Anleitung Belegmeister Einzelnutzerversion (Handy-App)

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die Funktionalitäten der Einzelnutzerversion der Belegmeister Handy-App. Werfen Sie auch einen Blick auf die Seite „Fragen und Antworten (Handy-App)“, dort werden einzelne Vorgänge, z.B. das Anlegen einer neuen Reise samt Reisekosten, schrittweise beschrieben.

1. Login

Um sich einzuloggen geben Sie bitte Ihre E-Mailadresse und Ihr Passwort ein und tippen auf "Anmelden".



Sollten Sie einmal Ihr Passwort vergessen haben, tippen Sie auf "Passwort vergessen?". Geben Sie im daraufhin angezeigten Feld Ihre E-Mailadresse ein und tippen auf "Absenden". Wenn Sie mit der eingegebenen E-Mail-Adresse bei Belegmeister registriert sind, wird ein Link zur Eingabe eines neuen Passworts an diese Adresse versendet.

2. Menüpunkte der Belegmeister-App

Nach dem Login erscheinen die folgenden sechs Kacheln



Durch das Tippen auf die drei Striche oben links oder Wischen nach rechts öffnet sich eine Auswahl mit den folgenden Menüpunkten:

Diese Auswahl ist aus jedem Menüpunkt der App heraus durch das Tippen auf die drei Striche oben links oder Wischen nach rechts erreichbar. Sie haben darüber jederzeit die Möglichkeit zwischen den Menüpunktenzu wechseln.



Der Aufbau und die Funktionen der jeweiligen Menüpunkte und Schaltflächen werden in den nachfolgenden Kapiteln erläutert. Tippen Sie auf das jeweilige Wort, um in das betreffende Kapitel der Anleitung zu wechseln.

3. Belege

Abrechnungspositionen werden durch einen Beleg (z.B. eine Rechnung oder ein ÖPNV-Ticket) nachgewiesen. In diesem Menüpunkt werden Ihnen die bereits hochgeladenen Belege angezeigt. Des weiteren können Sie Belege hochladen und automatisch zu Abrechnungspositionen verarbeiten lassen. Durch Tippen auf das Beleg-Bild öffnen sich die Beleg-Details.



Innerhalb der bereits hochgeladenen Belege können Sie eine zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Belege vornehmen. Durch das Tippen auf das Filtersymbol oben links öffnet sich ein Fenster mit einem Datumsfilter. Wählen Sie zunächst aus, ob Sie nach dem Uploaddatum oder dem Belegdatum filtern möchten. Geben Sie danach entweder den gewünschten Zeitraum ein oder wählen Sie "Letzter Monat", "Dieser Monat" oder "Heute" aus. Tippen Sie auf OK, um Ihre Auswahl zu bestätigen und die Liste zu aktualisieren.

3.1. Hochladen eines neuen Beleges

Um einen neuen Beleg hochzuladen haben Sie im Menüpunkt Belege 2 Möglichkeiten:

  1. Tippen Sie auf "Kamera" unten links, um einen neuen Beleg zu fotografieren.
  2. Tippen Sie auf "Galerie" unten rechts, um einen bereits fotografierten Beleg aus der Galerie zum Hochladen auszuwählen.

Belege (z.B. Hotelrechnung, Parkticket, Taxiquittung) können im Format JPEG, PNG oder PDF hochgeladen werden. Es ist notwendig, dass in jeder Datei nur ein Beleg enthalten ist. Mehrere Belege auf einem Foto oder mehrere Seiten in einem PDF können nicht automatisch gescannt werden.

Das Scannen des Beleges durch das System nach Abrechnungspositionen kann einige Minuten dauern. Der Belegstatus lautet dabei

Scan läuft
.

Wenn die Erkennung erfolgreich abgeschlossen ist, hat der Beleg den Status

Erkannt
.

3.2. Neuen Beleg fotografieren

Durch das Tippen auf den Button "Neuen Beleg fotografieren" im Startmenü öffnet sich die Kamera Ihres Handys. Sie können einen Beleg fotografieren und mit Tippen auf OK den Upload starten. Danach bekommen Sie folgende Auswahl angezeigt. Tippen Sie auf die gewünschte Option um fortzufahren.

3.3. Neuer Beleg aus Galerie

Über das Tippen auf den Button "Neuer Beleg aus Galerie" im Startmenü haben Sie die Möglichkeit bereits fotografierte Belege aus der Galerie oder Ihrer Dropbox hochzuladen.

3.4. Belegstatus

Anhand des Belegstatus erkennen Sie, in welchem Prozessschritt sich der Beleg aktuell befindet.

