Anleitung Belegmeister Einzelnutzerversion (Webanwendung)

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die Funktionalitäten der Einzelnutzerversion der Belegmeister-Webanwendung. Werfen Sie auch einen Blick auf die Seite „Fragen und Antworten (Webanwendung)“, dort werden einzelne Vorgänge, z.B. das Anlegen einer neuen Reise samt Reisekosten, schrittweise beschrieben.

1. Login

Um sich einzuloggen geben Sie bitte Ihre E-Mailadresse und Ihr Passwort ein und klicken auf "Anmelden".

Login

Sollten Sie einmal Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf "Passwort vergessen?". Geben Sie im daraufhin angezeigten Feld Ihre E-Mailadresse ein und klicken auf "Absenden". Wenn Sie mit der eingegebenen E-Mail-Adresse bei Belegmeister registriert sind, wird ein Link zur Eingabe eines neuen Passworts an diese Adresse versendet.

Passwort vergessen

2. Seiten der Belegmeister-App

Die Belegmeister-App wird immer auf der Seite Reisekosten geöffnet. Links daneben befinden sich die Seiten Reisen und Belege. Oben rechts befinden sich die Seiten bzw. Menüs

Der Aufbau und die Funktionen der jeweiligen Seiten und Menüs werden in den nachfolgenden Kapiteln erläutert. Klicken Sie auf das jeweilige Wort, um in das betreffende Kapitel der Anleitung zu wechseln.

Seiten_der_Belegmeister-App

3. Reisekosten

Eine Reisekostenabrechnung besteht aus Abrechnungspositionen. Auf der Seite Reisekosten werden Ihnen Ihre Abrechnungspositionen aufgelistet. Es stehen Ihnen verschiedene Filter zur Verfügung, um die gewünschten Abrechnungspositionen anzeigen zu lassen.

  1. Für die zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Abrechnungspositionen können Sie bei Datum entweder einen Zeitraum eingeben bzw. ein Start- und ein Enddatum aus dem hinterlegten Kalender wählen. Darüber hinaus ist es möglich den gewünschten Zeitraum aus der Liste zu wählen. Klicken Sie dazu auf das Feld Zeitraum und danach auf die gewünschte Option in der eingeblendeten Liste.
  2. In dem Listenfeld unter Reise können Sie eine bereits von Ihnen angelegte Reise auswählen. Dann werden nur die zu der Reise gehörenden Abrechnungspositionen angezeigt.
  3. Unter Gruppierung können Sie die angezeigten Abrechnungsarten nach Reise, Kostenart oder Belegstatus gruppieren lassen.
  4. Die Funktion Selektierte Positionen gibt Ihnen die Möglichkeit mehrere, durch ein Häkchen gekennzeichnete Abrechnungspositionen gleichzeitig zu löschen oder zu einer Reise bzw. einem bestimmten Datum zuzuordnen.
  5. Mittels des Export-Buttons können Sie eine Liste mit Abrechnungspositionen zu bestimmten Reisen oder einem Reisezeitraum in verschiedenen Formaten herunterladen (CSV, PDF, HMD, DATEV ohne Belege, DATEV mit Belegen).
  6. Mit den Pfeilen im Tabellenkopf haben Sie die Möglichkeit, die jeweilige Spalte auf- oder absteigend zu sortieren.
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3.1. Manuelles Erstellen neuer Abrechnungspositionen

Klicken Sie zunächst auf das Plus unten rechts. Daraufhin öffnet sich ein Fenster zur Anlage einer neuen Abrechnungsposition. Geben Sie das Positionsdatum und den Bruttobetrag Ihrer Abrechnungsposition ein und wählen Sie aus den Listenfeldern jeweils die Kostenart, das Land und den Mehrwertsteuersatz aus. Optional können Sie die zugeordnete Reise und den Bezahler wählen sowie ggf. eine Bemerkung eintragen. (Den Standard-Bezahler können Sie unter der Schaltfläche Einstellungen - Datenerfassung festlegen)

Für die Kostenart Pkw privat (km) wird Ihnen ein Kilometerrechner eingeblendet. Tragen Sie hier die abzurechnenden Kilometer und die vereinbarte Kilometerpauschale ein. Der Gesamtbetrag errechnet sich dann automatisch.

neue_Abrechnungsposition

Bei Bedarf kann der neu erstellten Abrechnungsposition ein Beleg zugeordnet werden. Über das Feld "Ändern" oben rechts gelangen Sie in die Belegauswahl.

