Anleitung Unternehmensversion (Webanwendung)

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die Funktionen der Unternehmensversion der Belegmeister-Webanwendung. In dieser können Sie Prüf- und Freigabeprozesse in Ihrem Unternehmen abbilden. Die Unternehmensversion bietet dafür die Rollen Erfasser, Prüfer und Administrator. Die Rollen werden hier erläutert.

Die Kapitelüberschrift der Anleitung enthält in Klammen den Hinweis, für welche Rolle die beschriebenen Funktionen zur Verfügung stehen:

• Erfasser (E),
• Prüfer (P) oder
• Administrator (A).

Werfen Sie gern auch einen Blick auf unsere „FAQ-Seite für die Unternehmensversion".

Login

Um sich einzuloggen geben Sie bitte Ihre E-Mailadresse und Ihr Passwort ein und klicken auf "Anmelden".

Sollten Sie einmal Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf "Passwort vergessen?". Geben Sie im daraufhin angezeigten Feld Ihre E-Mailadresse ein und klicken auf "Absenden". Wenn Sie mit der eingegebenen E-Mail-Adresse bei Belegmeister registriert sind, wird ein Link zur Eingabe eines neuen Passworts an diese Adresse versendet.

Benutzermenü / Logout

Zum Anzeigen des Benutzermenüs klicken Sie oben rechts auf den blauen Pfeil bzw. . Es öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen Ihr Benutzername und die Ihnen zugeordneten Rollen anzeigt werden. Sind Ihnen mehrere Rollen zugeordnet, können Sie durch einen Klick auf "Zur Erfassung" bzw. auf "Zur Management-Ansicht" zwischen den Rollen wechseln.

Um sich auszuloggen klicken Sie auf das Logout Symbol hinter Ihrem Benutzernamen.

ERFASSER

(E) 1. Seiten für Erfasser

Die Belegmeister-App wird für Benutzer mit der Rolle Erfasser immer auf der Seite Positionen geöffnet. Links daneben befinden sich die Seiten Reisen und Belege. Rechts daneben befindet sich die Seite Abrechnungen. Oben rechts befinden sich die Seiten bzw. Menüs

• Einstellungen
• Hilfe
• Benachrichtigungen
• Benutzermenü / Logout

Der Aufbau und die Funktionen der jeweiligen Seiten und Menüs werden in den nachfolgenden Kapiteln erläutert. Klicken Sie auf das jeweilige Wort, um in das betreffende Kapitel der Anleitung zu wechseln.

(E) 2. Reisen

Auf der Seite können Sie Reisen anlegen, bearbeiten und kopieren. Durch das Anlegen einer Reise können Sie die Abrechnungspositionen für Verpflegungsmehraufwand sowie Abzüge für Mahlzeiten automatisch erstellen lassen. Das Anlegen von Reisen ist optional. Belege können Sie auch hochladen und die Abrechnungspositionen der Belege einreichen, ohne eine Reise anzulegen.

Die Seite Reisen steht nur dem Erfasser zu Verfügung.

(E) 2.1 Anlegen einer Reise

Klicken Sie zunächst auf das Plus unten rechts. Daraufhin öffnet sich ein Fenster zur Anlage einer neuen Reise. Geben Sie die Bezeichnung der Reise, das Land, Start und Enddatum sowie Start- und Endzeit ein. Optional können Sie die Adresse des Ziels und eine Beschreibung hinzufügen.

Sollten Sie für den angegebenen Zeitraum Verpflegungspauschalen von Ihrem Arbeitgeber erhalten, lassen Sie das Häkchen bei "Pauschalen automatisch berechnen" gesetzt, sodass die Pauschalen automatisch berechnet werden. Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand werden dann auf der rechten Seite des Fensters angezeigt und automatisch Ihrer Reisekostenabrechnung hinzugefügt.

Die Höhe der Verpflegungspauschale ist von der Dauer der Abwesenheit an den einzelnen Kalendertagen abhängig. Die Pauschale für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise sowie für eintägige Reisen ab acht Stunden Abwesenheit ist geringer, als bei ganztägiger Abwesenheit. Alle vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) vorgegebenen Verpflegungspauschalen sind in Belegmeister hinterlegt und werden aktualisiert, sobald sich die Pauschalen ändern.

Sollten Sie einzelne Mahlzeiten nicht über die Pauschale geltend machen wollen, nutzen Sie die Tabelle auf der rechten Seite. Klicken Sie für die abzuziehenden Mahlzeiten in das entsprechende Kästchen. Der Mahlzeitenabzug erfolgt automatisch.

Wenn Sie Übernachtungspauschalen geltend machen wollen, nutzen Sie ebenfalls die Tabelle auf der rechten Seite. Klicken Sie entweder auf das Kästchen in der letzten Spalte unter Übernachtung, dann werden alle Tage selektiert, oder klicken Sie die gewünschen Tage separat an. Die Berechnung der Übernachtungspauschalen für alle Tage erfolgt dann automatisch.

Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf "Speichern" unten rechts, um Ihre Reise zu speichern.

(E) 2.2 Rundreisen

Um Reisen mit Zwischenzielen anzulegen, wählen Sie in der Länderliste „Mehrere Ziele“ oder klicken Sie die Checkbox „Mehrere Stopps“ an.

Über das grüne Plus lassen sich weitere Zwischenziele anlegen. Pflichteingaben für Zwischenziele sind Land, Ankunftsdatum und Ankunftszeit. Optional können Sie für jeden Zwischenstopp eine Adresse eingeben. Über das schwarze Kreuz lassen sich einzelne Zwischenziele wieder löschen.

Selbstverständlich funktioniert die Berechnung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand auch für Zwischenziele gemäß der gesetzlichen Regelungen.

(E) 2.3 Reise kopieren (Vorlage)

Um eine Reise zu kopieren, klicken Sie am Zeilenanfang auf das Symbol "Reise kopieren". Noch nicht eingereichte Reisen können Sie sofort editieren und als neue Reise speichern. Bei bereits eingereichten Reisen wird Ihnen ein Stopp-Symbol angezeigt. Sie können die Eingaben nicht verändern. Speichern Sie die Reise zunächst. Dabei wird Ihnen die Meldung "Doppelte Einträge" angezeigt. Bestätigen Sie diese mit Ja. Die kopierte Reise erscheint nun als neue Reise in der Reiseliste. Klicken Sie auf Reise bearbeiten am Zeilenanfang. Jetzt können Sie die Eingaben verändern und die Reise speichern.

Auf diesen Weg lassen sich häufige Reisen als Vorlage nutzen.

(E) 3. Belege

Die Seite Belege steht nur für Benutzer in der Rolle Erfasser zu Verfügung.

Abrechnungspositionen werden durch einen Beleg (z.B. eine Rechnung oder ein ÖPNV-Ticket) nachgewiesen. Auf dieser Seite können Sie Belege hochladen und automatisch zu Abrechnungspositionen verarbeiten lassen.

Innerhalb der bereits hochgeladenen Belege können Sie mittels Datumsfilter eine zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Belege vornehmen. Wählen Sie zunächst bei Datum aus, ob Sie nach dem Uploaddatum oder dem Belegdatum filtern möchten. Geben Sie danach entweder den gewünschten Zeitraum ein oder wählen Sie ein Start- und ein Enddatum aus dem hinterlegten Kalender aus. Darüber hinaus ist es möglich den gewünschten Zeitraum aus der Liste zu wählen. Klicken Sie dazu auf das Feld Zeitraum und danach auf die gewünschte Option in der eingeblendeten Liste.

In dem Listenfeld unter "Reise" können Sie eine Beschränkung der anzuzeigenden Belege für eine Reise vornehmen.

