Anleitung Einzelnutzerversion (Webanwendung)

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die Funktionen der Einzelnutzerversion der Belegmeister-Webanwendung.

Werfen Sie gern auch einen Blick auf unsere „FAQ-Seite für die Einzelnutzerversion“.

1. Login

Um sich einzuloggen geben Sie bitte Ihre E-Mailadresse und Ihr Passwort ein und klicken auf "Anmelden".

Sollten Sie einmal Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf "Passwort vergessen?". Geben Sie im daraufhin angezeigten Feld Ihre E-Mailadresse ein und klicken auf "Absenden". Wenn Sie mit der eingegebenen E-Mail-Adresse bei Belegmeister registriert sind, wird ein Link zur Eingabe eines neuen Passworts an diese Adresse versendet.

2. Seiten der Webanwendung

Die Belegmeister-App wird immer auf der Seite Positionen geöffnet. Links daneben befinden sich die Seiten Reisen und Belege. Oben rechts befinden sich die Seiten bzw. Menüs

• Einstellungen
• Hilfe
• Benachrichtigungen
• Benutzermenü / Logout

Der Aufbau und die Funktionen der jeweiligen Seiten und Menüs werden in den nachfolgenden Kapiteln erläutert. Klicken Sie auf das jeweilige Wort, um in das betreffende Kapitel der Anleitung zu wechseln.


3. Reisen

Auf der Seite können Sie Reisen anlegen, bearbeiten und kopieren. Durch das Anlegen einer Reise können Sie die Abrechnungspositionen für Verpflegungsmehraufwand sowie Abzüge für Mahlzeiten automatisch erstellen lassen. Das Anlegen von Reisen ist optional. Belege können Sie auch hochladen und die Abrechnungspositionen der Belege einreichen, ohne eine Reise anzulegen.

3.1 Anlegen einer Reise

Klicken Sie zunächst auf das Plus unten rechts. Daraufhin öffnet sich ein Fenster zur Anlage einer neuen Reise. Geben Sie die Bezeichnung der Reise, das Land, Start- und Enddatum sowie Start- und Endzeit ein. Optional können Sie die Adresse des Ziels und eine Beschreibung hinzufügen.

Sollten Sie für den angegebenen Zeitraum Verpflegungspauschalen geltend machen wollen, lassen Sie das Häkchen bei "Pauschalen automatisch berechnen" gesetzt, so dass die Pauschalen automatisch berechnet werden. Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand werden dann auf der rechten Seite des Fensters angezeigt und automatisch Ihrer Abrechnung hinzugefügt.

Die Höhe der Verpflegungspauschale ist von der Dauer der Abwesenheit an den einzelnen Kalendertagen abhängig. Die Pauschale für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise sowie für eintägige Reisen ab acht Stunden Abwesenheit ist geringer, als bei ganztägiger Abwesenheit. Alle vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) vorgegebenen Verpflegungspauschalen sind in Belegmeister hinterlegt und werden aktualisiert, sobald sich die Pauschalen ändern.

Sollten Sie einzelne Mahlzeiten nicht über die Pauschale geltend machen wollen, nutzen Sie die Tabelle auf der rechten Seite. Klicken Sie für die abzuziehenden Mahlzeiten in das entsprechende Kästchen. Der Mahlzeitenabzug erfolgt automatisch.

Wenn Sie Übernachtungspauschalen geltend machen wollen, nutzen Sie die Tabelle auf der rechten Seite. Klicken Sie entweder auf das Kästchen in der letzten Spalte unter Übernachtung, dann werden alle Tage selektiert, oder klicken Sie die gewünschen Tage separat an. Die Berechnung der Übernachtungspauschalen für alle Tage erfolgt dann automatisch.

Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf "Speichern" unten rechts, um Ihre Reise zu speichern.

3.2 Rundreisen

Um Reisen mit Zwischenzielen anzulegen, wählen Sie in der Länderliste „Mehrere Ziele“ aus oder klicken Sie die Checkbox „Mehrere Stopps“ an.