In der Belegauswahl stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:

  1. Datumsfilter (nach Uploaddatum oder Belegdatum) für die zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Belege
  2. Mit einem Klick auf das Beleg-Bild wird der gewünschte Beleg ausgewählt
  3. Informationen zum ausgewählten Beleg
  4. Dieser Abrechnungsposition keinen Beleg zuordnen (Eine eventuell vorhandene Belegzuordnung wird damit aufgehoben.)
  5. Diesen Beleg der Abrechnungsposition zuordnen
  6. Ohne Veränderung zurück zur Abrechnungsposition
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3.2. Abrechnungspositionen bearbeiten, kopieren, löschen

Abrechnungspositionen ohne Beleg oder mit einem noch nicht bestätigten Beleg können Sie bearbeiten, kopieren oder löschen. Fahren Sie dazu mit der Maus über die einzelnen Abrechnungspositionen beispielsweise in der Spalte Datum. Dadurch werden Ihnen folgende Konfigurationsmöglichkeiten eingeblendet:

  1. Abrechnungsposition löschen
  2. Eine neue Position für denselben Tag anlegen
  3. Diese Abrechnungsposition auf den darauffolgenden Tag kopieren
  4. Abrechnungsposition kopieren
  5. Diese Position bearbeiten
  6. Über einen Klick auf den Stift lassen sich die einzelnen Felder direkt editieren. Dies gilt für das Datum, den Bruttobetrag, die Kostenart, die MwSt., den Bezahler, die Reise und die Bemerkung.
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Für Abrechnungspositionen mit einem bereits bestätigten Beleg stehen diese Funktionen nicht zur Verfügung. Sie können sich aber die Details der Abrechnungsposition mit bereits bestätigtem Beleg ansehen. Klicken Sie dazu auf das Symbol Positionendetails .

Abrechnungspositionen_bestätigt

3.3. Belege ansehen, bearbeiten, bestätigen, löschen

Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie in der Belegspalte über einen Eintrag fahren:

Für Belege im Status

Bestätigt
können Sie

  1. die Beleg-Details ansehen,
  2. die Bestätigung des Belegs aufheben,
  3. den Beleg löschen.
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Für Belege die einen anderen Status als "bestätigt" haben (siehe Belegstatus) können Sie

  1. die Beleg-Details ansehen und bearbeiten,
  2. den Beleg bestätigen (Die Schaltfläche wird nicht für Belege angezeigt, zu denen mehr als eine Abrechnungsposition gehört. Um solche Belege zu bestätigen, nutzen Sie bitte die Beleg-Detailansicht.)
  3. den Beleg löschen.
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3.4. Export der Abrechnungspositionen

Mittels des Export-Buttons oben rechts können Sie eine Liste mit Abrechnungspositionen zu bestimmten Reisen oder einem Reisezeitraum in verschiedenen Formaten herunterladen (CSV, PDF, HMD, DATEV ohne Belege, DATEV mit Belegen). Klicken Sie dazu auf Export und wählen Sie das gewünschte Format aus.

Ob die exportierte Datei direkt in einem anderen Programm geöffnet oder nur gespeichert wird, hängt von Ihren Browser-Einstellungen ab.

In den Buchhaltungsexporten in den Formaten HMD und DATEV erfolgt eine 70/30-Aufteilung von Bewirtungsausgaben für externe Gäste.

CSV

Sie haben die Möglichkeit den Export der Abrechnungspositionen für eine ausgewählte Reise oder einen bestimmten Zeitraum auszuführen. Bei der Vorgabe einer Reise lässt sich der Export mit der Datumsfunktion zusätzlich einschränken. Den Export-Zeitraum können Sie entweder mit den Feldern „ab Datum“ und „bis Datum“ oder mit dem Feld „ganzer Monat“ auf einen bestimmten Kalendermonat beschränken.

Wenn Sie "nur bestätigte Belege" anklicken, schließen Sie alle Abrechnungspositionen vom Export aus, die einen Beleg in einem anderen Zustand als „bestätigt“ haben. Abrechnungspositionen ohne Beleg bleiben Teil des Exports.