Unter "Selektierte Belege" können Sie mehrere, durch ein Häkchen markierte Belege gleichzeitig löschen oder zu einer Reise zuordnen. Durch einen Klick in das Kästchen "Alle" werden alle gefilterten Belege zeitgleich markiert.

Um eine Filterung vorzunehmen, klicken Sie nach der Filterauswahl auf den Aktualisieren-Button oben rechts.

Mit einem Klick auf das Beleg-Bild öffnen sich die Beleg-Details. Per Mouseover besteht die Möglichkeit, die Belege in der Belegansicht folgendermaßen zu bearbeiten:

1. Beleg herunterladen und speichern
2. Beleg löschen
3. Scan-Vorgang abbrechen (für den Status "Scan läuft")
4. Scan-Vorgang erneut starten (für den Status "Scan abgebrochen")
5. Beleg-Details öffnen (für den Status "Bearbeitet")

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(E) 3.1 Hochladen eines Beleges

Um einen neuen Beleg hochzuladen haben Sie 2 Möglichkeiten:

1. Klicken Sie auf das Plus unten rechts. Daraufhin öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der gewünschten Dateien.
2. Drag&Drop: Ziehen Sie eine Datei mit gedrückter und festgehaltener Maustaste aus einem Ordner auf die Belegübersicht-Seite („drag“), und lassen Sie hier die Maustaste los („drop“).

Belege (z.B. Hotelrechnung, Parkticket, Taxiquittung) können im Format JPEG, PNG oder PDF hochgeladen werden. Es ist notwendig, dass in jeder Datei nur ein Beleg enthalten ist. Mehrere Belege auf einem Foto oder mehrere Seiten in einem PDF können nicht automatisch gescannt werden.

Es können maximal 20 Belege auf einmal hochgeladen werden.

Das Scannen des Beleges durch das System nach Abrechnungspositionen kann einige Minuten dauern. Der Belegstatus lautet dabei

Scan läuft

.

Wenn die Erkennung erfolgreich abgeschlossen ist, hat der Beleg den Status

Erkannt

.

(E) 3.2 Belegstatus

Anhand des Belegstatus erkennen Sie, in welchem Prozessschritt sich der Beleg aktuell befindet.

Belegstatus	Bedeutung
Scan läuft	Der Beleg wird derzeit nach Abrechnungspositionen gescannt.
Erkannt	Die automatische Erkennung hat Reisekosten oder sonstige Spesen auf dem Beleg gefunden. Es wurde mindestens eine Abrechnungsposition zum Beleg automatisch erzeugt. Sie können die Abrechnungsposition(en) des Belegs nun prüfen und ggf. korrigieren.
Bearbeitet	Der Beleg wurde von Ihnen bearbeitet und gespeichert. Sie haben z.B. das Belegdatum geändert oder dem Beleg eine neue Abrechnungsposition hinzugefügt.
Nicht erkannt	Die automatische Erkennung konnte keine Reisekosten oder sonstigen Spesen auf dem Beleg finden.
Scan abgebrochen	Der Scan wurde von Ihnen abgebrochen.
Eingereicht	Der Beleg wurde bereits eingereicht.
Teilweise eingereicht	Der Beleg besteht aus mehreren Abrechnungspositionen, von denen mindestens eine eingereicht wurde.
Freigegeben	Der Beleg wurde durch den Prüfer zur Erstattung freigegeben.
Teilweise freigegeben	Der Beleg besteht aus mehreren Abrechnungspositionen, von denen mindestens eine durch den Prüfer zur Erstattung freigegeben wurde.

(E) 3.3 Beleg-Details

Zum Anzeigen der Beleg-Details klicken Sie auf der Seite Belege auf das Beleg-Bild oder auf das Icon bearbeiten .

Die Beleg-Details können Sie sich in zwei Ansichten anzeigen lassen:

• Einzelposition (für Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition gehört)
• Listenansicht (für Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition oder mehrere Abrechnungspositionen gehören)

Um zwischen den beiden Ansichten zu wechseln, setzen oder entfernen Sie in den Beleg-Details das Häkchen bei "Listenansicht".

Die automatische Belegerkennung liefert folgende Beleg-Details:

• Beleg enthält mehrere Kostenarten und/oder mehrere MwSt.-Sätze: Es werden mehrere Abrechnungspositionen für den Beleg erstellt.
• Beleg gilt mehrere Tage: Der erste Tag des Beleges wird als Belegdatum gewählt (z.B. Hotelrechnung).
• Fremdwährungsbeleg: Betrag wird in Fremdwährung erkannt und mit dem Wechselkurs des Belegtages in Euro umgerechnet.
• Mehrwertsteuer: Es werden die deutschen MwSt.-Sätze erkannt. Bei Belegen aus dem Ausland wird als MwSt. 0% erkannt.

(E) 3.3.1 Beleg-Details – Einzelposition

Zum Anzeigen der Beleg-Details klicken Sie auf der Seite Belege auf das Beleg-Bild oder auf das Icon bearbeiten .

Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition gehört, werden automatisch in der Detail-Ansicht für Einzelpositionen geöffnet. Die Einzelpositions-Ansicht ist generell nur für Belege möglich, zu denen nur eine einzelne Abrechnungsposition gehört. Dies trifft auf alle Belege zu, die nur eine Kostenart und nur einen Mehrwertsteuersatz enthalten (z.B. Taxiquittungen, Bustickets). Alle Details der Abrechnungsposition zu dem Beleg sind in der Einzelpositions-Ansicht dargestellt und können bearbeitet werden.

1. Umschalten zwischen Einzelposition- und Listenansicht
2. Mit den Pfeilen oben rechts können Sie den nächsten/vorherigen Beleg öffnen.
3. Auswahl der Reise welcher der Beleg zugeordnet ist
4. Drehen des Beleg-Bildes

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(E) 3.3.2 Beleg-Details – Listenansicht

Zum Anzeigen der Beleg-Details klicken Sie auf der Seite Belege auf das Beleg-Bild oder auf das Icon bearbeiten .

Belege, zu denen mehrere Abrechnungspositionen gehören, werden automatisch in der Listenansicht geöffnet. Die Listenansicht ist für Belege mit einer oder mit mehreren Abrechnungspositionen möglich.

Mehrere Abrechnungspositionen für einen Beleg können vorkommen, wenn

• der Beleg Teilbeträge mit unterschiedlichen Mwst.-Sätzen enthält,
• der Beleg unterschiedliche Kostenarten enthält (z.B. Hotel Übernachtung und Hotel Frühstück),
• Sie einen Beleg auf mehrere Reisen, mehrere Kostestellen oder mehrere Kostenarten aufteilen möchten.

Weitere Beispiele enthalten unsere FAQs unter: Was ist der Unterschied zwischen Beleg und Abrechnungsposition?)

1. Das Entfernen des Häkchens zum Umschalten zwischen Einzelposition- und Listenansicht ist in dem Fall nicht möglich.
2. Mit den Pfeilen oben rechts können Sie den nächsten/vorherigen Beleg öffnen.
3. Neue Abrechnungsposition manuell hinzufügen
4. Alle Abrechnungspositionen lassen sich hier einer bestimmen Reise, einem Datum oder einem Bezahler zuordnen.
5. Im Falle einer Nicht-Erkennung des Belegs lässt sich der Scan hier erneut starten.

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Aus Platzgründen können in der Liste nicht alle Details der Abrechnungspositionen angezeigt werden. Über das Mouseover der Abrechnungspositionen können Sie daher zu jeder Position eine Detailansicht öffnen, die alle Positionsdaten enthält.

Durch das Klicken auf den Button "Speichern" ändert sich der Belegstatus zu

Bearbeitet

.