Über das grüne Plus lassen sich weitere Zwischenziele anlegen. Pflichteingaben für Zwischenziele sind Land, Ankunftsdatum und Ankunftszeit. Optional können Sie für jeden Zwischenstopp eine Adresse eingeben. Über das schwarze Kreuz lassen sich einzelne Zwischenziele wieder löschen.

Selbstverständlich funktioniert die Berechnung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand auch für Zwischenziele gemäß der gesetzlichen Regelungen.

3.3 Reise kopieren (Vorlage)

Um eine Reise zu kopieren, klicken Sie am Zeilenanfang auf das Symbol "Reise kopieren". Sie können die Reise bearbeiten und als neue Reise speichern. Auf diesen Weg lassen sich häufige Reisen als Vorlage nutzen.

4. Belege

Abrechnungspositionen werden durch einen Beleg (z.B. eine Rechnung oder ein ÖPNV-Ticket) nachgewiesen. Auf dieser Seite können Sie Belege hochladen und automatisch zu Abrechnungspositionen verarbeiten lassen.

Innerhalb der bereits hochgeladenen Belege können Sie mittels Datumsfilter eine zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Belege vornehmen. Wählen Sie zunächst bei Datum aus, ob Sie nach dem Uploaddatum oder dem Belegdatum filtern möchten. Geben Sie danach entweder den gewünschten Zeitraum ein oder wählen Sie ein Start- und ein Enddatum aus dem hinterlegten Kalender aus. Darüber hinaus ist es möglich den gewünschten Zeitraum aus der Liste zu wählen. Klicken Sie dazu auf das Feld Zeitraum und danach auf die gewünschte Option in der eingeblendeten Liste.

In dem Listenfeld unter "Reise" können Sie eine Beschränkung der anzuzeigenden Belege für eine Reise vornehmen.

Unter "Selektierte Belege" können Sie mehrere, durch ein Häkchen markierte Belege gleichzeitig löschen oder zu einer Reise zuordnen. Durch einen Klick in das Kästchen "Alle" werden alle gefilterten Belege zeitgleich markiert.

Um eine Filterung vorzunehmen, klicken Sie nach der Filterauswahl auf den Aktualisieren-Button ganz rechts.

Mit einem Klick auf das Beleg-Bild öffnen sich die Beleg-Details.

Per Mouseover besteht die Möglichkeit, die Belege in der Belegansicht folgendermaßen zu bearbeiten:

1. Beleg herunterladen und speichern
2. Beleg löschen
3. Scan-Vorgang abbrechen (für den Status "Scan läuft")
4. Scan-Vorgang erneut starten (für den Status "Scan abgebrochen")
5. Beleg bearbeiten/bestätigen (für den Status "Bearbeitet")
6. Bestätigung des Belegs aufheben (für den Status "Bestätigt")

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4.1 Neuen Beleg hochladen

Um einen neuen Beleg hochzuladen haben Sie 2 Möglichkeiten:

1. Klicken Sie auf das Plus unten rechts. Daraufhin öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der gewünschten Dateien.
2. Drag&Drop: Ziehen Sie eine Datei mit gedrückter und festgehaltener Maustaste aus einem Ordner auf die Belegübersicht-Seite („drag“), und lassen Sie hier die Maustaste los („drop“).

Belege (z.B. Hotelrechnung, Parkticket, Taxiquittung) können im Format JPEG, PNG oder PDF hochgeladen werden. Es ist notwendig, dass in jeder Datei nur ein Beleg enthalten ist. Mehrere Belege auf einem Foto oder mehrere Seiten in einem PDF können nicht automatisch gescannt werden.

Es können maximal 20 Belege auf einmal hochgeladen werden.

Das Scannen des Beleges durch das System nach Abrechnungspositionen kann einige Minuten dauern. Der Belegstatus lautet dabei

Scan läuft

.

Wenn die Erkennung erfolgreich abgeschlossen ist, hat der Beleg den Status

Erkannt

.

4.2 Belegstatus

Anhand des Belegstatus erkennen Sie, in welchem Prozessschritt sich der Beleg aktuell befindet.