Wenn Sie "mit Kontonummern" anklicken, erfolgt der Export inklusive Kontonummern.

Durch den Klick auf "Exportieren" wird die Exportdatei entsprechend Ihrer Browser-Einstellungen gespeichert oder direkt angezeigt.

CSV-Export

PDF

Sie haben die Möglichkeit den Export der Abrechnungspositionen für eine ausgewählte Reise oder einen bestimmten Zeitraum auszuführen. Bei der Vorgabe einer Reise lässt sich der Export mit der Datumsfunktion zusätzlich einschränken. Den Export-Zeitraum können Sie entweder mit den Feldern „ab Datum“ und „bis Datum“ oder mit dem Feld „ganzer Monat“ auf einen bestimmten Kalendermonat beschränken.

Wenn Sie "mit Belegbildern" anklicken, werden im Export die Belegbilder zu den Abrechnungspositionen angezeigt.

Wenn Sie "nur bestätigte Belege" anklicken, schließen Sie alle Abrechnungspositionen vom Export aus, die einen Beleg in einem anderen Zustand als „bestätigt“ haben. Abrechnungspositionen ohne Beleg bleiben Teil des Exports.

Wenn Sie "mit Reisen-Übersicht" anklicken, wird vor der Liste der exportierten Abrechnungspositionen eine Kurz-Übersicht aller Reisen eingefügt, von denen mindestens eine Abrechnungsposition im Export enthalten ist.

Wenn Sie "nach Reisen gruppieren" anklicken, werden alle exportierten Abrechnungspositionen, die zur selben Reise gehören, in jeweils eine Gruppe mit einer eigenen Zwischenüberschrift zusammengefasst. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit die Option "neue Seite pro Reise" zu wählen. Dann wird für jede Reise eine neue Seite begonnen. Dies ist z.B. nützlich, wenn Sie die Reise-Exporte als gedrucktes Deckblatt für die gesammelten Original-(Papier-)Belege zur jeweiligen Reise verwenden möchten.

Durch den Klick auf "Exportieren" wird die Exportdatei entsprechend Ihrer Browser-Einstellungen gespeichert oder direkt angezeigt.

PDF-Export

HMD

Sie haben die Möglichkeit den Export der Abrechnungspositionen für eine ausgewählte Reise oder einen bestimmten Zeitraum auszuführen. Bei der Vorgabe einer Reise lässt sich der Export mit der Datumsfunktion zusätzlich einschränken. Den Export-Zeitraum können Sie entweder mit den Feldern „ab Datum“ und „bis Datum“ oder mit dem Feld „ganzer Monat“ auf einen bestimmten Kalendermonat beschränken.

Wenn Sie "nur bestätigte Belege" anklicken, schließen Sie alle Abrechnungspositionen vom Export aus, die einen Beleg in einem anderen Belegstatus als „bestätigt“ haben. Abrechnungspositionen ohne Beleg bleiben Teil des Exports.

Durch den Klick auf "Exportieren" wird die Exportdatei entsprechend Ihrer Browser-Einstellungen gespeichert oder direkt angezeigt.

HMD-Export

DATEV ohne Belege

Sie haben die Möglichkeit den Export der Abrechnungspositionen für eine ausgewählte Reise oder einen bestimmten Zeitraum auszuführen. Bei der Vorgabe einer Reise lässt sich der Export mit der Datumsfunktion zusätzlich einschränken. Den Export-Zeitraum können Sie entweder mit den Feldern „ab Datum“ und „bis Datum“ oder mit dem Feld „ganzer Monat“ auf einen bestimmten Kalendermonat beschränken.

Wenn Sie "nur bestätigte Belege" anklicken, schließen Sie alle Abrechnungspositionen vom Export aus, die einen Beleg in einem anderen Belegstatus als „bestätigt“ haben. Abrechnungspositionen ohne Beleg bleiben Teil des Exports.

DATEV_ohne_Belege

DATEV mit Belegen

Sie haben die Möglichkeit den Export der Abrechnungspositionen für eine ausgewählte Reise oder einen bestimmten Zeitraum auszuführen. Bei der Vorgabe einer Reise lässt sich der Export mit der Datumsfunktion zusätzlich einschränken. Den Export-Zeitraum können Sie entweder mit den Feldern „ab Datum“ und „bis Datum“ oder mit dem Feld „ganzer Monat“ auf einen bestimmten Kalendermonat beschränken.