(E) 3.4 Bewirtungsbelege

Laden Sie wie gewohnt Ihre Restaurantrechnungen hoch. Unsere Belegerkennung liest Belegdatum, Beträge und Mehrwertsteuer, Währung, Ausstellungsland und Kostenart für Sie aus. Um danach einen Bewirtungsbeleg zu erstellen, setzen Sie in den Beleg-Details den Haken bei Bewirtungsbelege. In dem sich öffnenden Fenster können Sie alle nötigen Angaben für den Bewirtungsbeleg vornehmen. Dabei erleichtert Ihnen Belegmeister die Eingabe: Daten, die durch unsere Belegerkennung erkannt wurden, sind bereits vorbefüllt. Dazu zählen: Datum der Bewirtung (Belegdatum), Gastgeber (Name des Erfassers), Höhe der Ausgaben und Währung. Folgende Daten sind durch Sie zu ergänzen:

• Bewirtete Personen
• Ort der Bewirtung
• Anlass

Beim Speichern Ihrer Angaben erstellt Belegmeister den Bewirtungsbeleg. Dieser wird Ihnen als Beleg angezeigt, lässt sich herunterladen und ist in den Exporten enthalten.

(E) 4. Positionen

Die Seite Positionen steht nur für Benutzer in der Rolle Erfasser zu Verfügung.

Eine Spesen- und Reisekostenabrechnung besteht aus Abrechnungspositionen. Auf der Seite Positionen werden Ihnen Ihre Abrechnungspositionen aufgelistet. Es stehen Ihnen verschiedene Filter zur Verfügung, um die gewünschten Abrechnungspositionen anzeigen zu lassen.

1. Für die zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Abrechnungspositionen können Sie bei Datum entweder einen Zeitraum eingeben bzw. ein Start- und ein Enddatum aus dem hinterlegten Kalender wählen. Darüber hinaus ist es möglich den gewünschten Zeitraum aus der Liste zu wählen. Klicken Sie dazu auf das Feld Zeitraum und danach auf die gewünschte Option in der eingeblendeten Liste.
   
2. In dem Listenfeld unter Reise können Sie eine bereits von Ihnen angelegte Reise auswählen. Dann werden nur die zu der Reise gehörenden Abrechnungspositionen angezeigt.
   
3. Unter Gruppierung können Sie die angezeigten Abrechnungsarten nach Reise oder Kostenart gruppieren lassen.
   
4. Die Funktion Selektierte Positionen gibt Ihnen die Möglichkeit mehrere, durch ein Häkchen gekennzeichnete Abrechnungspositionen gleichzeitig zu löschen oder zu einer Reise bzw. einem bestimmten Datum zuzuordnen.
   
5. Mittels des Export-Buttons können Sie eine Liste mit Abrechnungspositionen zu bestimmten Reisen oder einem Reisezeitraum in verschiedenen Formaten herunterladen (CSV, PDF).
   
6. Mit den Pfeilen im Tabellenkopf haben Sie die Möglichkeit, die jeweilige Spalte auf- oder absteigend zu sortieren.

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(E) 4.1 Manuelles Erstellen neuer Abrechnungspositionen

Klicken Sie zunächst auf das Plus unten rechts. Daraufhin öffnet sich ein Fenster zur Anlage einer neuen Abrechnungsposition. Geben Sie das Positionsdatum und den Bruttobetrag Ihrer Abrechnungsposition ein und wählen Sie aus den Listenfeldern jeweils die Kostenart, das Land und den Mehrwertsteuersatz aus. Optional können Sie die zugeordnete Reise, den Bezahler, Kostenstellen und Kostenträger wählen sowie ggf. eine Bemerkung eintragen.

Wenn die Erfasser Abrechnungspositionen manuell anlegen, ist unter "Bezahlt durch" immer "Erfasser" vorbelegt. Sollte die Position bereits durch das Unternehmen bezahlt worden sein, wechseln Sie im Listenfeld auf "Unternehmen". Administratoren können einen Standard-Bezahler für die automatische Belegerkennung in der Management-Ansicht auf der Seite Einstellungen - Datenerfassung festgelegen.

Standard-Werte für Kostenstellen und Kostenträger können individuell je Nutzer ebenfalls in der Management-Ansicht auf der Seite Benutzer hinterlegt werden. Wenn bei der Erfassung in der Abrechnungsposition Werte für Kostenstellen und Kostenträger ausgewählt werden, haben diese Werte Vorrang vor denen, die für den jeweiligen Nutzer als Standard-Wert hinterlegt sind. Ein Beleg lässt sich auch auf zwei Kostenstellen aufteilen.

Für die Kostenart Pkw privat (km) wird Ihnen ein Kilometerrechner eingeblendet. Tragen Sie hier die abzurechnenden Kilometer und die vereinbarte Kilometerpauschale ein. Der Gesamtbetrag errechnet sich dann automatisch.

Bei Bedarf kann der neu erstellten Abrechnungsposition ein Beleg zugeordnet werden. Über das Feld "Ändern" oben rechts gelangen Sie in die Belegauswahl.

In der Belegauswahl stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:

1. Datumsfilter (nach Uploaddatum oder Belegdatum) für die zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Belege
2. Mit einem Klick auf das Beleg-Bild wird der gewünschte Beleg ausgewählt
3. Informationen zum ausgewählten Beleg
4. Dieser Abrechnungsposition keinen Beleg zuordnen (Eine eventuell vorhandene Belegzuordnung wird damit aufgehoben.)
5. Diesen Beleg der Abrechnungsposition zuordnen
6. Ohne Veränderung zurück zur Abrechnungsposition

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(E) 4.2 Abrechnungspositionen bearbeiten, kopieren, löschen

Abrechnungspositionen im Status

Nicht eingereicht

können Sie bearbeiten, kopieren oder löschen. Fahren Sie dazu mit der Maus über die einzelnen Abrechnungspositionen beispielsweise in der Spalte Datum. Dadurch werden Ihnen folgende Konfigurationsmöglichkeiten eingeblendet:

1. Abrechnungsposition löschen
   
2. Eine neue Position für denselben Tag anlegen
   
3. Diese Abrechnungsposition auf den darauffolgenden Tag kopieren
   
4. Abrechnungsposition kopieren
   
5. Diese Position bearbeiten
   
6. Über einen Klick auf den Stift lassen sich die einzelnen Felder direkt editieren. Dies gilt für das Datum, den Bruttobetrag, die Kostenart, die MwSt., den Bezahler, die Reise und die Bemerkung.
   

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Für bereits eingereichte oder freigegebene Abrechnungspositionen stehen diese Funktionen nicht zur Verfügung. Sie können sich lediglich die Details der Abrechnungsposition ansehen. Klicken Sie dazu auf das Symbol Positionendetails .

(E) 4.3 Belege ansehen, bearbeiten, löschen

Wenn Sie in der Belegspalte über einen Eintrag fahren, gelangen Sie durch das Klicken auf das Symbol
Belegdetails in die Beleg-Details. Belege noch nicht eingereichter Abrechnungspositionen können Sie dort bearbeiten und speichern. Belege bereits eingereichter oder freigegebener Abrechnungspositionen können Sie lediglich ansehen.

1. Beleg-Details ansehen
   
2. Beleg löschen
   

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(E) 4.4 Export der Abrechnungspositionen

Mittels des Export-Buttons können Sie eine Liste mit Abrechnungspositionen zu bestimmten Reisen oder einem Reisezeitraum in verschiedenen Formaten herunterladen (CSV, PDF). Klicken Sie dazu auf Export und wählen Sie das gewünschte Format aus. Ob die exportierte Datei direkt in einem anderen Programm geöffnet oder gespeichert wird, hängt von Ihren Browser-Einstellungen ab.