Belegstatus	Bedeutung
Scan läuft	Der Beleg wird derzeit nach Abrechnungspositionen gescannt.
Erkannt	Die automatische Erkennung hat Reisekosten oder sonstige Spesen auf dem Beleg gefunden. Es wurde mindestens eine Abrechnungsposition zum Beleg automatisch erzeugt. Sie können die Abrechnungsposition(en) des Belegs nun prüfen und bestätigen oder ggf. korrigieren.
Bearbeitet	Der Beleg wurde von Ihnen bearbeitet und gespeichert. Sie haben z.B. das Belegdatum geändert oder dem Beleg eine neue Abrechnungsposition hinzugefügt.
Bestätigt	Auch die beste automatische Erkennung kann leider keine hundertprozentig richtigen Ergebnisse garantieren. Deswegen ist es wichtig, dass Sie die Richtigkeit der Daten, die zu einem Beleg erfasst sind, vor der endgültigen Abrechnung prüfen und bestätigen. Der Belegstatus „bestätigt“ bedeutet, dass die Erfassung des Belegs endgültig abgeschlossen ist. Deswegen können Belege in diesem Status nicht mehr bearbeitet werden. Sollte Ihnen nach der Bestätigung doch noch ein Fehler auffallen, müssen Sie zunächst die Bestätigung wieder aufheben, bevor Sie den Beleg wieder bearbeiten können.
Nicht erkannt	Die automatische Erkennung konnte keine Reisekosten oder sonstigen Spesen auf dem Beleg finden.
Scan abgebrochen	Der Scan wurde von Ihnen abgebrochen.
Hochgeladen	Der Beleg wurde von Ihnen hochgeladen, aber noch nicht gescannt. Dies kann vorkommen, wenn Ihr Scan-Guthaben nicht mehr ausreicht oder wenn Sie in den Einstellungen unter „Scan-Guthaben“ das automatische Scannen von hochgeladenen Belegen ausgeschaltet haben.

4.3 Beleg-Details

Zum Anzeigen der Beleg-Details klicken Sie auf der Seite Belege auf das Beleg-Bild oder auf das Icon bearbeiten .

Die Beleg-Details können Sie sich in zwei Ansichten anzeigen lassen:

• Einzelposition (für Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition gehört)
• Listenansicht (für Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition oder mehrere Abrechnungspositionen gehören)

Um zwischen den beiden Ansichten zu wechseln, setzen oder entfernen Sie in den Beleg-Details das Häkchen bei "Listenansicht".

Die automatische Belegerkennung liefert folgende Beleg-Details:

• Beleg enthält mehrere Kostenarten und/oder mehrere MwSt.-Sätze: Es werden mehrere Abrechnungspositionen für den Beleg erstellt.
• Beleg gilt mehrere Tage: Der erste Tag des Beleges wird als Belegdatum gewählt (z.B. Hotelrechnung).
• Fremdwährungsbeleg: Betrag wird in Fremdwährung erkannt und mit dem Wechselkurs des Belegtages in Euro umgerechnet.
• Mehrwertsteuer: Es werden die deutschen MwSt.-Sätze erkannt. Bei Belegen aus dem Ausland wird als MwSt. 0% erkannt.

4.3.1 Beleg-Details – Einzelposition

Zum Anzeigen der Beleg-Details klicken Sie auf der Seite Belege auf das Beleg-Bild oder auf das Icon bearbeiten .

Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition gehört, werden automatisch in der Detail-Ansicht für Einzelpositionen geöffnet. Die Einzelpositions-Ansicht ist generell nur für Belege möglich, zu denen nur eine einzelne Abrechnungsposition gehört. Dies trifft auf alle Belege zu, die nur eine Kostenart und nur einen Mehrwertsteuersatz enthalten (z.B. Taxiquittungen, Bustickets). Alle Details der Abrechnungsposition zu dem Beleg sind in der Einzelpositions-Ansicht dargestellt und können bearbeitet werden.

1. Umschalten zwischen Einzelposition- und Listenansicht
2. Mit den Pfeilen oben rechts können Sie den nächsten/vorherigen Beleg öffnen.
3. Auswahl der Reise welcher der Beleg zugeordnet ist
4. Drehen des Beleg-Bildes
5. Im Falle einer Nicht-Erkennung des Belegs lässt sich der Scan hier erneut starten.

