Anleitung Belegmeister Unternehmensversion (Webanwendung)

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die Funktionalitäten der Unternehmensversion der Belegmeister-Webanwendung, mit der Sie Prüf- und Freigabeprozesse in Ihrem Unternehmen abbilden können. Der Mehrbenutzermodus bietet dafür die Rollen Erfasser, Prüfer und Administrator, welche unter Rollen in der Belegmeister Unternehmensversion erläutert werden.

Werfen Sie auch einen Blick auf die Seite „Fragen und Antworten“, dort werden einzelne Vorgänge, z.B. das Anlegen einer neuen Reise samt Reisekosten, schrittweise beschrieben.

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Passwort vergessen

Rollen in der Belegmeister Unternehmensversion

Mit der Belegmeister-Unternehmensversion können Sie Prüf- und Freigabeprozesse abbilden. Der Mehrbenutzermodus bietet dafür die drei Benutzerrollen:

Erfasser

  • erfasst Reisekosten
  • sammelt Abrechnungspositionen in einer Abrechnung
  • reicht Abrechnungen an einen oder mehrere Prüfer zur Freigabe ein

Prüfer

  • prüft eingereichte Reisekostenabrechnungen der Erfasser
  • korrigiert ggf. Fehler vor einer Freigabe (z.B. Tippfehler durch den Erfasser)
  • gibt Abrechnungen frei oder weist sie zurück
  • erstellt nach der Freigabe kontierte Buchhaltungsexporte im DATEV- oder HMD-Format und leitet diese an die Buchhaltung oder den Steuerberater weiter

Administrator

  • legt die firmenweite Konfiguration der Kontierung und buchhaltungsspezifischer Details wie z.B. der Sachkontennummernlänge für den DATEV-Export fest
  • definiert für alle Nutzer geltende Einstellungen und erleichert so unternehmensweit die Erfassung (z.B. die Wahl des Standard-Bezahlers von automatisch generierten Abrechnungspositionen)
  • legt neue Benutzer inklusive Rollen und Prüfbeziehungen an
  • kann die Unternehmensdaten aktualisieren
  • kann Zahlungsdaten einsehen

Für diese Rollen stehen unterschiedliche Seiten zur Verfügung.

Es ist nicht möglich eine Rolle ohne eine untergeordnete Rolle zu haben. Das heißt, ein Benutzer der Rolle Prüfer hat immer auch die Rolle Erfasser und ein Benutzer der Rolle Administrator hat immer auch die Rollen Prüfer und Erfasser.

Sind Ihnen mehrere Rollen zugeordnet, können Sie im Benutzermenü der Webanwendung oben rechts zwischen der Erfassung (Rolle Erfasser) und der Management-Ansicht (Rolle Prüfer oder Rollen Prüfer & Administrator) wechseln. In der Belegmeister Handy-App stehen Ihnen aktuell ausschließlich die Funktionen für die Rolle Erfasser zur Verfügung. Die Funktionen für die Rollen Prüfer und Administort werden bald auch in der Handy-App nutzbar sein.

In der Kapitelüberschrift der Anleitung ist in Klammen der Hinweis enthalten, für welche Benutzerrolle die beschriebenen Seiten und Funktionen zur Verfügung stehen: (E) für den Erfasser, (P) für den Prüfer und (A) für den Administrator.

Benutzermenü / Logout

Zum Anzeigen des Benutzermenüs klicken Sie oben rechts auf den blauen Pfeil bzw. . Es öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen Ihr Benutzername und die Ihnen zugeordneten Rollen anzeigt werden. Sind Ihnen mehrere Rollen zugeordnet, können Sie hier durch einen Klick auf "Zur Erfassung" bzw. auf "Zur Management-Ansicht" zwischen den Rollen wechseln.

Um sich auszuloggen klicken Sie auf das Logout Symbol hinter Ihrem Benutzernamen.

ERFASSER

(E) 1. Seiten der Belegmeister-App

Die Belegmeister-App wird für Benutzer mit der Rolle Erfasser immer auf der Seite Reisekosten geöffnet. Links daneben befinden sich die Seiten Reisen und Belege. Rechts daneben befindet sich die Seite Abrechnungen. Oben rechts befinden sich die Seiten bzw. Menüs

Der Aufbau und die Funktionen der jeweiligen Seiten und Menüs werden in den nachfolgenden Kapiteln erläutert. Klicken Sie auf das jeweilige Wort, um in das betreffende Kapitel der Anleitung zu wechseln.

Seiten_der_Belegmeister-App

(E) 2. Reisekosten

Die Seite Reisekosten steht nur für Benutzer in der Rolle Erfasser zu Verfügung.

Eine Reisekostenabrechnung besteht aus Abrechnungspositionen. Auf der Seite Reisekosten werden Ihnen Ihre Abrechnungspositionen aufgelistet. Es stehen Ihnen verschiedene Filter zur Verfügung, um die gewünschten Abrechnungspositionen anzeigen zu lassen.