CSV

Sie haben die Möglichkeit den Export der Abrechnungspositionen für eine ausgewählte Reise oder einen bestimmten Zeitraum auszuführen. Bei der Vorgabe einer Reise lässt sich der Export mit der Datumsfunktion zusätzlich einschränken. Den Export-Zeitraum können Sie entweder mit den Feldern „ab Datum“ und „bis Datum“ oder mit dem Feld „ganzer Monat“ auf einen bestimmten Kalendermonat beschränken.

Durch den Klick auf "Exportieren" wird die Exportdatei entsprechend Ihrer Browser-Einstellungen gespeichert oder direkt angezeigt.

PDF

Sie haben die Möglichkeit den Export der Abrechnungspositionen für eine ausgewählte Reise oder einen bestimmten Zeitraum auszuführen. Bei der Vorgabe einer Reise lässt sich der Export mit der Datumsfunktion zusätzlich einschränken. Den Export-Zeitraum können Sie entweder mit den Feldern „ab Datum“ und „bis Datum“ oder mit dem Feld „ganzer Monat“ auf einen bestimmten Kalendermonat beschränken.

Wenn Sie "mit Belegbildern" anklicken, werden im Export die Belegbilder zu den Abrechnungspositionen angezeigt.

Wenn Sie "mit Reisen-Übersicht" anklicken, wird vor der Liste der exportierten Abrechnungspositionen eine Kurz-Übersicht aller Reisen eingefügt, von denen mindestens eine Abrechnungsposition im Export enthalten ist.

Wenn Sie "nach Reisen gruppieren" anklicken, werden alle exportierten Abrechnungspositionen, die zur selben Reise gehören, in jeweils eine Gruppe mit einer eigenen Zwischenüberschrift zusammengefasst. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit die Option "neue Seite pro Reise" zu wählen. Dann wird für jede Reise eine neue Seite begonnen. Dies ist z.B. nützlich, wenn Sie die Reise-Exporte als gedrucktes Deckblatt für die gesammelten Original-(Papier-)Belege zur jeweiligen Reise verwenden möchten.

Durch den Klick auf "Exportieren" wird die Exportdatei entsprechend Ihrer Browser-Einstellungen gespeichert oder direkt angezeigt.

Die Exporte für den Erfasser sind ausschließlich für die Unterlagen des Erfassers. Sie sind nicht zur Weiterleitung gedacht. Die Weiterleitung der Spesen- und Reisekostenabrechnungen an die Buchhaltung erfolgt ausschließlich durch die Prüfer. Diesen steht dafür neben dem PDF- und CSV-Format auch das DATEV-Format zur Verfügung. Eine Erläuterung zum Import der aus den Abrechnungen automatisch generierten Buchungssätze in DATEV finden Sie hier.

(E) 5. Abrechnungen

Die Seite Abrechnungen steht mit unterschiedlichen Funktionen zur Verfügung:

• Erfasser-Sicht für Erfasser: Abrechnungen erstellen, zur Freigabe einreichen, abgelehnte Abrechnungen nachbearbeiten
• Management-Ansicht für Prüfer und Administratoren: Abrechnungen prüfen, korrigieren, freigeben oder ablehnen

Um eine neue Abrechnung anzulegen, klicken Sie auf das Plus unten rechts. Wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster aus, ob Sie eine Abrechnung für einen bestimmten Zeitraum, einen ganzen Monat oder eine einzelne Reise erstellen wollen. Die Abrechnungspositionen werden Ihrer Abrechnung automatisch hinzugefügt.

Klicken Sie auf "Speichern", wenn Sie die Abrechung speichern, aber noch nicht einreichen wollen. Ihre Abrechung erscheint nun in der Abrechnungsübersicht auf der Seite Abrechnungen mit dem Status

Neu

.

Klicken Sie auf "Einreichen", wenn Sie die Abrechnung sofort einreichen wollen. Ihre Abrechung erscheint nun in der Abrechnungsübersicht auf der Seite Abrechnungen mit dem Status

Eingereicht

. Der Belegstatus auf der Seite Belege und der Einreichstatus des Beleges in den Beleg-Details und auf der Seite Positionen ist dann ebenso

Eingereicht

. Ihr(e) Prüfer erhalten eine E-Mail, dass eine neue Abrechnung zur Prüfung eingereicht worden ist.

Wenn für einen Zeitraum bereits eine Abrechnung eingereicht wurde, enthält eine weitere Abrechnung für den selben Zeitraum nur noch die noch nicht eingereichten Abrechnungspositionen. Es ist nicht möglich, Abrechnungspositionen mehrfach einzureichen.

Wird eine Abrechnung durch den Prüfer abgelehnt, hat die Abrechnung den Status

Abgelehnt

. Der Einreichstatus des Beleges in den Beleg-Details und auf der Seite Positionen hat dann den Status

Nicht eingereicht

. Der Belegstatus auf der Seite Belege wechselt dann auf den Status zurück, den er vor der Einreichung hatte.

Der Prüfer muss bei der Ablehnung eine Bemerkung verfassen. Diese wird in den Abrechnungsdetails oben rechts angezeigt.

Zur Bearbeitung der abgelehnten Abrechung klicken Sie in den Abrechnungsdetails unten rechts auf "Nachbearbeiten". Dann können Sie die Abrechung nachbearbeiten, erneut speichern und einreichen.

Wurde die Abrechnung freigegeben, hat sie den Status

Freigegeben

.

(E) 5.1 Abrechnung nachbearbeiten

Zur Bearbeitung einer abgelehnten Abrechung klicken Sie in den Abrechnungsdetails unten rechts auf "Nachbearbeiten". Dann können Sie die Abrechung nachbearbeiten, erneut speichern und einreichen.

Sollte Ihr Prüfer Änderungen an Ihrer Abrechnung vorgenommen haben, werden diese Ihnen unmittelbar angezeigt. Dabei kann sich die Abrechnung noch im Status

Abgelehnt

befinden. Eine Historie über durchgeführte Änderungen ist über die Schaltfläche oben rechts einsehbar. In der Historie werden alle Änderungen durch den Prüfer an einer Abrechnung erfasst. Die Historie kann vom Prüfer und vom Erfasser eingesehen werden.

Sobald Sie auf "Nachbearbeiten" klicken, können Sie die in der Abrechnung enthaltenen Abrechnungspositionen bearbeiten. Des weiteren werden neue Positionen, die dem Zeitraum oder der Reise der Abrechnung entsprechen, automatisch der Abrechnung hinzugefügt.

(E) 5.2 Abrechnung exportieren

Den Erfassern stehen Exporte im CSV- und PDF-Format zur Verfügung. Diese sind ausschließlich für die persönlichen Unterlagen des Erfassers gedacht. Das Weiterleiten der Abrechnungen an den Prüfer erfolgt in Belegmeister durch Klicken auf den Button "Einreichen". Das Weiterleiten der Spesen- und Reisekostenabrechnungen an die Buchhaltung erfolgt ausschließlich durch die Prüfer.

Erfasser können einzelne Abrechnungen mit dem Status "eingereicht" exportieren. Öffnen Sie dafür die Seite Abrechnungen. Klicken Sie bei der gewünschen Abrechnung auf das Symbol Abrechnungsdetails am Zeilenanfang . Klicken Sie dann in dem Fenster Abrechnungs-Details auf den Button "Export PDF" bzw. "Export CSV". Ob die exportierte Datei direkt in einem anderen Programm geöffnet oder gespeichert wird, hängt von Ihren Browser-Einstellungen ab.

(E) 6. Einstellungen

Durch das Anklicken des Zahnrades oben rechts öffnet sich die Seite Einstellungen. Diese unterscheidet sich je nach Rolle des Benutzers. Für den Erfasser stehen die Seiten Benutzerdaten, Passwort und Datenerfassung zur Auswahl.