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Durch das Klicken auf den Button "Speichern" ändert sich der Belegstatus zu

Bearbeitet

.

Durch das Klicken auf den Button „Speichern und Beleg bestätigen“ erhält der Beleg den Status

Bestätigt

. Diese Bestätigung dient als Markierung für bereits überprüfte Belege. Sie verändert keine inhaltlichen Belegdaten.

Sollte Ihnen nach der Bestätigung ein Fehler auffallen, können Sie die Bestätigung wieder aufheben. Dies geht über die Schaltfläche in dem kleinen Menü, das sich öffnet, sobald Sie auf der Belege-Seite mit der Maus über den gewünschten Beleg fahren.

4.3.2 Beleg-Details – Listenansicht

Zum Anzeigen der Beleg-Details klicken Sie auf der Seite Belege auf das Beleg-Bild oder auf das Icon bearbeiten .

Belege, zu denen mehrere Abrechnungspositionen gehören, werden automatisch in der Listenansicht geöffnet. Die Listenansicht ist für Belege mit einer oder mit mehreren Abrechnungspositionen möglich.

Mehrere Abrechnungspositionen für einen Beleg können vorkommen, wenn

• der Beleg Teilbeträge mit unterschiedlichen Mwst.-Sätzen enthält,
• der Beleg unterschiedliche Kostenarten enthält (z.B. Hotel Übernachtung und Hotel Frühstück),
• Sie einen Beleg auf mehrere Reisen, mehrere Kostestellen oder mehrere Kostenarten aufteilen möchten.

Weitere Beispiele enthalten unsere FAQs unter: Was ist der Unterschied zwischen Beleg und Abrechnungsposition?)

1. Das Entfernen des Häkchens zum Umschalten zwischen Einzelposition- und Listenansicht ist in dem Fall nicht möglich.
2. Mit den Pfeilen oben rechts können Sie den nächsten/vorherigen Beleg öffnen.
3. Neue Abrechnungsposition manuell hinzufügen
4. Alle Abrechnungspositionen lassen sich hier einer bestimmen Reise oder einem Datum zuordnen.
5. Im Falle einer Nicht-Erkennung des Belegs lässt sich der Scan hier erneut starten.

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Aus Platzgründen können in der Liste nicht alle Details der Abrechnungspositionen angezeigt werden. Über das Mouseover der Abrechnungspositionen können Sie daher zu jeder Position wieder eine Detailansicht öffnen, die alle Positionsdaten enthält.

Durch das Klicken auf den Button "Speichern" ändert sich der Belegstatus zu

Bearbeitet

.

Durch das Klicken auf den Button „Speichern und Beleg bestätigen“ erhält der Beleg den Status

Bestätigt

. Diese Bestätigung dient als Markierung für bereits überprüfte Belege. Sie verändert keine inhaltlichen Belegdaten.

Sollte Ihnen nach der Bestätigung ein Fehler auffallen, können Sie die Bestätigung wieder aufheben. Dies geht über die Schaltfläche in dem kleinen Menü, das sich öffnet, sobald Sie auf der Belege-Seite mit der Maus über den gewünschten Beleg fahren.

4.4 Bewirtungsbelege

Laden Sie wie gewohnt Ihre Restaurantrechnungen hoch. Unsere Belegerkennung liest Belegdatum, Beträge und Mehrwertsteuer, Währung, Ausstellungsland und Kostenart für Sie aus. Um danach einen Bewirtungsbeleg zu erstellen, setzen Sie in den Beleg-Details den Haken bei Bewirtungsbelege. In dem sich öffnenden Fenster können Sie alle nötigen Angaben für den Bewirtungsbeleg vornehmen. Dabei erleichtert Ihnen Belegmeister die Eingabe: Daten, die durch unsere Belegerkennung erkannt wurden, sind bereits vorbefüllt. Dazu zählen: Datum der Bewirtung (Belegdatum), Gastgeber (Name des Erfassers), Höhe der Ausgaben und Währung. Folgende Daten sind durch Sie zu ergänzen:

• Bewirtete Personen
• Ort der Bewirtung
• Anlass

Beim Speichern Ihrer Angaben erstellt Belegmeister den Bewirtungsbeleg. Dieser wird Ihnen als Beleg angezeigt, lässt sich herunterladen und ist in den Exporten enthalten.