  1. Für die zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Abrechnungspositionen können Sie bei Datum entweder einen Zeitraum eingeben bzw. ein Start- und ein Enddatum aus dem hinterlegten Kalender wählen. Darüber hinaus ist es möglich den gewünschten Zeitraum aus der Liste zu wählen. Klicken Sie dazu auf das Feld Zeitraum und danach auf die gewünschte Option in der eingeblendeten Liste.
  2. In dem Listenfeld unter Reise können Sie eine bereits von Ihnen angelegte Reise auswählen. Dann werden nur die zu der Reise gehörenden Abrechnungspositionen angezeigt.
  3. Unter Gruppierung können Sie die angezeigten Abrechnungsarten nach Reise oder Kostenart gruppieren lassen.
  4. Die Funktion Selektierte Positionen gibt Ihnen die Möglichkeit mehrere, durch ein Häkchen gekennzeichnete Abrechnungspositionen gleichzeitig zu löschen oder zu einer Reise bzw. einem bestimmten Datum zuzuordnen.
  5. Mittels des Export-Buttons können Sie eine Liste mit Abrechnungspositionen zu bestimmten Reisen oder einem Reisezeitraum in verschiedenen Formaten herunterladen (CSV, PDF).
  6. Mit den Pfeilen im Tabellenkopf haben Sie die Möglichkeit, die jeweilige Spalte auf- oder absteigend zu sortieren.
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(E) 2.1 Manuelles Erstellen neuer Abrechnungspositionen

Klicken Sie zunächst auf das Plus unten rechts. Daraufhin öffnet sich ein Fenster zur Anlage einer neuen Abrechnungsposition. Geben Sie das Positionsdatum und den Bruttobetrag Ihrer Abrechnungsposition ein und wählen Sie aus den Listenfeldern jeweils die Kostenart, das Land und den Mehrwertsteuersatz aus. Optional können Sie die zugeordnete Reise und den Bezahler wählen sowie ggf. eine Bemerkung eintragen. (Der Standard-Bezahler kann in der Management-Ansicht der Belegmeister Unternehmensvision auf der Seite
Einstellungen - Datenerfassung festgelegt werden.)

Für die Kostenart Pkw privat (km) wird Ihnen ein Kilometerrechner eingeblendet. Tragen Sie hier die abzurechnenden Kilometer und die vereinbarte Kilometerpauschale ein. Der Gesamtbetrag errechnet sich dann automatisch.

neue_Abrechnungsposition

Bei Bedarf kann der neu erstellten Abrechnungsposition ein Beleg zugeordnet werden. Über das Feld "Ändern" oben rechts gelangen Sie in die Belegauswahl.

In der Belegauswahl stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:

  1. Datumsfilter (nach Uploaddatum oder Belegdatum) für die zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Belege
  2. Mit einem Klick auf das Beleg-Bild wird der gewünschte Beleg ausgewählt
  3. Informationen zum ausgewählten Beleg
  4. Dieser Abrechnungsposition keinen Beleg zuordnen (Eine eventuell vorhandene Belegzuordnung wird damit aufgehoben.)
  5. Diesen Beleg der Abrechnungsposition zuordnen
  6. Ohne Veränderung zurück zur Abrechnungsposition
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(E) 2.2 Abrechnungspositionen bearbeiten, kopieren, löschen

Abrechnungspositionen im Status

Nicht eingereicht
können Sie bearbeiten, kopieren oder löschen. Fahren Sie dazu mit der Maus über die einzelnen Abrechnungspositionen beispielsweise in der Spalte Datum. Dadurch werden Ihnen folgende Konfigurationsmöglichkeiten eingeblendet:

  1. Abrechnungsposition löschen
  2. Eine neue Position für denselben Tag anlegen
  3. Diese Abrechnungsposition auf den darauffolgenden Tag kopieren
  4. Abrechnungsposition kopieren
  5. Diese Position bearbeiten
  6. Über einen Klick auf den Stift lassen sich die einzelnen Felder direkt editieren. Dies gilt für das Datum, den Bruttobetrag, die Kostenart, die MwSt., den Bezahler, die Reise und die Bemerkung.
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Für bereits eingereichte oder freigegebene Abrechnungspositionen stehen diese Funktionen nicht zur Verfügung. Sie können sich lediglich die Details der Abrechnungsposition ansehen. Klicken Sie dazu auf das Symbol Positionendetails .

Abrechnungspositionen_bestätigt

(E) 2.3 Belege ansehen, bearbeiten, löschen

Wenn Sie in der Belegspalte über einen Eintrag fahren, gelangen Sie durch das Klicken auf das Symbol
Belegdetails in die Beleg-Detailansicht. Belege noch nicht eingereichter Abrechnungspositionen können Sie dort bearbeiten und speichern. Belege bereits eingereichter oder freigegebener Abrechnungspositionen können Sie lediglich ansehen.

  1. Beleg-Details ansehen
  2. Beleg löschen
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(E) 2.4 Export der Abrechnungspositionen

Mittels des Export-Buttons können Sie eine Liste mit Abrechnungspositionen zu bestimmten Reisen oder einem Reisezeitraum in verschiedenen Formaten herunterladen (CSV, PDF). Klicken Sie dazu auf Export und wählen Sie das gewünschte Format aus. Ob die exportierte Datei direkt in einem anderen Programm geöffnet oder gespeichert wird, hängt von Ihren Browser-Einstellungen ab.