(E) 6.1 Benutzerdaten

Auf dieser Seite kann ein Benutzer in der Rolle Erfasser seine bei Belegmeister hinterlegten Kontaktdaten einsehen. Dazu zählen die Anrede, der Vor- und Nachname, die Firma, E-Mail und Telefonnummer.

(E) 6.2 Passwort

Auf dieser Seite kann ein Benutzer in der Rolle Erfasser sein Passwort ändern. Die Länge des Passwortes beträgt mindestens 7 Zeichen. Es muss sowohl Buchstaben als auch Zahlen enthalten.

(E) 6.3 Datenerfassung

Auf dieser Seite kann ein Benutzer in der Rolle Erfasser unter Essen und Getränke die Standard-Kostenart festlegen, welche die automatische Belegerkennung für seine Abrechnungspositionen verwendet, die aus Belegen für Essen oder Getränke erzeugt werden (z.B. von Restaurants oder Lieferdiensten).

(E) 7. Hilfe

Durch das Anklicken der Schaltfläche Hilfe öffnet sich für den Erfasser ein Menü, in dem Ihnen die Version Ihrer Belegmeister App angezeigt wird.

Darüber hinaus können Sie die folgenden Unterpunkte anklicken:

• Übersichts-Tour (Startet eine digitale Tour durch die gesamte Belegmeister-App)
• Tour zu dieser Seite (Startet eine digitale Tour durch die selektierte Seite)
• Anleitung (Öffnet einen Tab mit der Anleitung der Belegmeister-App und den FAQs)
• Impressum (Öffnet einen Tab mit den Angaben zum Impressum)
• AGB und Datenschutzerklärung (Öffnet einen Tab mit den AGBs und der Datenschutzerklärung)

(E) 8. Benachrichtigungen

Durch das Anklicken der Schaltfläche Benachrichtigungen erscheint für den Erfasser eine Anzeige der letzten drei Benutzeraktionen innerhalb des Logins, welche Sie durchgeführt haben (z.B. „Beleg hochgeladen“).

PRÜFER

(P) 1. Seiten für Prüfer, Steuerberater / externe Prüfer

Die Funktionen für Prüfer stehen in der Management-Ansicht zur Verfügung. Der Wechsel zwischen Erfasser-Ansicht und Management-Ansicht erfolgt im Benutzermenü oben rechts. Zum Anzeigen des Benutzermenüs klicken Sie auf den blauen Pfeil. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen Ihr Benutzername, der Name Ihrer Firma und die Ihnen zugeordneten Rollen anzeigt werden. Sind Ihnen mehrere Rollen zugeordnet, können Sie durch einen Klick auf "Zur Erfassung" bzw. auf "Zur Management-Ansicht" zwischen den Rollen wechseln.

Steuerberater / externe Prüfer

Wenn oben rechts "Ext. Prüfung von" angezeigt wird, haben Sie einen Zugang für Steuerberater / externe Prüfer. In Ihrem externen Prüfzugang wird Ihnen angezeigt, welches Unternehmen Sie gerade bearbeiten. Sind Sie für mehrere Unternernehmen als externer Prüfer eingetragen, können Sie über das Benutzermenü oben rechts zwischen den Unternehmen wechseln. Klicken Sie dazu auf den blauen Pfeil und selektieren Sie im angezeigten Menü das gewünschte Unternehmen.

Seiten für Prüfer, externe Prüfer und Steuerberater

Für Prüfer stehen die Seiten

• Abrechnungen und
• Benutzer zur Auswahl.

Oben rechts neben dem Benutzermenü befinden sich die Seiten bzw. Menüs

• Einstellungen
• Hilfe
• Benachrichtigungen
• Benutzermenü / Logout

Der Aufbau und die Funktionen der jeweiligen Seiten bzw. Menüs werden in den nachfolgenden Kapiteln erläutert. Klicken Sie auf das jeweilige Wort, um in das betreffende Kapitel der Anleitung zu wechseln.

(P) 2. Abrechnungen

Auf der Seite Abrechnungen erfolgt die Prüfung, Korrektur und Freigabe der Abrechnungen durch den Prüfer.

Dem Erfasser steht die Seite Abrechnungen in der Erfasser-Ansicht ebenfalls zur Verfügung. Allerdings in einer unterschiedlichen Funktion: Der Erfasser erstellt auf dieser Seite seine Abrechnungen und reicht sie zur Freigabe ein.

(P) 2.1 Filtern und Sortieren

Auf der Seite Abrechnungen stehen verschiedene Filter und Sortierungen zur Auswahl.

Datum-Filter

Es werden nur Abrechungen für den angegebenen Zeitraum angezeigt. Um den Zeitraum zu ändern, geben Sie entweder über die Kalenderfunktion die gewünschten Daten ein oder selektieren Sie einen unserer Vorschläge unter "Zeitraum".

Der Zeitraum bezieht sich auf den Abrechnungszeitraum, nicht auf das Datum des Einreichens. Das Datum, an dem die Abrechnung eingereicht worden ist, finden Sie in der Spalte "Eingereicht".

Status-Filter

Mit dem Status-Filter lässt sich die Anzeige der Abrechnungen auf bestimmte Zustände einschränken. Eine Abrechnung kann sich im Status

Eingereicht

,

Abgelehnt

oder

Freigegeben

befinden. In diesem Filter können 2 Status kombiniert werden.

Einreicher-Filter

Mit dem Einreicher-Filter können Sie einzelne Mitarbeiter auswählen, deren Abrechnungen Sie sich anzeigen lassen wollen.

Sie können ebenfalls auf alle Mitarbeiter filtern, für die Sie als Prüfer eingetragen sind. Es ist möglich, dass Ihnen die Abrechnungen aller Benutzer angezeigt werden. Auch die von den Benutzern, für die Sie nicht Prüfer sind. Diese Einstellung können Administratoren in den Benutzer-Details vornehmen. Wenn Sie die Abrechnungen aller Benutzer sehen können, können Sie sich mit Hilfe des Einreicher-Filters nur die Benutzer anzeigen lassen, für die Sie als Prüfer eingetragen sind.

Meine Aktionen

Mit dem Aktionen-Filter können Sie sich alle Abrechnungen anzeigen lassen, die von Ihnen noch zu prüfen sind. Des weiteren können Sie sich alle Abrechnungen anzeigen lassen, die von Ihnen bereits geprüft wurden.

Pfeile im Tabellenkopf

Mit den Pfeilen im Tabellenkopf kann die Liste aufsteigend bzw. absteigend für die jeweilige Spalte sortiert werden.

(P) 2.2 Abrechungen prüfen

Um eine Abrechung zu prüfen, klicken Sie auf der Seite Abrechnungen am Zeilenanfang auf das Symbol Abrechnung ansehen .

Es öffnet sich ein Fenster mit den Abrechnungs-Details. Wenn Sie in den Abrechnungs-Details mit der Maus über eine einzelne Abrechungsposition fahren, erscheint am Zeilenanfang das Symbol Positiondetails . Klicken Sie dieses an, wenn Sie weitere Details zur Abrechnungsposition einsehen möchten.

Über das Plus in dem Fenster Abrechnungs-Details können Sie ein Fenster zur Anlage einer neuen Abrechnungsposition öffnen. Das Ausfüllen des Fensters ist hier beschrieben.

Eine Historie über durchgeführte Änderungen ist über die Schaltfläche oben rechts einsehbar. In der Historie werden alle Änderungen durch den Prüfer an einer Abrechnung erfasst. Die Historie kann vom Prüfer und auch vom Erfasser eingesehen werden.