5. Positionen

Eine Spesen- und Reisekostenabrechnung besteht aus Abrechnungspositionen. Auf der Seite Positionen werden Ihnen Ihre Abrechnungspositionen aufgelistet. Es stehen Ihnen verschiedene Filter zur Verfügung, um die gewünschten Abrechnungspositionen anzeigen zu lassen.

1. Für die zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Abrechnungspositionen können Sie bei Datum entweder einen Zeitraum eingeben bzw. ein Start- und ein Enddatum aus dem hinterlegten Kalender wählen. Darüber hinaus ist es möglich den gewünschten Zeitraum aus der Liste zu wählen. Klicken Sie dazu auf das Feld Zeitraum und danach auf die gewünschte Option in der eingeblendeten Liste.
   
2. In dem Listenfeld unter Reise können Sie eine bereits von Ihnen angelegte Reise auswählen. Dann werden nur die zu der Reise gehörenden Abrechnungspositionen angezeigt.
   
3. Unter Gruppierung können Sie die angezeigten Abrechnungsarten nach Reise, Kostenart oder Belegstatus gruppieren lassen.
   
4. Die Funktion Selektierte Positionen gibt Ihnen die Möglichkeit mehrere, durch ein Häkchen gekennzeichnete Abrechnungspositionen gleichzeitig zu löschen oder zu einer Reise bzw. einem bestimmten Datum zuzuordnen.
   
5. Mittels des Export-Buttons können Sie eine Liste mit Abrechnungspositionen zu bestimmten Reisen oder einem Reisezeitraum in verschiedenen Formaten herunterladen (CSV, PDF, DATEV ohne Belege, DATEV mit Belegen).
   
6. Mit den Pfeilen im Tabellenkopf haben Sie die Möglichkeit, die jeweilige Spalte auf- oder absteigend zu sortieren.

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5.1 Manuelles Erstellen neuer Abrechnungspositionen

Klicken Sie zunächst auf das Plus unten rechts. Daraufhin öffnet sich ein Fenster zur Anlage einer neuen Abrechnungsposition. Geben Sie das Positionsdatum und den Bruttobetrag Ihrer Abrechnungsposition ein und wählen Sie aus den Listenfeldern jeweils die Kostenart, das Land und den Mehrwertsteuersatz aus. Optional können Sie die zugeordnete Reise und den Bezahler wählen sowie ggf. eine Bemerkung eintragen. (Den Standard-Bezahler können Sie unter der Schaltfläche Einstellungen - Datenerfassung festlegen)

Für die Kostenart Pkw privat (km) wird Ihnen ein Kilometerrechner eingeblendet. Tragen Sie hier die abzurechnenden Kilometer und die vereinbarte Kilometerpauschale ein. Der Gesamtbetrag errechnet sich dann automatisch.

Bei Bedarf kann der neu erstellten Abrechnungsposition ein Beleg zugeordnet werden. Über das Feld "Ändern" oben rechts gelangen Sie in die Belegauswahl.

In der Belegauswahl stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:

1. Datumsfilter (nach Uploaddatum oder Belegdatum) für die zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Belege
2. Mit einem Klick auf das Beleg-Bild wird der gewünschte Beleg ausgewählt
3. Informationen zum ausgewählten Beleg
4. Dieser Abrechnungsposition keinen Beleg zuordnen (Eine eventuell vorhandene Belegzuordnung wird damit aufgehoben.)
5. Diesen Beleg der Abrechnungsposition zuordnen
6. Ohne Veränderung zurück zur Abrechnungsposition

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5.2 Abrechnungspositionen bearbeiten, kopieren, löschen

Abrechnungspositionen ohne Beleg oder mit einem noch nicht bestätigten Beleg können Sie bearbeiten, kopieren oder löschen. Fahren Sie dazu mit der Maus über die einzelnen Abrechnungspositionen beispielsweise in der Spalte Datum. Dadurch werden Ihnen folgende Konfigurationsmöglichkeiten eingeblendet:

1. Abrechnungsposition löschen
   
2. Eine neue Position für denselben Tag anlegen
   
3. Diese Abrechnungsposition auf den darauffolgenden Tag kopieren
   
4. Abrechnungsposition kopieren
   
5. Diese Position bearbeiten
   
6. Über einen Klick auf den Stift lassen sich die einzelnen Felder direkt editieren. Dies gilt für das Datum, den Bruttobetrag, die Kostenart, die MwSt., den Bezahler, die Reise und die Bemerkung.
   