CSV

Sie haben die Möglichkeit den Export der Abrechnungspositionen für eine ausgewählte Reise oder einen bestimmten Zeitraum auszuführen. Bei der Vorgabe einer Reise lässt sich der Export mit der Datumsfunktion zusätzlich einschränken. Den Export-Zeitraum können Sie entweder mit den Feldern „ab Datum“ und „bis Datum“ oder mit dem Feld „ganzer Monat“ auf einen bestimmten Kalendermonat beschränken.

Durch den Klick auf "Exportieren" wird die Exportdatei entsprechend Ihrer Browser-Einstellungen gespeichert oder direkt angezeigt.

CSV-Export

PDF

Sie haben die Möglichkeit den Export der Abrechnungspositionen für eine ausgewählte Reise oder einen bestimmten Zeitraum auszuführen. Bei der Vorgabe einer Reise lässt sich der Export mit der Datumsfunktion zusätzlich einschränken. Den Export-Zeitraum können Sie entweder mit den Feldern „ab Datum“ und „bis Datum“ oder mit dem Feld „ganzer Monat“ auf einen bestimmten Kalendermonat beschränken.

Wenn Sie "mit Belegbildern" anklicken, werden im Export die Belegbilder zu den Abrechnungspositionen angezeigt.

Wenn Sie "nur bestätigte Belege" anklicken, schließen Sie alle Abrechnungspositionen vom Export aus, die einen Beleg in einem anderen Zustand als „bestätigt“ haben. Abrechnungspositionen ohne Beleg bleiben Teil des Exports.

Wenn Sie "mit Reisen-Übersicht" anklicken, wird vor der Liste der exportierten Abrechnungspositionen eine Kurz-Übersicht aller Reisen eingefügt, von denen mindestens eine Abrechnungsposition im Export enthalten ist.

Wenn Sie "nach Reisen gruppieren" anklicken, werden alle exportierten Abrechnungspositionen, die zur selben Reise gehören, in jeweils eine Gruppe mit einer eigenen Zwischenüberschrift zusammengefasst. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit die Option "neue Seite pro Reise" zu wählen. Dann wird für jede Reise eine neue Seite begonnen. Dies ist z.B. nützlich, wenn Sie die Reise-Exporte als gedrucktes Deckblatt für die gesammelten Original-(Papier-)Belege zur jeweiligen Reise verwenden möchten.

Durch den Klick auf "Exportieren" wird die Exportdatei entsprechend Ihrer Browser-Einstellungen gespeichert oder direkt angezeigt.

PDF-Export

(E) 3. Reisen

Die Seite Reisen steht nur für Benutzer in der Rolle Erfasser zu Verfügung. Auf dieser Seite können Sie Reisen anlegen und verwalten. Zur besseren Übersicht über die Abrechnungspositionen empfiehlt es sich, diese in Reisen zusammenzufassen.

(E) 3.1 Anlegen einer Reise

Klicken Sie zunächst auf das Plus unten rechts. Daraufhin öffnet sich ein Fenster zur Anlage einer neuen Reise. Geben Sie die Bezeichnung der Reise, das Land, Start und Enddatum sowie Start- und Endzeit ein. Optional können Sie das Ziel und eine Beschreibung hinzufügen.

Sollten Sie für den angegebenen Zeitraum Verpflegungspauschalen von Ihrem Arbeitgeber erhalten, lassen Sie das Häkchen bei "Verpflegungspauschalen automatisch berechnen" gesetzt, sodass die Pauschalen automatisch berechnet werden. Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand werden dann auf der rechten Seite des Fensters angezeigt und automatisch Ihrer Reisekostenabrechnung hinzugefügt.

Die Anwendung der Verpflegungspauschale ist von der Abwesenheit an einzelnen Kalendertagen abhängig. Die Pauschale für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise sowie für eintägige Reisen ab acht Stunden Abwesenheit beträgt in Deutschland derzeit 14 Euro. Bei ganztägiger Abwesenheit ist in Deutschland eine Pauschale von 28 Euro anwendbar.

Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf "Speichern" unten rechts, um Ihre Reise zu speichern.

Anlegen einer neuen Reise

(E) 4. Belege

Die Seite Belege steht nur für Benutzer in der Rolle Erfasser zu Verfügung.

Abrechnungspositionen werden durch einen Beleg (z.B. eine Rechnung oder ein ÖPNV-Ticket) nachgewiesen. Auf dieser Seite können Sie Belege hochladen und automatisch zu Abrechnungspositionen verarbeiten lassen.

Innerhalb der bereits hochgeladenen Belege können Sie mittels Datumsfilter eine zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Belege vornehmen. Wählen Sie zunächst bei Datum aus, ob Sie nach dem Uploaddatum oder dem Belegdatum filtern möchten. Geben Sie danach entweder den gewünschten Zeitraum ein oder wählen Sie ein Start- und ein Enddatum aus dem hinterlegten Kalender aus. Darüber hinaus ist es möglich den gewünschten Zeitraum aus der Liste zu wählen. Klicken Sie dazu auf das Feld Zeitraum und danach auf die gewünschte Option in der eingeblendeten Liste.