DATEV_mit_Belegen

4. Reisen

Auf dieser Seite können Sie Reisen anlegen und verwalten. Zur besseren Übersicht über die Abrechnungspositionen empfiehlt es sich, diese in Reisen zusammenzufassen.

4.1. Anlegen einer neuen Reise

Klicken Sie zunächst auf das Plus unten rechts. Daraufhin öffnet sich ein Fenster zur Anlage einer neuen Reise. Geben Sie die Bezeichnung der Reise, das Land, Start- und Enddatum sowie Start- und Endzeit ein. Optional können Sie das Ziel und eine Beschreibung hinzufügen.

Sollten Sie für den angegebenen Zeitraum Verpflegungspauschalen von Ihrem Arbeitgeber erhalten, lassen Sie das Häkchen bei "Verpflegungspauschalen automatisch berechnen" gesetzt, so dass die Pauschalen automatisch berechnet werden. Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand werden dann auf der rechten Seite des Fensters angezeigt und automatisch Ihrer Reisekostenabrechnung hinzugefügt.

Die Anwendung der Verpflegungspauschale ist von der Abwesenheit an einzelnen Kalendertagen abhängig. Die Pauschale für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise sowie für eintägige Reisen ab acht Stunden Abwesenheit beträgt in Deutschland derzeit 14 Euro. Bei ganztägiger Abwesenheit ist in Deutschland eine Pauschale von 28 Euro anwendbar.

Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf "Speichern" unten rechts, um Ihre Reise zu speichern.

Anlegen einer neuen Reise

5. Belege

Abrechnungspositionen werden durch einen Beleg (z.B. eine Rechnung oder ein ÖPNV-Ticket) nachgewiesen. Auf dieser Seite können Sie Belege hochladen und automatisch zu Abrechnungspositionen verarbeiten lassen.

Innerhalb der bereits hochgeladenen Belege können Sie mittels Datumsfilter eine zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Belege vornehmen. Wählen Sie zunächst bei Datum aus, ob Sie nach dem Uploaddatum oder dem Belegdatum filtern möchten. Geben Sie danach entweder den gewünschten Zeitraum ein oder wählen Sie ein Start- und ein Enddatum aus dem hinterlegten Kalender aus. Darüber hinaus ist es möglich den gewünschten Zeitraum aus der Liste zu wählen. Klicken Sie dazu auf das Feld Zeitraum und danach auf die gewünschte Option in der eingeblendeten Liste.

In dem Listenfeld unter "Reise" können Sie eine Beschränkung der anzuzeigenden Belege für eine Reise vornehmen.

Unter "Selektierte Belege" können Sie mehrere, durch ein Häkchen markierte Belege gleichzeitig löschen oder zu einer Reise zuordnen. Durch einen Klick in das Kästchen "Alle" werden alle gefilterten Belege zeitgleich markiert.

Um eine Filterung vorzunehmen, klicken Sie nach der Filterauswahl auf den Aktualisieren-Button ganz rechts.

Belege

Mit einem Klick auf das Beleg-Bild öffnen sich die Beleg-Details.

Per Mouseover besteht die Möglichkeit, die Belege in der Belegansicht folgendermaßen zu bearbeiten:

  1. Beleg herunterladen und speichern
  2. Beleg löschen
  3. Scan-Vorgang abbrechen (für den Status "Scan läuft")
  4. Scan-Vorgang erneut starten (für den Status "Scan abgebrochen")
  5. Beleg bearbeiten/bestätigen (für den Status "Bearbeitet")
  6. Bestätigung des Belegs aufheben (für den Status "Bestätigt")
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5.1. Hochladen eines neuen Beleges

Um einen neuen Beleg hochzuladen haben Sie 2 Möglichkeiten:

  1. Klicken Sie auf das Plus unten rechts. Daraufhin öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der gewünschten Dateien.
  2. Drag&Drop: Ziehen Sie eine Datei mit gedrückter und festgehaltener Maustaste aus einem Ordner auf die Belegübersicht-Seite („drag“), und lassen Sie hier die Maustaste los („drop“).