Bei Bedarf kann der Prüfer sich bequem durch die Positionen einer Abrechnung blättern. Durch einen Klick auf „Speichern und weiter“ werden Änderungen übernommen und nahtlos die nächste Position angezeigt. Wenn Sie gezielt einzelne Abrechnungspositionen bearbeiten und dann zur Liste zurückkehren möchte, wählen Sie „Speichern und schließen“ aus. Klicken Sie auf Löschen, wenn Sie die Abrechungsposition löschen möchten. In diesem Fall wird die Abrechnungsposition ohne weitere Information gelöscht und ist dann auch beim Erfasser nicht mehr sichtbar. Klicken Sie auf Abbrechen, wenn Sie nichts verändern möchten.

Steuerschlüssel für innergemeinschaftlichen Erwerb

Belegmeister bildet beim DATEV-Export für die Buchungssätze automatisch aus der Mehrwertsteuer der Abrechnungspositionen die Steuerschlüssel 9 (Vorsteuer 19%), bzw. 8 (Vorsteuer 7%). Falls diese Steuerschlüssel einmal nicht passen (z.B. im Reverse-Charge-Verfahren), kann der Prüfer einzelnen Abrechnungspositionen andere Steuerschlüssel zuweisen. Hier mehr erfahren.

(P) 2.3 Freigeben oder Ablehnen

Um eine Abrechung freizugeben oder abzulehnen, klicken Sie auf der Seite Abrechnungen am Zeilenanfang auf das Symbol Abrechnung ansehen . In den Abrechnungs-Details können Sie unten rechts die eingereichte Abrechung freigeben oder ablehnen.

Wenn Sie die Abrechung ablehnen, erscheint ein Fenster, in dem Sie eine Begründung oder Bemerkung zu Ihrer Ablehnung vermerken müssen. Diese wird dem Erfasser in der Detailansicht der Abrechnung angezeigt. Der Erfasser bekommt darüber hinaus eine E-Mail als Information über seine abgelehnte Abrechnung.

Bei einer Freigabe ist die Bemerkung optional und muss nicht gefüllt werden. Eine erteilte Freigabe lässt sich nicht mehr rückgängig machen, auch nicht durch einen Prüfer oder Administrator. Freigegebene Abrechnungen sind in Belegmeister unveränderlich revisionssicher archiviert im Sinne der GoBD (Mehr zum Thema "revisionssichere Archivierung" erfahren) .

(P) 2.4 Abrechnungen exportieren

Abrechungen können in der Management-Ansicht auf der Seite „Abrechnungen“ exportiert werden. Zur Verfügung stehen die Export-Formate DATEV ohne Belege, DATEV mit Belegen, PDF und CSV. Der Export ist nur für freigegebene Abrechnungen möglich.

Um eine einzelne Abrechnung zu exportieren, klicken Sie auf das Symbol Abrechnungsdetails am Zeilenanfang . Klicken Sie dann in dem Fenster Abrechnungs-Details auf den Export-Button. Wählen Sie das gewünschte Export-Dateiformat aus.

Einen Sammelexport mehrerer Abrechnungen können Sie in den Formaten PDF, DATEV ohne Belege oder DATEV mit Belegen durchführen. Selektieren Sie dazu in der tabellarischen Übersicht auf der Seite "Abrechnungen" über die Kästchen ganz links die Abrechnungen, welche Sie exportieren wollen. Anschließend wählen Sie unter "Selektierte Abrechnungen" das gewünschte Export-Format aus. Sie können ausschließlich freigegebene Abrechnungen selektieren und exportieren.

Im DATEV-Buchhaltungsexport erfolgt eine 70/30-Aufteilung von Bewirtungsausgaben für externe Gäste.

Ob die exportierte Datei direkt in einem anderen Programm geöffnet oder gespeichert wird, hängt von Ihren Browser-Einstellungen ab.

Den Erfassern stehen Exporte im CSV und PDF-Format zur Verfügung. Diese sind ausschließlich für die Unterlagen des Erfassers und nicht zur Weiterleitung gedacht. Die Weiterleitung der Spesen- und Reisekostenabrechnungen an die Buchhaltung erfolgt ausschließlich durch die Prüfer. Eine Erläuterung zum Import der aus den Abrechnungen automatisch generierten Buchungssätze sowie der Belege in DATEV finden Sie hier.

(P) 3. Benutzer

Die Seite Benutzer steht nur in der Management-Ansicht zu Verfügung.

• Prüfer bekommen die Benutzer angezeigt, denen sie als Prüfer zugeordnet sind.
• Administratoren bekommen alle für den Unternehmenszugang angelegten Benutzer angezeigt.

Zum Bearbeiten von Benutzern werden Administrator-Rechte benötigt. Erläuterungen zur Bearbeitung mit Administratorrechten siehe hier.

(P) 4. Einstellungen

Durch das Anklicken des Zahnrades oben rechts öffnet sich die Seite Einstellungen. Diese führt je nach Rolle des Benutzers zu folgenden Seiten:

• Unternehmen für Prüfer in der Management-Ansicht, Steuerberater / externe Prüfer
• Kontierung für Steuerberater / externe Prüfer

(P) 4.1 Unternehmen

Auf der Seite Unternehmen kann der Prüfer in der Management-Ansicht die Vertragspartnerdaten einsehen. Zum Bearbeiten werden Administrator-Rechte benötigt.

(P) 5. Hilfe

Durch das Anklicken der Schaltfläche Hilfe öffnet sich für den Prüfer ein Menü mit folgenden Unterpunkten:

• Anleitung (Öffnet einen Tab mit der Anleitung der Belegmeister-App und den FAQs)
• Impressum (Öffnet einen Tab mit den Angaben zum Impressum)
• AGB und Datenschutzerklärung (Öffnet einen Tab mit den AGBs und der Datenschutzerklärung)

(P) 6. Benachrichtigungen

Durch das Anklicken der Schaltfläche Benachrichtigungen erscheint eine Anzeige der letzten drei Benutzeraktionen innerhalb des Logins, welche Sie durchgeführt haben.

ADMINISTRATOR

(A) 1. Seiten für Administratoren

Für Benutzer in der Management-Ansicht mit der Rolle Administrator stehen die Seiten Abrechnungen und Benutzer zur Auswahl. Oben rechts befinden sich die Seiten bzw. Menüs

• Einstellungen
• Benutzermenü / Logout

Der Aufbau und die Funktionen der jeweiligen Seiten und Menüs werden in den nachfolgenden Kapiteln erläutert. Klicken Sie auf das jeweilige Wort, um in das betreffende Kapitel der Anleitung zu wechseln.

(A) 2. Abrechnungen

Die Seite Abrechnungen steht für Benutzer in der Rolle Erfasser und in der Management-Ansicht den Rollen Prüfer und Administrator mit unterschiedlichen Funktionen zur Verfügung. Während der Erfasser hier seine Abrechnungen erstellt und zur Freigabe einreicht, erfolgt in der Management-Ansicht die Prüfung, Korrektur und Freigabe der Abrechnungen. Für weitere Erklärungen siehe Rolle Prüfer.

(A) 3. Benutzer

Die Seite Benutzer steht nur in der Management-Ansicht zu Verfügung.

• Prüfer bekommen die Benutzer angezeigt, denen sie als Prüfer zugeordnet sind.
• Administratoren bekommen alle für den Unternehmenszugang angelegten Benutzer angezeigt.

Zum Bearbeiten von Benutzern werden Administrator-Rechte benötigt.

Mit den Pfeilen im Tabellenkopf kann die Liste aufsteigend bzw. absteigend sortiert werden.

neuen Benutzer anlegen

Klicken Sie auf das Plus unten rechts. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Daten des neuen Nutzers eingeben können. Es müssen mindestens der Nachname und die E-Mailadresse angegeben sein, um durch einen Klick auf Speichern einen neuen Nutzer anzulegen. An den angelegten Nutzer wird sofort eine E-Mail mit den Zugangsdaten versendet.

Beim Speichern werden Sie auf die mit der Anlage verbundenen Kosten für den Nutzer hingewiesen.