In dem Listenfeld unter "Reise" können Sie eine Beschränkung der anzuzeigenden Belege für eine Reise vornehmen.

Unter "Selektierte Belege" können Sie mehrere, durch ein Häkchen markierte Belege gleichzeitig löschen oder zu einer Reise zuordnen. Durch einen Klick in das Kästchen "Alle" werden alle gefilterten Belege zeitgleich markiert.

Um eine Filterung vorzunehmen, klicken Sie nach der Filterauswahl auf den Aktualisieren-Button oben rechts.

Belege

Mit einem Klick auf das Beleg-Bild öffnen sich die Beleg-Details. Per Mouseover besteht die Möglichkeit, die Belege in der Belegansicht folgendermaßen zu bearbeiten:

  1. Beleg herunterladen und speichern
  2. Beleg löschen
  3. Scan-Vorgang abbrechen (für den Status "Scan läuft")
  4. Scan-Vorgang erneut starten (für den Status "Scan abgebrochen")
  5. Beleg-Details öffnen (für den Status "Bearbeitet")
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(E) 4.1 Hochladen eines Beleges

Um einen neuen Beleg hochzuladen haben Sie 2 Möglichkeiten:

  1. Klicken Sie auf das Plus unten rechts. Daraufhin öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der gewünschten Dateien.
  2. Drag&Drop: Ziehen Sie eine Datei mit gedrückter und festgehaltener Maustaste aus einem Ordner auf die Belegübersicht-Seite („drag“), und lassen Sie hier die Maustaste los („drop“).

Belege (z.B. Hotelrechnung, Parkticket, Taxiquittung) können im Format JPEG, PNG oder PDF hochgeladen werden. Es ist notwendig, dass in jeder Datei nur ein Beleg enthalten ist. Mehrere Belege auf einem Foto oder mehrere Seiten in einem PDF können nicht automatisch gescannt werden.

Es können maximal 20 Belege auf einmal hochgeladen werden.

Das Scannen des Beleges durch das System nach Abrechnungspositionen kann einige Minuten dauern. Der Belegstatus lautet dabei

Scan läuft
.

Wenn die Erkennung erfolgreich abgeschlossen ist, hat der Beleg den Status

Erkannt
.

(E) 4.2 Belegstatus

Anhand des Belegstatus erkennen Sie, in welchem Prozessschritt sich der Beleg aktuell befindet.

BelegstatusBedeutung
Scan läuft
Der Beleg wird derzeit nach Abrechnungspositionen gescannt.
Erkannt
Die automatische Erkennung hat Reisekosten oder sonstige Spesen auf dem Beleg gefunden. Es wurde mindestens eine Abrechnungsposition zum Beleg automatisch erzeugt. Sie können die Abrechnungsposition(en) des Belegs nun prüfen und bestätigen oder ggf. korrigieren.
Bearbeitet
Der Beleg wurde von Ihnen bearbeitet und gespeichert. Sie haben z.B. das Belegdatum geändert oder dem Beleg eine neue Abrechnungsposition hinzugefügt.
Nicht erkannt
Die automatische Erkennung konnte keine Reisekosten oder sonstigen Spesen auf dem Beleg finden.
Scan abgebrochen
Der Scan wurde von Ihnen abgebrochen.
Der Beleg wurde bereits eingereicht.
Teilweise eingereicht
Der Beleg besteht aus mehreren Abrechnungspositionen, von denen mindestens eine eingereicht wurde.
Freigegeben
Der Beleg wurde durch den Prüfer zur Erstattung freigegeben.
Teilweise freigegeben
Der Beleg besteht aus mehreren Abrechnungspositionen, von denen mindestens eine durch den Prüfer zur Erstattung freigegeben wurde.

(E) 4.3 Beleg-Detailansicht

Durch einen Klick auf das Beleg-Bild öffnet sich die Beleg-Detailansicht. Die Beleg-Details können Sie sich in zwei Ansichten anzeigen lassen:

  • der Einzelposition-Ansicht (für Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition gehört)
  • der Listenansicht (für Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition oder mehrere Abrechnungspositionen gehören)

Um zwischen den beiden Ansichten zu wechseln können Sie in der Beleg-Detailansicht das Häkchen bei Listenansicht setzen oder entfernen. Zum Anzeigen der Beleg-Detailansicht klicken Sie auf das Icon bearbeiten .

Beim Scannen wird bei einem für mehrere Tage gültigen Beleg (z.B. Hotelrechnung) immer der erste Tag des Beleges als Belegdatum gewählt.

(E) 4.3.1 Beleg-Detailansicht – Einzelposition

Zum Anzeigen der Beleg-Detailansicht klicken Sie auf das Beleg-Bild oder auf das Icon bearbeiten .

Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition gehört, werden automatisch in dieser Ansicht geöffnet. Diese Einzelpositions-Ansicht ist generell nur möglich für Belege, zu denen nur eine einzelne Abrechnungsposition gehört. Dies trifft in der Praxis auf die meisten Belege zu (z.B. Taxiquittungen oder Bustickets). Alle Details der Abrechnungsposition zu dem Beleg sind in der Einzelpositions-Ansicht dargestellt und können bearbeitet werden.

  1. Umschalten zwischen Einzelposition- und Listenansicht
  2. Mit den Pfeilen oben rechts können Sie den nächsten/vorherigen Beleg öffnen.
  3. Auswahl der Reise welcher der Beleg zugeordnet ist
  4. Drehen des Beleg-Bildes
  5. Im Falle einer Nicht-Erkennung des Belegs lässt sich der Scan hier erneut starten.
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Durch das Klicken auf den Button "Speichern" ändert sich der Belegstatus zu
Bearbeitet
.

(E) 4.3.2 Beleg-Detailansicht – Positionsliste

Zum Anzeigen der Beleg-Detailansicht klicken Sie auf das Beleg-Bild oder auf das Icon bearbeiten . Belege, zu denen mehrere Abrechnungspositionen gehören, werden automatisch in der Listenansicht geöffnet. Mehrere Abrechnungspositionen für einen Beleg können z.B. vorkommen, wenn auf einem Beleg Teilbeträge mit unterschiedlichen Mwst.-Sätzen vorkommen (z.B. Übernachtung/Frühstück im Hotel) oder wenn Sie einen Beleg auf mehrere Reisen aufteilen möchten.

  1. Das Entfernen des Häkchens zum Umschalten zwischen Einzelposition- und Listenansicht ist in dem Fall nicht möglich.
  2. Mit den Pfeilen oben rechts können Sie den nächsten/vorherigen Beleg öffnen.
  3. Neue Abrechnungsposition manuell hinzufügen
  4. Alle Abrechnungspositionen lassen sich hier einer bestimmen Reise, einem Datum oder einem Bezahler zuordnen.
  5. Im Falle einer Nicht-Erkennung des Belegs lässt sich der Scan hier erneut starten.
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Aus Platzgründen können in der Liste nicht alle Details der Abrechnungspositionen angezeigt werden. Über das Mouseover der Abrechnungspositionen können Sie aber zu jeder Position wieder eine Detailansicht öffnen, die alle Positionsdaten enthält.

Beleg_Detailansicht_Listenansicht_Tooltip

Durch das Klicken auf den Button "Speichern" ändert sich der Belegstatus zu

Bearbeitet
.

(E) 5. Abrechnungen

Die Seite Abrechnungen steht für Benutzer in der Rolle Erfasser und in der Management-Ansicht den Rollen Prüfer und Administrator mit unterschiedlichen Funktionen zur Verfügung. Während der Erfasser hier seine Abrechnungen erstellt und zur Freigabe einreicht, erfolgt in der Management-Ansicht die Prüfung, Korrektur und Freigabe der Abrechnungen.

Abrechnungen_Erfasser

Um eine neue Abrechnung anzulegen, klicken Sie auf das Plus unten rechts. Wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster aus, ob Sie eine Abrechnung für einen bestimmten Zeitraum, einen ganzen Monat oder eine einzelne Reise erstellen wollen. Die Abrechnungspositionen werden ihrer Abrechnung automatisch hinzugefügt.

Abrechnungen_einreichen

Klicken Sie auf "Speichern", wenn Sie die Abrechung speichern, aber noch nicht einreichen wollen. Ihre Abrechung erscheint nun in der Abrechnungsübersicht auf der Seite Abrechnungen mit dem Status

Neu
.

Klicken Sie auf "Einreichen", wenn Sie die Abrechnung sofort einreichen wollen. Ihre Abrechung erscheint nun in der Abrechnungsübersicht auf der Seite Abrechnungen mit dem Status

. Der Belegstatus auf der Seite Belege und der Einreichstatus des Beleges in der Beleg-Detailansicht und auf der Seite Reisekosten ist dann ebenso . Ihr(e) Prüfer erhalten eine E-Mail, dass eine neue Abrechnung zur Prüfung eingereicht worden ist.

Wenn für einen Zeitraum bereits eine Abrechnung eingereicht wurde, enthält eine weitere Abrechnung für den selben Zeitraum nur noch die noch nicht eingereichten Abrechnungspositionen.

Wird eine Abrechnung durch den Prüfer abgelehnt, hat die Abrechnung den Status

Abgelehnt
. Der Einreichstatus des Beleges in der Beleg-Detailansicht und auf der Seite Reisekosten hat dann den Status
Nicht eingereicht
. Der Belegstatus auf der Seite Belege wechselt dann auf den Status zurück, den er vor der Einreichung hatte.

Hat der Prüfer bei der Ablehnung eine Bemerkung verfasst, wird diese in den Abrechnungsdetails oben rechts angezeigt.

Wurde die Abrechnung freigegeben, hat sie den Status

Freigegeben
.