Belege (z.B. Hotelrechnung, Parkticket, Taxiquittung) können im Format JPEG, PNG oder PDF hochgeladen werden. Es ist notwendig, dass in jeder Datei nur ein Beleg enthalten ist. Mehrere Belege auf einem Foto oder mehrere Seiten in einem PDF können nicht automatisch gescannt werden.

Es können maximal 20 Belege auf einmal hochgeladen werden.

Das Scannen des Beleges durch das System nach Abrechnungspositionen kann einige Minuten dauern. Der Belegstatus lautet dabei

Scan läuft
.

Wenn die Erkennung erfolgreich abgeschlossen ist, hat der Beleg den Status

Erkannt
.

5.2. Belegstatus

Anhand des Belegstatus erkennen Sie, in welchem Prozessschritt sich der Beleg aktuell befindet.

BelegstatusBedeutung
Scan läuft
Der Beleg wird derzeit nach Abrechnungspositionen gescannt.
Erkannt
Die automatische Erkennung hat Reisekosten oder sonstige Spesen auf dem Beleg gefunden. Es wurde mindestens eine Abrechnungsposition zum Beleg automatisch erzeugt. Sie können die Abrechnungsposition(en) des Belegs nun prüfen und bestätigen oder ggf. korrigieren.
Bearbeitet
Der Beleg wurde von Ihnen bearbeitet und gespeichert. Sie haben z.B. das Belegdatum geändert oder dem Beleg eine neue Abrechnungsposition hinzugefügt.
Bestätigt
Auch die beste automatische Erkennung kann leider keine hundertprozentig richtigen Ergebnisse garantieren. Deswegen ist es wichtig, dass Sie die Richtigkeit der Daten, die zu einem Beleg erfasst sind, vor der endgültigen Abrechnung prüfen und bestätigen. Der Belegstatus „bestätigt“ bedeutet, dass die Erfassung des Belegs endgültig abgeschlossen ist. Deswegen können Belege in diesem Status nicht mehr bearbeitet werden. Sollte Ihnen nach der Bestätigung doch noch ein Fehler auffallen, müssen Sie zunächst die Bestätigung wieder aufheben, bevor Sie den Beleg wieder bearbeiten können.
Nicht erkannt
Die automatische Erkennung konnte keine Reisekosten oder sonstigen Spesen auf dem Beleg finden.
Scan abgebrochen
Der Scan wurde von Ihnen abgebrochen.
Hochgeladen
Der Beleg wurde von Ihnen hochgeladen, aber noch nicht gescannt. Dies kann vorkommen, wenn Ihr Scan-Guthaben nicht mehr ausreicht oder wenn Sie in den Einstellungen unter „Scan-Guthaben“ das automatische Scannen von hochgeladenen Belegen ausgeschaltet haben.

5.3. Beleg-Detailansicht

Durch einen Klick auf das Beleg-Bild öffnet sich die Beleg-Detailansicht. Die Beleg-Details können Sie sich in zwei Ansichten anzeigen lassen:

  • der Einzelposition-Ansicht (für Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition gehört)
  • der Listenansicht (für Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition oder mehrere Abrechnungspositionen gehören)

Um zwischen den beiden Ansichten zu wechseln können Sie in der Beleg-Detailansicht das Häkchen bei Listenansicht setzen oder entfernen. Zum Anzeigen der Beleg-Detailansicht klicken Sie auf das Icon bearbeiten .

Beim Scannen wird bei einem für mehrere Tage gültigen Beleg (z.B. Hotelrechnung) immer der erste Tag des Beleges als Belegdatum gewählt.

5.3.1. Beleg-Detailansicht – Einzelposition

Zum Anzeigen der Beleg-Detailansicht klicken Sie auf das Beleg-Bild oder auf das Icon bearbeiten .

Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition gehört, werden automatisch in dieser Ansicht geöffnet. Diese Einzelpositions-Ansicht ist generell nur möglich für Belege, zu denen nur eine einzelne Abrechnungsposition gehört. Dies trifft in der Praxis auf die meisten Belege zu (z.B. Taxiquittungen oder Bustickets). Alle Details der Abrechnungsposition zu dem Beleg sind in der Einzelpositions-Ansicht dargestellt und können bearbeitet werden.