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Für Abrechnungspositionen mit einem bereits bestätigten Beleg stehen diese Funktionen nicht zur Verfügung. Sie können sich aber die Details der Abrechnungsposition mit bereits bestätigtem Beleg ansehen. Klicken Sie dazu auf das Symbol Positionendetails .

5.3 Belege ansehen, bearbeiten, bestätigen, löschen

Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie in der Belegspalte über einen Eintrag fahren:

Für Belege im Status

Bestätigt

können Sie

1. die Beleg-Details ansehen,
   
2. die Bestätigung des Belegs aufheben,
   
3. den Beleg löschen.

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Für Belege die einen anderen Status als "bestätigt" haben (siehe Belegstatus) können Sie

1. die Beleg-Details ansehen und bearbeiten,
2. den Beleg bestätigen (Die Schaltfläche wird nicht für Belege angezeigt, zu denen mehr als eine Abrechnungsposition gehört. Um solche Belege zu bestätigen, nutzen Sie bitte die Beleg-Details.)
3. den Beleg löschen.

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5.4 Export der Abrechnungspositionen

Mittels des Export-Buttons oben rechts können Sie eine Liste mit Abrechnungspositionen zu bestimmten Reisen oder einem Reisezeitraum in verschiedenen Formaten herunterladen (CSV, PDF, DATEV ohne Belege, DATEV mit Belegen). Klicken Sie dazu auf Export und wählen Sie das gewünschte Format aus.

Ob die exportierte Datei direkt in einem anderen Programm geöffnet oder nur gespeichert wird, hängt von Ihren Browser-Einstellungen ab.

IM DATEV-Buchhaltungsexport erfolgt eine 70/30-Aufteilung von Bewirtungsausgaben für externe Gäste.

CSV

Sie haben die Möglichkeit den Export der Abrechnungspositionen für eine ausgewählte Reise oder einen bestimmten Zeitraum auszuführen. Bei der Vorgabe einer Reise lässt sich der Export mit der Datumsfunktion zusätzlich einschränken. Den Export-Zeitraum können Sie entweder mit den Feldern „ab Datum“ und „bis Datum“ oder mit dem Feld „ganzer Monat“ auf einen bestimmten Kalendermonat beschränken.

Wenn Sie "nur bestätigte Belege" anklicken, schließen Sie alle Abrechnungspositionen vom Export aus, die einen Beleg in einem anderen Status als „bestätigt“ haben. Abrechnungspositionen ohne Beleg bleiben Teil des Exports.

Wenn Sie "mit Kontonummern" anklicken, erfolgt der Export inklusive Kontonummern.

Durch den Klick auf "Exportieren" wird die Exportdatei entsprechend Ihrer Browser-Einstellungen gespeichert oder direkt angezeigt.

PDF

Sie haben die Möglichkeit den Export der Abrechnungspositionen für eine ausgewählte Reise oder einen bestimmten Zeitraum auszuführen. Bei der Vorgabe einer Reise lässt sich der Export mit der Datumsfunktion zusätzlich einschränken. Den Export-Zeitraum können Sie entweder mit den Feldern „ab Datum“ und „bis Datum“ oder mit dem Feld „ganzer Monat“ auf einen bestimmten Kalendermonat beschränken.

Wenn Sie "mit Belegbildern" anklicken, werden im Export die Belegbilder zu den Abrechnungspositionen angezeigt.

Wenn Sie "nur bestätigte Belege" anklicken, schließen Sie alle Abrechnungspositionen vom Export aus, die einen Beleg in einem anderen Status als „bestätigt“ haben. Abrechnungspositionen ohne Beleg bleiben Teil des Exports.