(E) 6. Einstellungen

Durch das Anklicken des Zahnrades oben rechts öffnet sich die Seite Einstellungen. Diese unterscheidet sich je nach Rolle des Benutzers. Für den Erfasser stehen die Seiten Benutzerdaten, Passwort und Datenerfassung zur Auswahl.

Einstellungen_Erfasser

(E) 6.1 Benutzerdaten

Auf dieser Seite kann ein Benutzer in der Rolle Erfasser seine bei Belegmeister hinterlegten Kontaktdaten einsehen. Dazu zählen die Anrede, der Vor- und Nachname, die Firma, E-Mail und Telefonnummer.

(E) 6.2 Passwort

Auf dieser Seite kann ein Benutzer in der Rolle Erfasser sein Passwort ändern. Die Länge des Passwortes beträgt mindestens 7 Zeichen. Es muss sowohl Buchstaben als auch Zahlen enthalten.

Passwort_ändern

(E) 6.3 Datenerfassung

Auf dieser Seite kann ein Benutzer in der Rolle Erfasser unter Essen und Getränke die Standard-Kostenart festlegen, welche die automatische Belegerkennung für seine Abrechnungspositionen verwendet, die aus Belegen für Essen oder Getränke erzeugt werden (z.B. von Restaurants oder Lieferdiensten).

Datenerfassung_Erfasser

(E) 7. Hilfe

Die Hilfe steht nur in der Rolle Erfasser zur Verfügung. Durch das Anklicken der Schaltfläche Hilfe öffnet sich ein Menü, in dem Ihnen die Version Ihrer Belegmeister App angezeigt wird.

Hilfe

Darüber hinaus können Sie die folgenden Unterpunkte anklicken:

  • Übersichts-Tour (Startet eine digitale Tour durch die gesamte Belegmeister-App)
  • Tour zu dieser Seite (Startet eine digitale Tour durch die selektierte Seite)
  • Anleitung (Öffnet einen Tab mit der Anleitung der Belegmeister-App und den FAQs)
  • Impressum (Öffnet einen Tab mit den Angaben zum Impressum)
  • AGB und Datenschutzerklärung (Öffnet einen Tab mit den AGBs und der Datenschutzerklärung)

(E) 8. Benachrichtigungen

Die Benachrichtigungen stehen nur in der Rolle Erfasser zur Verfügung. Durch das Anklicken der Schaltfläche Benachrichtigungen erscheint eine Anzeige der letzten drei Benutzeraktionen innerhalb des Logins, welche Die durchgeführt haben (z.B. „Beleg hochgeladen“).

Benachrichtigungenliste

PRÜFER

(P) 1. Seiten der Belegmeister-App

Für Benutzer in der Rolle Prüfer stehen in der Management-Ansicht die Seiten Abrechnungen und Benutzer zur Auswahl. Oben rechts befinden sich die Seiten bzw. Menüs

Der Aufbau und die Funktionen der jeweiligen Seiten und Menüs werden in den nachfolgenden Kapiteln erläutert. Klicken Sie auf das jeweilige Wort, um in das betreffende Kapitel der Anleitung zu wechseln.

Menüpunkte_der_Belegmeister-App_Management

(P) 2. Abrechnungen

Die Seite Abrechnungen steht für Benutzer in der Rolle Erfasser und in der Management-Ansicht den Rollen Prüfer und Administrator mit unterschiedlichen Funktionen zur Verfügung. Während der Erfasser hier seine Abrechnungen erstellt und zur Freigabe einreicht, erfolgt in der Management-Ansicht die Prüfung, Korrektur und Freigabe der Abrechnungen.

Abrechnung_Management_Ansicht

Über den Datumsfilter werden die Abrechungen für den gewünschten Zeitraum angezeigt. Mit den Pfeilen im Tabellenkopf kann die Liste aufsteigend bzw. absteigend sortiert werden.

Eine Filterung nach Abrechnungsstatus sowie nach Einreicher wird demnächst möglich sein.

Um eine Abrechung zu prüfen, klicken Sie am Zeilenanfang auf das Symbol Abrechnungsdetails Es öffnet sich ein Fenster mit den Abrechnungs-Details. Hier können Sie die eingereichte Abrechung freigeben oder ablehnen. Eine erteilte Freigabe lässt sich nicht mehr rückgängig machen.

Abrechnung_Details_Management_Ansicht

Wenn Sie die Abrechung ablehnen, erscheint ein Fenster, in dem Sie die Möglichkeit haben, eine Begründung oder Bemerkung zu Ihrer Ablehnung zu vermerken. Diese wird dem Erfasser in der Detailansicht der Abrechnung angezeigt. Der Erfasser bekommt eine E-Mail als Information über seine abgelehnte Reisekostenabrechnung zugeschickt.

