSV-Datei mit den Buchungssätzen (Buchungsstapel) in DATEV Belegtransfer hoch. Die ZIP-Datei mit den Belegen wird dabei automatisch importiert. Die CSV-Datei mit den Buchungssätzen landet im Posteingang in DATEV Unternehmen Online. Von hier kann der Steuerberater sie auf seinem Computer speichern und dann in Kanzlei-Rechnungswesen importieren.

2. Weg: Belege mit DATEV Belegtransfer, Buchungssätze außerhalb von DATEV übertragen

Der Mandant lädt die ZIP-Datei mit den Belegen in DATEV Belegtransfer hoch. Die ZIP-Datei mit den Belegen wird dabei automatisch importiert. Die CSV-Datei mit den Buchungssätzen (Buchungsstapel) überträgt er auf einem anderen Weg, z.B. per E-Mail oder auf einem USB-Stick.

3. Weg: Belege und Buchungssätze außerhalb von DATEV übertragen

Der Mandant überträgt sowohl die ZIP-Datei mit den Belegen als auch die CSV-Datei mit den Buchungssätzen (Buchungsstapel) unabhängig von DATEV Belegtransfer, z.B. per E-Mail oder auf einem USB-Stick. Der Steuerberater übernimmt den Import der ZIP-Datei mit den Belegen in DATEV Belegtransfer und der CSV-Datei mit den Buchungssätzen (Buchungsstapel) in Kanzlei-Rechnungswesen.

DATEV Belegtransfer

Zum Übertragen der Dateien muss das Programm DATEV Belegtransfer installiert und geöffnet sein.

Bevor Sie das erste Mal Dateien übertragen, richten Sie bitte ein Verzeichnis für die Übertragung der Belegmeister-Dateien ein. Das Verzeichnis muss nur einmal eingerichtet werden. Wenn es vorhanden ist, können Sie es für alle Übertragungen nutzen.

Verzeichnis einrichten (einmalig)

  1. Klicken Sie auf "Verzeichnisse hinzufügen".



  2. Legen Sie fest, wo das Verzeichnis gespeichert werden soll, wie das Unternehmens-Verzeichnis benannt werden soll und ob Sie die Quelldateien nach dem Upload löschen oder archivieren möchten. Klicken Sie anschließend auf "Speichern".



  3. Wählen Sie das Unternehmen, für das das Verzeichnis angelegt werden sollen. Entfernen Sie ggf. den Haken unten links bei "Nur Unternehmen anzeigen, für die noch keine Verzeichnisse angelegt wurden".



  4. Wählen Sie das Verzeichnis, welches Sie anlegen möchten. In der Standardkonfiguration vorhanden sind unter anderem „ohne Belegtyp" und "Sonstiges". Eines dieser beiden Verzeichnisse können Sie verwenden. Es ist Ihnen nur möglich, Verzeichnisse für die Belegtypen anzulegen, die in DATEV Unternehmen online vorhanden sind. Neue Belegtypen müssen in DATEV Unternehmen online angelegt werden („Belegübersicht“ → „Einstellungen“ → „Belegtypen“ → „Verwalten“). Wir empfehlen Ihnen, den Belegtyp, für den Sie für die Übertragung der Belegmeister-Dateien ein Verzeichnis anlegen, mit Ihrem Steuerberater abzustimmen.

    Die Häkchen bei den anderen Belegtypen entfernen Sie. Dann werden dafür keine Verzeichnisse angelegt.



  5. Klicken Sie auf "Verzeichnisse anlegen".

Dateien übertragen

  1. Klicken Sie mit einem Doppelklick auf das Verzeichnis. Es öffnet sich der Ablageort für die hochzuladenden Dateien. Legen Sie die Dateien in den Ablageort.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis. Es öffnet sich ein neues Menü. Klicken Sie auf "Belege hochladen". Durch das Hochladen werden die Dateien aus dem Verzeichnis gelöscht oder in einen Archiv-Ordner verschoben. Welche Option gelten soll, können Sie unter Einstellungen festlegen.



  3. Um zu prüfen, ob der Upload erfolgreich verlaufen ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis. Es öffnet sich ein neues Menü. Klicken Sie auf "Protokoll öffnen".

  4. Ab DATEV Belegtransfer Version 5.3 wird automatisch erkannt, ob es sich um einen Upload mit XML-Schnittstelle oder einen Upload ohne XML-Schnittstelle handelt. Die manuelle Einstellung der XML-Schnittstelle für das Verzeichnis entfällt. Generell erfolgte die Übertragung bis zur Version 5.3 folgendermaßen:

    • CSV-Datei mit den Buchungssätzen ohne aktivierte XML-Schnittstelle,
    • ZIP-Datei mit den Belegen mit aktivierter XML-Schnittstelle.