Wenn Sie "mit Reisen-Übersicht" anklicken, wird vor der Liste der exportierten Abrechnungspositionen eine Kurz-Übersicht aller Reisen eingefügt, von denen mindestens eine Abrechnungsposition im Export enthalten ist.

Wenn Sie "nach Reisen gruppieren" anklicken, werden alle exportierten Abrechnungspositionen, die zur selben Reise gehören, in jeweils eine Gruppe mit einer eigenen Zwischenüberschrift zusammengefasst. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit die Option "neue Seite pro Reise" zu wählen. Dann wird für jede Reise eine neue Seite begonnen. Dies ist z.B. nützlich, wenn Sie die Reise-Exporte als gedrucktes Deckblatt für die gesammelten Original-(Papier-)Belege zur jeweiligen Reise verwenden möchten.

Durch den Klick auf "Exportieren" wird die Exportdatei entsprechend Ihrer Browser-Einstellungen gespeichert oder direkt angezeigt.

DATEV ohne Belege

Sie haben die Möglichkeit den Export der Abrechnungspositionen für eine ausgewählte Reise oder einen bestimmten Zeitraum auszuführen. Bei der Vorgabe einer Reise lässt sich der Export mit der Datumsfunktion zusätzlich einschränken. Den Export-Zeitraum können Sie entweder mit den Feldern „ab Datum“ und „bis Datum“ oder mit dem Feld „ganzer Monat“ auf einen bestimmten Kalendermonat beschränken.

Wenn Sie "nur bestätigte Belege" anklicken, schließen Sie alle Abrechnungspositionen vom Export aus, die einen Beleg in einem anderen Belegstatus als „bestätigt“ haben. Abrechnungspositionen ohne Beleg bleiben Teil des Exports.

DATEV mit Belegen

Sie haben die Möglichkeit den Export der Abrechnungspositionen für eine ausgewählte Reise oder einen bestimmten Zeitraum auszuführen. Bei der Vorgabe einer Reise lässt sich der Export mit der Datumsfunktion zusätzlich einschränken. Den Export-Zeitraum können Sie entweder mit den Feldern „ab Datum“ und „bis Datum“ oder mit dem Feld „ganzer Monat“ auf einen bestimmten Kalendermonat beschränken.

6. Einstellungen

Durch das Anklicken des Zahnrades oben rechts öffnet sich die Seite Einstellungen.

6.1 Benutzerdaten

Auf dieser Seite können Sie Ihre Kontaktdaten einsehen und Ihre Adresse und Telefonnummer aktualisieren.

6.2 Passwort

Auf dieser Seite können Sie Ihr Passwort ändern. Die Länge des Passwortes beträgt mindestens 7 Zeichen. Es muss sowohl Buchstaben als auch Zahlen enthalten.

6.3 Scan-Guthaben und Abrechnungszeitraum

Auf dieser Seite können Sie Ihr Guthaben für Beleg-Scans einsehen und aufladen.

Sollten die Inklusiv-Scans einmal nicht ausreichen, können Sie zu günstigen Paketpreisen zusätzliche Scans aufladen. Zusätzlich gebuchte Scans verfallen nicht und werden erst genutzt, wenn im aktuellen Monat keine Inklusiv-Scans mehr zur Verfügung stehen.

Am Ende des aktuellen Abrechnungzseitraums verlängert sich Ihre Nutzung von Belegmeister automatisch kostenpflichtig, sofern Sie nicht fünf Tage vor Ablauf des Nutzungszeitraumes kündigen.

6.4 Zahlungsdaten

Auf dieser Seite können Sie Ihren Lastschriftstatus einsehen und ändern. Des Weiteren sind hier die Belegmeister Zahlungsdaten hinterlegt.

6.5 Datenerfassung

Auf dieser Seite können Sie eine allgemeine Konfiguration Ihrer Datenerfassung vornehmen.