Abrechnung_ablehnen

Wenn Sie in den Abrechnungs-Details mit der Maus über eine einzelne Abrechungsposition fahren, erscheint am Zeilenanfang das Symbol Positiondetails . Klicken Sie dieses an, wenn Sie weitere Details zur Abrechnungsposition einsehen möchten. Wenn Sie Korrekturen an der Abrechungsposition vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern. Klicken Sie auf Löschen, wenn Sie die Abrechungsposition löschen möchten. In diesem Fall wird die Abrechnungsposition ohne weitere Information gelöscht und ist dann auch beim Erfasser nicht mehr sichtbar. Eine Protokollierung der Änderungen durch den Prüfer wird demnächst zur Verfügung stehen. Klicken Sie auf Abbrechen, wenn Sie nichts verändern möchten.

Abrechnung_Position_Management_Ansicht

Wenn Sie eine Abrechung freigegeben haben, können Sie diese in den Formaten CSV, PDF, HMD, DATEV ohne Belege oder DATEV mit Belegen exportieren.

In den Buchhaltungsexporten in den Formaten HMD und DATEV erfolgt eine 70/30-Aufteilung von Bewirtungsausgaben für externe Gäste.

Abrechnung_Export_Management_Ansicht

(P) 3. Benutzer

Die Seite Benutzer steht nur in der Management-Ansicht zu Verfügung. Prüfer bekommen hier alle Benutzer angezeigt, für die sie die Prüfung der Abrechnungen vornehmen dürfen. Administratoren werden alle für den jeweiligen Unternehmenszugang angelegten Benutzer tabellarisch aufgelistet. Zum Bearbeiten von Benutzern werden Administrator-Rechte benötigt.

Demnächst wird auch die Detailansicht der Benutzer für den Prüfer zur Verfügung stehen. Sie können dann zum Anzeigen der Detailansicht zu dem jeweiligen Benutzer auf das Icon bearbeiten am Zeilenanfang klicken. Es werden Ihnen dann die persönlichen Daten und die Prüfer des jeweiligen Benutzers angezeigt.

(P) 4. Einstellungen

Durch das Anklicken des Zahnrades oben rechts öffnet sich die Seite Einstellungen. Diese unterscheidet sich je nach Rolle des Benutzers. Für den Prüfer stehen in der Management-Ansicht die Seiten Unternehmen und Datenerfassung zur Auswahl.

Einstellungen_Prüfer

(P) 4.1 Unternehmen

Auf der Seite Unternehmen kann der Prüfer in der Management-Ansicht die Unternehmensdaten einsehen. Zum Bearbeiten werden Administrator-Rechte benötigt.

(P) 4.3 Datenerfassung

Auf der Seite Datenerfassung wird Ihnen als Prüfer in der Management-Ansicht angezeigt, wer als Standard-Bezahler pro Abrechnungsposition festgelegt ist (Reisender oder Unternehmen). Es unterscheiden sich dadurch die Positionen, die der Reisende bezahlt hat (z.B. bar) und die erstattungsfähig sind, von Positionen, die das Unternehmen bereits bezahlt hat (z.B. per Firmenkredikarte) und die nicht erstattungsfähig sind. Die gewählte Variante wird immer für die Abrechnungspositionen verwendet, die von der automatischen Belegerkennung erzeugt werden. Wenn die Erfasser Belege manuell anlegen, ist als Standard-Bezahler immer der Reisende vorbelegt.

Zum Ändern des Standard-Bezahlers werden Administrator-Rechte benötigt.

Datenerfassung

ADMINISTRATOR

(A) 1. Seiten der Belegmeister-App

Für Benutzer in der Management-Ansicht mit der Rolle Administrator stehen die Seiten Abrechnungen und Benutzer zur Auswahl. Oben rechts befinden sich die Seiten bzw. Menüs

Der Aufbau und die Funktionen der jeweiligen Seiten und Menüs werden in den nachfolgenden Kapiteln erläutert. Klicken Sie auf das jeweilige Wort, um in das betreffende Kapitel der Anleitung zu wechseln.

Menüpunkte_der_Belegmeister-App_Management

(A) 2. Abrechnungen

Die Seite Abrechnungen steht für Benutzer in der Rolle Erfasser und in der Management-Ansicht den Rollen Prüfer und Administrator mit unterschiedlichen Funktionen zur Verfügung. Während der Erfasser hier seine Abrechnungen erstellt und zur Freigabe einreicht, erfolgt in der Management-Ansicht die Prüfung, Korrektur und Freigabe der Abrechnungen. Für weitere Erklärungen siehe Rolle Prüfer.

(A) 3. Benutzer

Die Seite Benutzer steht nur in der Management-Ansicht zu Verfügung. Prüfer bekommen hier alle Benutzer angezeigt, für die sie die Prüfung der Abrechnungen vornehmen dürfen. Administratoren werden alle für den jeweiligen Unternehmenszugang angelegten Benutzer tabellarisch aufgelistet. Zum Bearbeiten von Benutzern werden Administrator-Rechte benötigt.

Mit den Pfeilen im Tabellenkopf kann die Liste aufsteigend bzw. absteigend sortiert werden.

Benutzer

Zum Anzeigen der Detailansicht zu dem jeweiligen Benutzer klicken Sie auf das Icon bearbeiten am Zeilenanfang. Es werden Ihnen dann die persönlichen Daten, Buchhaltungsdetails, Rollen und Prüfbeziehungen und Angaben zur Nutzung und Bezahlung des jeweiligen Zuganges für den jeweiligen Benutzer angezeigt.