  1. Umschalten zwischen Einzelposition- und Listenansicht
  2. Mit den Pfeilen oben rechts können Sie den nächsten/vorherigen Beleg öffnen.
  3. Auswahl der Reise welcher der Beleg zugeordnet ist
  4. Drehen des Beleg-Bildes
  5. Im Falle einer Nicht-Erkennung des Belegs lässt sich der Scan hier erneut starten.
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Durch das Klicken auf den Button "Speichern" ändert sich der Belegstatus zu
Bearbeitet
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Durch das Klicken auf den Button „Speichern und Beleg bestätigen“ erhält der Beleg den Status

Bestätigt
. Diese Bestätigung dient als Markierung für bereits überprüfte Belege. Sie verändert keine inhaltlichen Belegdaten.

Sollte Ihnen nach der Bestätigung noch ein Fehler auffallen, so können Sie die Bestätigung wieder aufheben. Dies geht zum Beispiel über die Schaltfläche in dem kleinen Menü, das sich öffnet, sobald Sie auf der Belege-Seite mit der Maus über den gewünschten Beleg fahren.

5.3.2. Beleg-Detailansicht – Positionsliste

Zum Anzeigen der Beleg-Detailansicht klicken Sie auf das Beleg-Bild oder auf das Icon bearbeiten . Belege, zu denen mehrere Abrechnungspositionen gehören, werden automatisch in der Listenansicht geöffnet. Mehrere Abrechnungspositionen für einen Beleg können z.B. vorkommen, wenn auf einem Beleg Teilbeträge mit unterschiedlichen Mwst.-Sätzen vorkommen (z.B. Übernachtung/Frühstück im Hotel) oder wenn Sie einen Beleg auf mehrere Reisen aufteilen möchten. (weitere Beispiele siehe Was ist der Unterschied zwischen Beleg und Abrechnungsposition?)

  1. Das Entfernen des Häkchens zum Umschalten zwischen Einzelposition- und Listenansicht ist in dem Fall nicht möglich.
  2. Mit den Pfeilen oben rechts können Sie den nächsten/vorherigen Beleg öffnen.
  3. Neue Abrechnungsposition manuell hinzufügen
  4. Alle Abrechnungspositionen lassen sich hier einer bestimmen Reise oder einem Datum zuordnen.
  5. Im Falle einer Nicht-Erkennung des Belegs lässt sich der Scan hier erneut starten.
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Aus Platzgründen können in der Liste nicht alle Details der Abrechnungspositionen angezeigt werden. Über das Mouseover der Abrechnungspositionen können Sie aber zu jeder Position wieder eine Detailansicht öffnen, die alle Positionsdaten enthält.

Beleg_Detailansicht_Listenansicht_Tooltip

Durch das Klicken auf den Button "Speichern" ändert sich der Belegstatus zu

Bearbeitet
.

Durch das Klicken auf den Button „Speichern und Beleg bestätigen“ erhält der Beleg den Status

Bestätigt
. Diese Bestätigung dient als Markierung für bereits überprüfte Belege. Sie verändert keine inhaltlichen Belegdaten.

Sollte Ihnen nach der Bestätigung noch ein Fehler auffallen, so können Sie die Bestätigung wieder aufheben. Dies geht zum Beispiel über die Schaltfläche in dem kleinen Menü, das sich öffnet, sobald Sie auf der Belege-Seite mit der Maus über den gewünschten Beleg fahren.

6. Einstellungen

Durch das Anklicken des Zahnrades oben rechts öffnet sich die Seite Einstellungen.

Einstellungen

6.1. Benutzerdaten

Auf dieser Seite können Sie Ihre Kontaktdaten einsehen und Ihre Adresse und Telefonnummer aktualisieren.

Benutzerdaten

6.2. Passwort

Auf dieser Seite können Sie Ihr Passwort ändern. Die Länge des Passwortes beträgt mindestens 7 Zeichen. Es muss sowohl Buchstaben als auch Zahlen enthalten.

Passwort ändern

6.3. Scan-Guthaben

Auf dieser Seite können Sie Ihr Guthaben für Beleg-Scans einsehen und aufladen. Weiterhin ist einstellbar, ob jeder hochgeladene Beleg automatisch gescannt werden soll, sofern genügend Scan-Guthaben vorhanden ist.