Unter Bezahler können Sie durch das Setzen des Häkchens bei "Bezahler von Abrechnungspositionen erfassen" festlegen, ob Sie das Feld "bezahlt durch" zu Ihren Abrechnungspositionen einblenden möchten. Sie unterscheiden dadurch die Positionen, die der Erfasser bezahlt hat (z.B. bar) und die somit erstattungsfähig sind, von Positionen, die das Unternehmen bereits bezahlt hat (z.B. per Firmenkredikarte) und die somit nicht erstattungsfähig sind. Wenn Sie diese Unterscheidung nicht benötigen, können Sie sie hier ausschalten, damit die Benutzeroberfläche übersichtlicher wird.

Wenn Sie das Häkchen setzen, können Sie in dem sich darunter befindenden Listenfeld den Standard-Bezahler pro Abrechnungsposition festlegen. Die gewählte Variante wird dann immer für die Abrechnungspositionen verwendet, die von der automatischen Belegerkennung erzeugt werden. Wenn Sie Belege manuell anlegen, ist als Standard-Bezahler immer der Erfasser vorbelegt.

Die folgende Abbildung zeigt die Beleg-Details ohne und mit der Anzeige des Bezahlers.

Unter Essen und Getränke können Sie die Standard-Kostenart festlegen, welche die automatische Belegerkennung für Abrechnungspositionen verwendet, die aus Belegen für Essen oder Getränke erzeugt werden (z.B. von Restaurants oder Lieferdiensten).

6.6 Kontierung

Auf dieser Seite können Sie die Gegenkonten, die Kontenzuordnung, die Steuercodes sowie DATEV-spezifische Einstellungen für Ihre Kontierung festlegen.

Im DATEV-Export können 20 Zusatzfelder mit in die Buchhaltung übergeben werden. Dazu zählen z.B. der Name und die Personalnummer des Erfassers. Die vollständige Liste und Konfiguration der Zusatzfelder finden Sie in der Webanwendung in den Einstellungen unter "Kontierung" -> "DATEV-Einstellungen" (ganz unten). Hier können Sie auswählen, welche Informationen aus den Belegmeister-Abrechnungspositionen in welche DATEV-Zusatzfelder exportiert werden. Wählen Sie dazu die entsprechende Ziffer von 1 bis 20 aus dem Listenfeld hinter der gewünschten Information aus. Eine Mehrfachzuweisung ist nicht möglich. Sie wird von Belegmeister automatisch erkannt und durch die Fehlermeldung "Mehrfachzuweisung nicht möglich." vor dem Upload der Auswahl gekennzeichnet.

Sobald Sie auf dieser Seite Änderungen vornehmen, wird Ihnen unten rechts ein Upload-Button eingeblendet. Klicken Sie auf den Button, um die Änderungen zu speichern. Sollten Sie das Speichern vergessen, werden Sie automatisch beim Verlassen der Seite gefragt, ob die Ihre Änderungen beibehalten wollen.

6.7 Betriebsprüfung

Auf dieser Seite können Sie einen kostenfreien Zugang für einen Betriebsprüfer anlegen. Die Seite enthält ebenfalls eine Übersicht über bereits angelegte Betriebsprüferzugänge.

7. Hilfe

Durch das Anklicken des Fragezeichens oben rechts öffnet sich ein Menü, in dem Ihnen die Version Ihrer Belegmeister App angezeigt wird.

Darüber hinaus können Sie folgende Menüpunkte anklicken:

• Übersichts-Tour (Startet eine digitale Tour durch die gesamte Belegmeister-App)
• Tour zu dieser Seite (Startet eine digitale Tour durch die selektierte Seite)
• Anleitung (Öffnet eine Seite mit der Anleitung der Belegmeister-App und den FAQs)
• Impressum (Öffnet eine Seite mit den Angaben zum Impressum)
• AGB und Datenschutzerklärung (Öffnet eine Seite mit den AGBs und der Datenschutzerklärung)

8. Benachrichtigungen

Durch das Anklicken der Glocke oben rechts erscheint eine Anzeige der letzten drei Benutzeraktionen innerhalb des Logins, welche Sie durchgeführt haben.

9. Benutzermenü / Logout

Zum Verlassen der Belegmeister-App klicken Sie zunächst auf den blauen Pfeil oben rechts. Es öffnet sich das Benutzermenü, in dem Ihr Benutzername angezeigt wird. Klicken Sie dort auf das Logout Symbol und Sie werden ausgeloggt.