Import von Benutzerlisten

Für die Anlage einer großen Anzahl von Benutzern bieten wir das automatische Einlesen von Benutzerlisten an. Wenden Sie sich diesbezüglich gern an den Belegmeister-Support.

Anzeigen der Benutzer-Details

Klicken Sie auf das Icon bearbeiten am Zeilenanfang. Es werden Ihnen dann die persönlichen Daten, Buchhaltungsdetails, Rollen und Prüfbeziehungen und Angaben zur Nutzung und Bezahlung des jeweiligen Benutzers angezeigt. Administratoren können den Benutzer hier auch löschen.

Buchhaltungsdetails

Sie können für jeden Nutzer folgende Buchhaltungsdetails festlegen:

• Beschäftigungsart (Arbeitnehmer oder Unternehmen. Für die 2 Beschäftigungsarten können unter Einstellungen - Kontierung verschiedene Kontenrahmen hinterlegt werden.),
• Gegenkonto bei Bezahlung durch den Erfasser,
• Gegenkonto bei Bezahlung durch das Unternehmen (Wenn für alle Nutzer dieselbe Kontonummer bei Bezahlung durch das Unternehmen gilt, kann diese unter Einstellungen - Kontierung hinterlegt werden. Ein Eintrag in den Benutzer-Details ist dann nicht notwendig.),
• Standard-Kostenstelle und Standard-Kostenträger (Die Werte werden in den Buchhaltungsexporten verwendet. Wenn Sie es wünschen, schaltet unser Support zusätzlich eine Eingabemöglichkeit für Kostenstellen pro Abrechnungsposition für Sie frei. Die dort ausgewählten Kostenstellen bzw. Kostenträger haben Vorrang vor denen, die für den Nutzer als Standard-Wert hinterlegt sind. Ein Beleg lässt sich dann auch auf zwei Kostenstellen aufteilen.)

Nutzung und Bezahlung

Administratoren haben die Möglichkeit den Benutzerstatus aktiv oder inaktiv einzustellen. Ist ein Nutzer innerhalb eines gesamten Abrechnungszeitraumes inaktiv gestellt, wird er nicht in Rechnung gestellt. So lassen sich längere Abwesenheiten oder Nicht-Reisezeiten von Nutzern berücksichtigen.

Rollen und Prüfbeziehungen

Ein neuer Nutzer erhält automatisch die Rolle Erfasser. Soll er darüber hinaus auch die Rolle Prüfer bzw. Administrator erhalten, klicken Sie in die entsprechenden Kästchen an. Es ist nicht möglich, einem Nutzer ausschließlich die Rolle Administrator zuzuweisen. Ein Administrator hat immer auch die Rollen Erfasser und Prüfer.

Einem Nutzer lassen sich ein oder mehrere andere Nutzer als Prüfer zuweisen. Es sind einstufige und mehrstufige Prüfprozesse möglich.

(A) 3.1 Mehrstufige Prüfung

In Belegmeister können Sie einen mehrstufigen Prüfprozeß einrichten. Bis zu 3 Stufen sind möglich. Festgelegt werden die Prüfbeziehungen in der Management-Ansicht auf der Seite Benutzer. Klicken Sie am Zeilenanfang auf den Stift, um die Benutzer-Details zu öffnen. Die Prüfbeziehungen legen Sie in den Benutzer-Details auf der rechten Seite unter "Rollen und Prüfbeziehungen" fest.

Prüfer von: Diese Auswahl lässt sich für alle Nutzer mit der Rolle Prüfer öffnen. Hier wird festgelegt, wessen Abrechnungen der Prüfer prüfen soll.

Wird geprüft von: Diese Auswahl lässt sich für alle Nutzer öffnen. Hier wird festgelegt, von welchem Prüfer die eingereichten Abrechnungen des Erfassers geprüft werden sollen.

Um Benutzer zwischen den Listen hin und her zu schieben, markieren Sie den gewünschten Listeneintrag mit einem Mausklick und klicken Sie dann auf den passenden Pfeil in der Mitte zwischen den Listen.

Der Prüfprozess kann in bis zu drei Stufen unterteilt werden. Die Stufe, auf der ein Prüfer zugewiesen ist, legen Sie am rechten Rand der jeweils rechten Liste fest.

Es können mehrere Prüfer konkurrierend auf einer Stufe eingestellt sein. In diesem Fall gibt der Prüfer, welcher die Abrechnung als erstes freigibt, sie für diese Prüfstufe frei. Weitere Prüfer auf derselben Stufe müssen die Abrechnung dann nicht mehr prüfen. In der Praxis wird dies genutzt, wenn mehrere Buchhaltungskollegen für die Prüfung der Reisekostenabrechnungen zuständig sind.

Für den Prüfprozeß gilt:

• Auf jeder Stufe, die eine Abrechnung durchläuft, muss ein Prüfer sie freigeben. Sobald eine Abrechnung auf einer Stufe freigegeben wurde, wird sie den Prüfern auf der nächsthöheren Stufe zur Prüfung angezeigt.
• Sind mehrere Prüfer auf einer Stufe konkurrierend eingestellt, muss nur einer der Prüfer für diese Stufe die Abrechnung freigeben.
• Wenn es nach der Freigabe auf einer Stufe keine Prüfer auf einer höheren Stufe mehr gibt, dann ist die Abrechnung final freigegeben. Es können also auch nur eine Prüfstufe oder 2 Prüfstufen angelegt werden. Es müssen nicht drei sein.
• Wenn ein Prüfer auf einer Prüfstufe die Abrechnung ablehnt, wird sie dem Erfasser zur Nachbearbeitung angezeigt. Wenn der Erfasser die Abrechnung erneut einreicht, durchläuft sie erneut den kompletten Prüfprozeß.
• Nutzer mit einem Belegmeister-Zugang als Steuerberater/externer Prüfer können in jeder Prüfstufe als Prüfer eingestellt werden.
• Die finale Freigabe einer Abrechnung lässt sich nicht rückgängig machen. Eine final freigegebene Abrechnung ist festgeschrieben im Sinne der GoBD. Sie kann nicht mehr bearbeitet werden.

Beispiel für einen zweistufigen Prüfprozeß

Der Erfasser Otto Normalreisender hat eine Teamleiterin, Lieschen Müller, und einen stellvertretenden Teamleiter, Max Mustermann. Eine Abrechnung von Otto Normalreisender muss entweder durch die Teamleiterin Müller oder durch den stellvertretenden Teamleiter Mustermann freigegeben werden. Teamleiterin Müller bzw. stellvertretender Teamleiter Mustermann bestätigen die Abrechnung inhaltlich, z.B. ob der Erfasser Normalreisender erster Klasse reisen durfte.

Nachdem einer der beiden Teamleiter die Abrechnung geprüft hat, soll sie durch den Buchhalter Rudi Rechenberg geprüft werden, z.B. auf falsch erfasste Mehrwertsteuer oder Zahlendreher.

In diesem Fall würden die Prüfbeziehungen von Erfasser Otto Normalreisender wie folgt aussehen:

Teamleiterin Müller und stellvertretender Teamleiter Mustermann prüfen beide auf Stufe 1. Buchhalter Rechenberg prüft auf Stufe 2. Auf Stude 3 prüft niemand. Die Abrechnung ist final freigegeben, sobald Buchhalter Rechenberg sie freigegeben hat.

(A) 4. Einstellungen

Durch das Anklicken des Zahnrades oben rechts öffnet sich die Seite Einstellungen. Diese unterscheidet sich je nach Rolle des Benutzers. Für den Administrator stehen in der Management-Ansicht die Seiten Unternehmen, Bezahlung, Datenerfassung, Kontierung, Betriebsprüfung und Steuerberater / externe Prüfer zur Auswahl.