    Sollte das zeitgleiche Hochladen der Dateien fehlschlagen, laden Sie bitte die Dateien nacheinander hoch. Führen Sie dafür Schritt 1 bis 3 in ein und demselben Verzeichnis pro Datei aus.

DATEV Unternehmen Online

Belege Import prüfen

DATEV Unternehmen Online erkennt automatisch, dass es sich beim Inhalt der ZIP-Datei um Belege handelt, die zu einem Buchungsstapel gehören. Die Belege werden automatisch importiert. Weitere Handlungen durch den Steuerberater sind nicht erforderlich.

Ob der automatische Belege-Import fehlerfrei funktioniert hat, können Sie prüfen unter: Anwendungen → Belege → rechtes Seitenmenü → Protokolle → Import → Importprotokoll anzeigen → Importdatum auswählen und "Anzeigen"











Um das Protokoll zu öffnen, klicken Sie auf das "i" am Zeilenanfang.



Wenn Ihnen die Belege im Posteingang von DATEV Unternehmen Online angezeigt werden, hat Ihr Mandant die ZIP-Datei mit den Belegen in einem Verzeichnis mit deaktivierter XML-Schnittstelle übertragen. Ab DATEV Belegtransfer Version 5.3 wird automatisch erkannt, ob es sich um einen Upload mit XML-Schnittstelle oder einen Upload ohne XML-Schnittstelle handelt. Die manuelle Einstellung der XML-Schnittstelle für das Verzeichnis entfällt. Bitten Sie Ihren Mandanten

  • entweder: DATEV-Belegtransfer zu aktualisieren und die ZIP-Datei mit den Belegen erneut in dem vereinbarten Verzeichnis zu übertragen.
  • oder: die ZIP-Datei mit den Belegen erneut in einem Verzeichnis mit aktivierter XML-Schnittstelle zu übertragen.

Die Belege im Posteingang können Sie löschen.

Buchungssätze herunterladen

Wenn Ihr Mandant die CSV-Datei mit den Buchungssätzen (Buchungsstapel) in DATEV Belegtransfer hochgeladen hat, finden Sie diese in DATEV Unternehmen Online in der Belegübersicht im Posteingang. Im Gegensatz zu den Belegen wird der Buchungsstapel nicht automatisch als solcher erkannt. Der Upload durch den Mandanten mittels DATEV Belegtransfer dient lediglich der Übertragung zum Steuerberater. Die Übertragung zum Steuerberater könnte auch per E-Mail oder auf einem USB-Stick erfolgen.

Selektieren Sie die Datei. Wählen Sie "Original herunterladen", um die Buchungsstapel-Datei auf Ihrem Computer abzuspeichern. Importieren Sie sie von dort in Kanzlei-Rechnungswesen. Anschließend können Sie die Datei aus dem Posteingang löschen.

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen

Buchungssätze importieren

  1. Öffnen Sie den Import-Dialog über Buchführung → Vorbereitende Tätigkeiten → Stapelverarbeitung (Doppelklick) → Importieren.

    Möglicherweise erhalten Sie die Fehlermeldung „Im ausgewählten Verzeichnis wurden keine Daten für den Import gefunden.". Dies kann z.B. daran liegen, dass das Verzeichnis, aus dem der letzte Dateiimport durchgeführt wurde, nicht mehr existiert. Da Sie im nächsten Schritt ein anderes Verzeichnis auswählen können, können Sie diese Fehlermeldung einfach mit OK bestätigen und fortfahren.

  2. Wählen Sie als Quellverzeichnis das Verzeichnis aus, in dem Sie die Buchungsstapel-Datei abgespeichert haben und drücken Sie "Importieren".

  3. Prüfen Sie, ob die Liste im Import-Dialog genau die Buchungsstapel-Datei(en) enthält, die Sie importieren möchten, und drücken Sie "Verarbeiten".

  4. Wählen Sie im Dialog "Stapel anhängen" aus, ob Sie den importierten Buchungsstapel an einen existierenden anhängen möchten oder als neuen Buchungsstapel in Kanzlei-Rechnungswesen anlegen möchten. Im Anschluss erhalten Sie eine Bestätigung über den erfolgreichen Import des Buchungsstapels.

  5. Doppelklicken Sie "Belege buchen" und öffnen Sie den importierten Buchungsstapel (bzw. den Buchungsstapel, an den Sie den importierten Stapel angehängt haben).