Um einen neuen Benutzer anzulegen, klicken Sie auf das Plus unten rechts. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Daten des neuen Nutzers eingeben können. Es müssen mindestens der Nachname und die E-Mailadresse angegeben sein, um durch einen Klick auf Speichern einen neuen Nutzer anzulegen.

neuer Benutzer

Darüber hinaus können Sie Buchhaltungsdetails wie die Beschäftigungsart (Arbeitnehmer oder Unternehmen) und das Gegenkonto bei Bezahlung durch den Reisenden definieren sowie die Rollen und Prüfbeziehungen des Nutzers festlegen. Ein neuer Nutzer erhält automatisch die Rolle Erfasser. Soll er darüber hinaus auch die Rolle Prüfer bzw. Administrator erhalten, klicken Sie in die entsprechenden Kästchen an. Es ist nicht möglich, einem Nutzer ausschließlich die Rolle Administrator zuzuweisen. Ein Administrator hat immer auch die Rollen Erfasser und Prüfer.

Beim Speichern werden Sie auf die mit der Anlage verbundenen Kosten für den Nutzer hingewiesen.

Kostenhinweis

An den angelegten Nutzer wird sofort eine E-Mail mit den Zugangsdaten versendet.

Sollten Sie eine große Anzahl von Benutzern anlegen wollen, wenden Sie sich bezüglich eines automatisierten Imports von Benutzerlisten gern an den Belegmeistersupport. Zum Löschen von Benutzern wenden Sie sich bitte ebenfalls an den Belegmeistersupport.

(A) 4. Einstellungen

Durch das Anklicken des Zahnrades oben rechts öffnet sich die Seite Einstellungen. Diese unterscheidet sich je nach Rolle des Benutzers. Für den Administrator stehen in der Management-Ansicht die Seiten Unternehmen, Bezahlung, Datenerfassung und Kontierung zur Auswahl.

Einstellungen_Management

(A) 4.1 Unternehmen

Auf der Seite Unternehmen kann ein Administrator die Unternehmensdaten ändern. Sobald Sie auf dieser Seite Änderungen vornehmen, wird Ihnen unten rechts ein Upload-Button eingeblendet. Klicken Sie auf den Button, um die Änderungen zu speichern. Sollten Sie das Speichern vergessen, werden Sie automatisch beim Verlassen der Seite gefragt, ob die Ihre Änderungen beibehalten wollen.

Unternehmen

(A) 4.2 Bezahlung

Auf der Seite Bezahlung kann ein Administrator den aktuellen Abrechnungszeitraum, die Anzahl der aktiven Nutzer und die Anzahl der zusätzlich im Abrechnungszeitraum verbrauchten Scans einsehen. Des Weiteren sind hier die Links zu den Geschäftsbedingungen der Belegmeister GmbH, Hinweise zur Archivierung von Belegen und die Belegmeister Zahlungsdaten hinterlegt.

(A) 4.3 Datenerfassung

Auf der Seite Datenerfassung kann in der Management-Ansicht mit der Rolle Administrator eine allgemeine Konfiguration der Datenerfassung für alle Nutzer vorgenommen werden.

In dem Listenfeld kann als Standard-Bezahler pro Abrechnungsposition der Reisende oder das Unternehmen festgelegt werden. Sie unterscheiden dadurch die Positionen, die der Reisende bezahlt hat (z.B. bar) und die erstattungsfähig sind, von Positionen, die das Unternehmen bereits bezahlt hat (z.B. per Firmenkredikarte) und die nicht erstattungsfähig sind. Die gewählte Variante wird immer für die Abrechnungspositionen verwendet, die von der automatischen Belegerkennung erzeugt werden. Wenn die Erfasser Belege manuell anlegen, ist als Standard-Bezahler immer der Reisende vorbelegt.

Datenerfassung

Wenn Sie den Standard-Bezahler verändern, erscheint unten rechts ein Upload-Button mit dem Sie die Änderungen bestätigen können.

Prüfer können auf dieser Seite den Standard-Bezahler einsehen, aber nicht ändern.

(A) 4.4 Kontierung

Auf der Seite Kontierung kann ein Administrator die Gegenkonten, die Kontenzuordnung der Kostenarten, die Steuercodes sowie DATEV-spezifische Einstellungen für die Kontierung festlegen.

Kontierung

Sobald Sie auf dieser Seite Änderungen vornehmen, wird Ihnen unten rechts ein Upload-Button eingeblendet. Klicken Sie auf den Button, um die Änderungen zu speichern. Sollten Sie das Speichern vergessen, werden Sie automatisch beim Verlassen der Seite Kontierung gefragt, ob die Ihre Änderungen beibehalten wollen.

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Sollten die in Belegmeister hinterlegten Kostenarten nicht die Ausgabenstruktur Ihres Unternehmens abbilden, haben Sie die Möglichkeit eigene Kostenarten zu definieren. Wie das geht, ist in unseren FAQs beschrieben.