Am Ende des aktuellen Abrechnungzseitraums verlängert sich Ihre Nutzung von Belegmeister automatisch (kostenpflichtig), sofern Sie nicht vorher kündigen. Zur Kündigung genügt eine E-Mail von Ihrer registrierten Adresse aus an support(at)belegmeister.de. Sollten die Inklusiv-Scans einmal nicht ausreichen, können Sie zu günstigen Paketpreisen zusätzliche Scans aufladen. Zusätzlich gebuchte Scans verfallen nicht und werden erst genutzt, wenn im aktuellen Monat keine Inklusiv-Scans mehr zur Verfügung stehen.

Scan-Guthaben

6.4. Zahlungsdaten

Auf dieser Seite können Sie Ihren Lastschriftstatus einsehen und ändern. Des Weiteren sind hier die Belegmeister Zahlungsdaten hinterlegt.

6.5. Datenerfassung

Auf dieser Seite können Sie eine allgemeine Konfiguration Ihrer Datenerfassung vornehmen.

Unter Bezahler können Sie durch das Setzen des Häkchens bei "Bezahler von Abrechnungspositionen erfassen" festlegen, ob Sie das Feld "bezahlt durch" zu Ihren Abrechnungspositionen einblenden möchten. Sie unterscheiden dadurch die Positionen, die der Reisende bezahlt hat (z.B. bar) und die somit erstattungsfähig sind, von Positionen, die das Unternehmen bereits bezahlt hat (z.B. per Firmenkredikarte) und die somit nicht erstattungsfähig sind. Wenn Sie diese Unterscheidung nicht benötigen, können Sie sie hier ausschalten, damit die Benutzeroberfläche übersichtlicher wird.

Datenerfassung

Wenn Sie das Häkchen setzen, können Sie in dem sich darunter befindenden Listenfeld den Standard-Bezahler pro Abrechnungsposition festlegen. Die gewählte Variante wird dann immer für die Abrechnungspositionen verwendet, die von der automatischen Belegerkennung erzeugt werden. Wenn Sie Belege manuell anlegen, ist als Standard-Bezahler immer der Reisende vorbelegt.

Die folgende Abbildung zeigt die Beleg-Detailansicht ohne und mit der Anzeige des Bezahlers.

Beleg_Detailansicht_mit_und_ohne_Reisenden

Unter Essen und Getränke können Sie die Standard-Kostenart festlegen, welche die automatische Belegerkennung für Abrechnungspositionen verwendet, die aus Belegen für Essen oder Getränke erzeugt werden (z.B. von Restaurants oder Lieferdiensten).

6.6. Kontierung

Auf dieser Seite können Sie die Gegenkonten, die Kontenzuordnung, die Steuercodes sowie DATEV-spezifische Einstellungen für Ihre Kontierung festlegen.

Kontierung

Sobald Sie auf dieser Seite Änderungen vornehmen, wird Ihnen unten rechts ein Upload-Button eingeblendet. Klicken Sie auf den Button, um die Änderungen zu speichern. Sollten Sie das Speichern vergessen, werden Sie automatisch beim Verlassen der Seite gefragt, ob die Ihre Änderungen beibehalten wollen.

Änderungen_speichern

7. Hilfe

Durch das Anklicken des Fragezeichens oben rechts öffnet sich ein Menü, in dem Ihnen die Version Ihrer Belegmeister App angezeigt wird.

Hilfe

Darüber hinaus können Sie folgende Menüpunkte anklicken:

  • Übersichts-Tour (Startet eine digitale Tour durch die gesamte Belegmeister-App)
  • Tour zu dieser Seite (Startet eine digitale Tour durch die selektierte Seite)
  • Anleitung (Öffnet eine Seite mit der Anleitung der Belegmeister-App und den FAQs)
  • Impressum (Öffnet eine Seite mit den Angaben zum Impressum)
  • AGB und Datenschutzerklärung (Öffnet eine Seite mit den AGBs und der Datenschutzerklärung)

8. Benachrichtigungen

Durch das Anklicken der Glocke oben rechts erscheint eine Anzeige der letzten drei Benutzeraktionen innerhalb des Logins, welche Sie durchgeführt haben.

Benachrichtigungenliste

9. Benutzermenü / Logout

Zum Verlassen der Belegmeister-App klicken Sie zunächst auf den blauen Pfeil oben rechts. Es öffnet sich das Benutzermenü, in dem Ihr Benutzername angezeigt wird. Klicken Sie dort auf das Logout Symbol und Sie werden ausgeloggt.