Belegmeister-Anleitung

Funktionen für Unternehmen und Einzelnutzer

Die Einzelnutzerversion von Belegmeister richtet sich an alle Solo-Selbständigen, die (nur) ihre eigenen Reisekosten und/oder Spesen erfassen möchten. Sie können

• ihre Reisen erfassen,
• Belege mit unserer automatischen Belegerkennung einscannen,
• Pauschalen berechnen lassen und
• schlussendlich ihre so erstellte Reisekosten- und Spesen-Abrechnung exportieren, um sie z.B. dem Steuerberater weiterzuleiten oder zu archivieren.

Dementsprechend stehen in der Webanwendung der Einzelnutzerversion die Seiten Reisen, Belege und Reisekosten zur Verfügung:

Die Unternehmensversion von Belegmeister richtet sich an alle deutschen kleinen und mitteständischen Unternehmen mit mindestens einem Reisenden und mindestens einer Person, die Reisekostenabrechnungen entgegennimmt.

Sie bietet alle Funktionen der Einzelnutzer-Version; zusätzlich kann der Erfasser seine Abrechnung direkt in Belegmeister an einen oder mehrere Prüfer einsenden. Prüfer können Abrechnungen entweder freigeben, exportieren und an die Buchhaltung weiterleiten (ob beim Steuerberater oder im Haus) oder zurückweisen. Der Einreicher kann in diesem Fall die zurückgewiesene Abrechnung nachbearbeiten und erneut einreichen.

Dementsprechend steht in der Webanwendung der Unternehmensversion zusätzlich die Seite Abrechnungen zu Verfügung:

Dies sind die Haupt-Prozesse in beiden Versionen auf einen Blick:

Natürlich gibt es in beiden Versionen noch viele weitere nützliche Funktionen zu entdecken, zum Beispiel die automatische Kontierung, die automatische Berechnung von Verpflegungspauschalen oder den Steuerberater-Zugang in der Unternehmensversion.

Zugriff per Handy-App oder Webanwendung

Reisende/Einreicher können ihre Belege und sonstigen Abrechnungsdaten mit der Handy-App am Smartphone oder mit der Webanwendung an ihrem Computer im Browser erfassen. Dies gilt sowohl für Einzelnutzer- als auch für Einreicher in der Unternehmensversion. Die Handy-App und die Webanwendung bieten den gleichen Funktionsumfang, wobei die Webanwendung am großen Bildschirm naturgemäß an der einen oder anderen Stelle komfortabler zu bedienen ist.

Für Prüfer und Administratoren in der Unternehmensversion gibt es außerdem die Management-Ansicht, in der sie Abrechnungen prüfen und freigeben sowie Benutzer- und Unternehmensdaten pflegen können. Die Management-Ansicht ist derzeit nur in der Webanwendung verfügbar.

Benutzung der Anleitung

Diese Anleitung ist unterteilt in die “Dimensionen” Einzelnutzerversion und Unternehmensversion sowie Webanwendung und Handy-App. Zu jeder dieser Kombinationen gibt es einen Abschnitt mit häufig gestellten Fragen (“FAQ” für “frequently asked questions”) und eine detaillierte Anleitung, welche die jeweilige Benutzeroberfläche vollständig erklärt. Daraus ergeben sich diese Abschnitte:

	Einzelnutzerversion	Unternehmensversion
FAQ	Webanwendung Handy-App	Webanwendung Handy-App
Anleitung	Webanwendung Handy-App	Webanwendung Handy-App