  6. In der Spalte "BL" (für "Beleglink") sehen Sie nun die Verknüpfung zu den Belegen, die zuvor in „DATEV Belegtransfer" hochgeladen wurden. In dieser Ansicht können Sie auch die Buchungssätze, die Ihr Mandant Ihnen übermittelt hat, noch einmal prüfen und korrigieren, bevor Sie sie festschreiben.

Zahlungslauf anstoßen

Nach einem erfolgreichen Import der Belege und Buchungssätze besteht die Möglichkeit, aus DATEV Kanzlei Rechnungswesen heraus die Auszahlungen an die Erfasser anzustoßen. Wenn Sie nicht selbst mit Kanzlei Rechnungswesen arbeiten, erfolgt dies durch den Steuerberater. Damit die fälligen Reisekostenabrechnungen zusammen mit den anderen offenen Rechnungen im Zahllauf ausgeglichen werden können, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:

  • Das Programm DATEV Zahlungsverkehr ist installiert und geöffnet.
  • Die Erfasser werden wie normale Kreditoren behandelt. D.h. in der Buchhaltung müssen die Stammdaten gepflegt sein (IBAN, Zahlungsbedingungen, Welche Lieferanten/Kreditoren sollen bezahlt werden.).

Um die Zahlungen zu erstellen, klicken Sie in DATEV Kanzlei Rechnungswesen unter Kreditoren auf Zahlungen - Zahlungen erstellen. Bestätigen Sie Ihre Zahlungsauswahl mit OK.



Danach kann in DATEV Zahlungsverkehr der in DATEV Kanzlei Rechnungswesen generierte Zahlungslauf als Überweisung in DATEV Unternehmen Online eingestellt werden (Button „Im DATEV RZ speichern“). Der Zahlungslauf wird dann in DATEV Unternehmen Online als Sammelüberweisung dargestellt, welche in DATEV Unternehmen Online vom Unternehmen freigegeben und an die Bank gesendet wird.



Wenn über diesen Weg die Zahlungen an Ihre Erfasser angestoßen werden, achten Sie darauf, dass die Buchhaltung regelmäßig erfolgt. Die OPOS-Liste sollte immer aktuell sein.

Export DATEV SEPA XML

Mit dem Belegmeister Export DATEV SEPA XML können Sie schnell und einfach die einzelnen Überweisungen an die Erfasser in DATEV Bank importieren. Pro Abrechnung wird eine Zahlung ind DATEV Unternehmen online eingestellt. Im Verwendungszwech werden der Name des Erfassers und die Nummer der entsprechenden Abrechnung genannt. Sie können die Zahlungen anschließend bearbeiten und per DFÜ an Ihre Bank übermitteln.

Voraussetzungen

  1. DATEV Unternehmen Online: Die Bankkonten sind in den Stammdaten gepflegt. (Bankverbindung des Unternehmens unter Anwendungen – Stammdaten – Unternehmensangaben – Registerkarte Bank; Bankverbindungen der Erfasser unter Anwendungen – Stammdaten – Geschäftspartner – Verwalten)
  2. DATEV Unternehmen Online: Die Bankkonten sind für den Zahlungsverkehr freigeschaltet.
  3. Belegmeister: Die Zahlungsdaten des Unternehmens und der Erfasser sind gepflegt. (Bankverbindung des Unternehmens in der Managament-Ansicht unter Einstellungen - Kontierung; Bankverbindung der Erfasser auf der Seite Benutzer in den Benutzer-Details)

Import in DATEV Unternehmen online

  • Öffnen Sie in DATEV Unternehmen Online "Anwendungen" und wählen Sie "Bank"
  • Klicken Sie auf "Neue Zahlung anlegen" und danach auf "Importieren" (roter Rahmen im Screenshot)


  • Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf "Übernehmen"
  • Um die angezeigten Inhalte in einen Zahlungsauftrag zu übernehmen klicken Sie am Zeilenanfang in der Spalte Aktion auf das Symbol mit dem blauen Häkchen
  • Prüfen Sie im Dialog "Neuer Zahlungsauftrag" die Eigenschaften der Zahlung und klicke Sie unten rechts auf "Weiter"
  • Prüfen Sie im Fenster "Zahlungssätze als Zahlungsauftrag bereitstellen" die Daten der Zahlung. Wählen Sie das gewünschte Verfahren im Feld "Übertragung an Kreditinstitut" und klicken Sie unten rechts auf "Übernehmen"
  • Klicken Sie auf "Schließen". Danach wird Ihnen die aktualisierte Zahlungsliste angezeigt.


Sie können nun die gewünschen Zahlungen auswählen und an die Bank senden.