(A) 4.1 Unternehmen

Auf der Seite Unternehmen kann ein Administrator die Unternehmensdaten ändern. Sobald Sie auf dieser Seite Änderungen vornehmen, wird Ihnen unten rechts ein Upload-Button eingeblendet. Klicken Sie auf den Button, um die Änderungen zu speichern. Sollten Sie das Speichern vergessen, werden Sie automatisch beim Verlassen der Seite gefragt, ob die Ihre Änderungen beibehalten wollen.

(A) 4.2 Bezahlung

Auf der Seite Bezahlung kann ein Administrator den aktuellen Abrechnungszeitraum, die Anzahl der aktiven Nutzer und die Anzahl der zusätzlich im Abrechnungszeitraum verbrauchten Scans einsehen. Des Weiteren sind hier die Links zu den Geschäftsbedingungen der Belegmeister GmbH, Hinweise zur Archivierung von Belegen und die Belegmeister Zahlungsdaten hinterlegt.

(A) 4.3 Datenerfassung

Auf der Seite Datenerfassung kann in der Management-Ansicht mit der Rolle Administrator eine allgemeine Konfiguration der Datenerfassung für alle Nutzer vorgenommen werden.

In dem Listenfeld kann als Standard-Bezahler pro Abrechnungsposition der Erfasser oder das Unternehmen festgelegt werden. Sie unterscheiden dadurch die Positionen, die der Erfasser bezahlt hat (z.B. bar) und die erstattungsfähig sind, von Positionen, die das Unternehmen bereits bezahlt hat (z.B. per Firmenkredikarte) und die nicht erstattungsfähig sind. Die gewählte Variante wird immer für die Abrechnungspositionen verwendet, die von der automatischen Belegerkennung erzeugt werden. Wenn die Erfasser Belege manuell anlegen, ist als Standard-Bezahler immer der Erfasser vorbelegt.

Wenn Sie den Standard-Bezahler verändern, erscheint unten rechts ein Upload-Button mit dem Sie die Änderungen bestätigen können.

(A) 4.4 Kontierung

Auf der Seite Kontierung kann ein Administrator die Gegenkonten-Zuordnung für die Kostenarten zur automatischen Erstellung der Buchungssätze, das Unternehmens-Konto sowie Zusatzinformationen für die DATEV-Buchhaltungsexporte festlegen.

Unternehmens-Konto

Hier können Administratoren festlegen, ob es bei der Bezahlung durch das Unternehmen ein Konto für alle Erfasser oder unterschiedliche Konten je Erfasser gibt. Sollten Sie mehrere Konten bei Bezahlung durch Unternehmen verwenden (z.B. verschiedene Firmenkreditkarten im Einsatz haben), entfernen Sie den Haken bei „Bei Bezahlung durch Unternehmen dasselbe Konto für alle Erfasser verwenden.“. Dann können Sie auf der Seite „Benutzer“ in den Benutzerdetails unter „Konto bei Bezahlung durch Unternehmen“ ein individuelles Konto pro Erfasser hinterlegen.

Gegenkonten-Zuordnung

Wir haben in Belegmeister die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 für Sie hinterlegt. Sie können alle Konteneinträge individuell überschreiben. Dadurch lassen sich auch alle anderen Kontenrahmen abbilden.

Unter der Liste der Kostenarten-Konto-Zuordnung befinden sich Eingabefelder, um einen Kontozuordnungsvorschlag für den Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 zu laden.

Über die Schaltfläche "ZUR INFO: BEDEUTUNG DIESES KONTOS IN KONTORAHMEN..." können Sie sich die Bedeutung der Gegenkonten anzeigen lassen.

Über die Schaltfläche "für Einreicher vom Typ..." können Sie Kontenrahmen für Arbeitnehmer und Unternehmer unterscheiden.

Sobald Sie auf dieser Seite Änderungen vornehmen, wird Ihnen unten rechts ein Upload-Button eingeblendet. Klicken Sie auf den Button, um die Änderungen zu speichern. Sollten Sie das Speichern vergessen, werden Sie automatisch beim Verlassen der Seite Kontierung gefragt, ob die Ihre Änderungen beibehalten wollen.

Sollten die in Belegmeister hinterlegten Kostenarten nicht die Ausgabenstruktur Ihres Unternehmens abbilden, haben Sie die Möglichkeit eigene Kostenarten zu definieren. Wie das geht, ist in unseren FAQs beschrieben.

DATEV-Einstellungen

Damit Ihre Daten im DATEV Ihrem Unternehmenskonto zugeordnet werden können, tragen Sie bitte Ihre Beraternummer, Mandantennummer, den Wirtschaftsjahresbeginn und die Sachkontennummernlänge ein.

Im DATEV-Export können 20 Zusatzfelder mit in die Buchhaltung übergeben werden. Dazu zählen z.B. der Name und die Personalnummer des Erfassers. Die vollständige Liste und Konfiguration der Zusatzfelder finden Sie in der Webanwendung in den Einstellungen unter "Kontierung" -> "DATEV-Einstellungen" (ganz unten). Hier können Sie auswählen, welche Informationen aus den Belegmeister-Abrechnungspositionen in welche DATEV-Zusatzfelder exportiert werden. Wählen Sie dazu die entsprechende Ziffer von 1 bis 20 aus dem Listenfeld hinter der gewünschten Information aus. Eine Mehrfachzuweisung ist nicht möglich. Sie wird von Belegmeister automatisch erkannt und durch die Fehlermeldung "Mehrfachzuweisung nicht möglich." vor dem Speichern der Auswahl gekennzeichnet.

Änderungen speichern

Sobald Sie auf dieser Seite Änderungen vornehmen, wird Ihnen unten rechts ein Upload-Button eingeblendet. Klicken Sie auf den Button, um die Änderungen zu speichern. Sollten Sie das Speichern vergessen, werden Sie automatisch beim Verlassen der Seite Kontierung gefragt, ob die Ihre Änderungen beibehalten wollen.

(A) 4.5 Betriebsprüfung

Auf dieser Seite können Administratoren einen kostenfreien Zugang für einen Betriebsprüfer anlegen. Die Seite enthält ebenfalls eine Übersicht über bereits angelegte Betriebsprüferzugänge.

(A) 4.6 Steuerberater / externe Prüfer

Auf dieser Seite können Administratoren kostenfreie Zugänge für einen Steuerberater oder externen Prüfer anlegen. Die Seite enthält ebenfalls eine Übersicht über bereits angelegte Zugänge.

Für die Anlage sind der Vor- und Nachname und die E-Mailadresse des Steuerberaters / externen Prüfers nötig. Sobald der Administrator auf "Anlegen" geklickt hat, wird dem Steuerberater / externen Prüfer eine E-Mail mit Belegmeister-Zugangsdaten gesendet. Wenn er von mehreren Firmen Zugangsdaten erhält, werden beide Unternehmen in einem Belegmeister-Zugang verbunden. Der Wechsel zwischen den Unternehmen erfolgt über das Benutzermenü oben rechts.

Was kann der Steuerberater / externe Prüfer?

• Buchhaltungsrelevante Einstellungen vornehmen (z.B. Gegenkonto-Zuordnung).
• DATEV-Exporte der freigegebenen Abrechnungen erstellen.
• DATEV-Export-Einstellungen bearbeiten (z.B. Daten, die ihm in den Zusatzfeldern des DATEV-Exportes übermittelt werden).
• Abrechnungen prüfen, korrigieren, ablehnen und freigeben (siehe auch mehrstufiger Prüfprozess).

Was kann der Steuerberater / externe Prüfer nicht?

• Spesen und Reisekosten erfassen.
• Abrechnungen erstellen und einreichen.

Einen Zugang für Steuerberater / externe Prüfer gibt es ausschließlich in der Webanwendung.