BelegstatusBedeutung
Scan läuft
Der Beleg wird derzeit nach Abrechnungspositionen gescannt.
Erkannt
Die automatische Erkennung hat Reisekosten oder sonstige Spesen auf dem Beleg gefunden. Es wurde mindestens eine Abrechnungsposition zum Beleg automatisch erzeugt. Sie können die Abrechnungsposition(en) des Belegs nun prüfen und bestätigen oder ggf. korrigieren.
Bearbeitet
Der Beleg wurde von Ihnen bearbeitet und gespeichert. Sie haben z.B. das Belegdatum geändert oder dem Beleg eine neue Abrechnungsposition hinzugefügt.
Bestätigt
Auch die beste automatische Erkennung kann leider keine hundertprozentig richtigen Ergebnisse garantieren. Deswegen ist es wichtig, dass Sie die Richtigkeit der Daten, die zu einem Beleg erfasst sind, vor der endgültigen Abrechnung prüfen und bestätigen. Der Belegstatus „bestätigt“ bedeutet, dass die Erfassung des Belegs endgültig abgeschlossen ist. Deswegen können Belege in diesem Status nicht mehr bearbeitet werden. Sollte Ihnen nach der Bestätigung doch noch ein Fehler auffallen, müssen Sie zunächst die Bestätigung wieder aufheben, bevor Sie den Beleg wieder bearbeiten können.
Nicht erkannt
Die automatische Erkennung konnte keine Reisekosten oder sonstigen Spesen auf dem Beleg finden.
Scan abgebrochen
Der Scan wurde von Ihnen abgebrochen.
Hochgeladen
Der Beleg wurde von Ihnen hochgeladen, aber noch nicht gescannt. Dies kann vorkommen, wenn Ihr Scan-Guthaben nicht mehr ausreicht oder wenn Sie in den Einstellungen unter „Scan-Guthaben“ das automatische Scannen von hochgeladenen Belegen ausgeschaltet haben.

3.5. Beleg-Detailansicht

Durch Tippen auf das Beleg-Bild öffnet sich die Beleg-Detailansicht. Die Beleg-Details können Sie sich in zwei Ansichten anzeigen lassen:

  • der Einzelposition-Ansicht (für Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition gehört)
  • der Listenansicht (für Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition oder mehrere Abrechnungspositionen gehören)

Um zwischen den beiden Ansichten zu wechseln, können Sie in der Beleg-Detailansicht das Häkchen bei "Listenansicht (für mehrere Abrechnungspositionen)" setzen oder entfernen.

Beim Scannen wird bei einem für mehrere Tage gültigen Beleg (z.B. Hotelrechnung) immer der erste Tag des Beleges als Belegdatum gewählt.

3.5.1. Beleg-Detailansicht – Einzelposition

Zum Anzeigen der Beleg-Detailansicht tippen Sie auf das Beleg-Bild.

Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition gehört, werden automatisch in dieser Ansicht geöffnet. Diese Einzelpositions-Ansicht ist generell nur möglich für Belege, zu denen nur eine einzelne Abrechnungsposition gehört. Dies trifft in der Praxis auf die meisten Belege zu (z.B. Taxiquittungen oder Bustickets). Alle Details der Abrechnungsposition zu dem Beleg sind in der Einzelpositions-Ansicht dargestellt und können bearbeitet werden.

  1. Durch Tippen auf den Pfeil oben links können Sie zur Liste der Bereits hochgeladenen Belege zurückkehren.
  2. Durch das Tippen auf den Button "Daten bestätigen" erhält der Beleg den Status bestätigt.
  3. Im Falle einer Nicht-Erkennung des Belegs lässt sich der Scan hier erneut starten.
  4. Umschalten zwischen Einzelposition- und Listenansicht
  5. Auswahl der Reise welcher der Beleg zugeordnet ist
0
0
0
0
0


Durch das Tippen auf den Button "Daten bestätigen" erhält der Beleg den Status

Bestätigt
. Diese Bestätigung dient als Markierung für bereits überprüfte Belege. Sie verändert keine inhaltlichen Belegdaten.

Sollte Ihnen nach der Bestätigung noch ein Fehler auffallen, so können Sie die Bestätigung wieder aufheben. Dies ist in der Beleg-Detailansicht über den Button "Bestät.aufheb." oben rechts direkt unter dem Status des Beleges möglich.

Wenn Sie Angaben in der Beleg-Detailansicht verändern, erscheint automatisch oben rechts eine Wolke durch die Sie die Änderungen bestätigen können. Durch das Tippen auf die Wolke ändert sich der Belegstatus zu

Bearbeitet
. Sollten Sie die Änderungen nicht durch das Tippen auf die Wolke bestätigt haben, werden Sie beim Verlassen der Detailansicht des Beleges gefragt, ob Sie die vorgenommenen Änderungen speichern möchten.

3.5.2. Beleg-Detailansicht – Positionsliste

Zum Anzeigen der Beleg-Detailansicht tippen Sie auf das Beleg-Bild.

Belege,zu denen mehrere Abrechnungspositionen gehören, werden automatisch in der Listenansicht geöffnet. Mehrere Abrechnungspositionen für einen Beleg können z.B. vorkommen, wenn auf einem Beleg Teilbeträge mit unterschiedlichen Mwst.-Sätzen vorkommen (z.B. Übernachtung/Frühstück im Hotel) oder wenn Sie einen Beleg auf mehrere Reisen aufteilen möchten. (weitere Beispiele siehe Was ist der Unterschied zwischen Beleg und Abrechnungsposition?)

  1. Durch Tippen auf den Pfeil oben links können Sie zur Liste der Bereits hochgeladenen Belege zurückkehren.
  2. Durch das Tippen auf den Button "Daten bestätigen" erhält der Beleg den Status bestätigt.
  3. Im Falle einer Nicht-Erkennung des Belegs lässt sich der Scan hier erneut starten.
  4. Das Entfernen des Häkchens zum Umschalten zwischen Einzelposition- und Listenansicht ist in dem Fall nicht möglich.
  5. Die Zuordnung zu einer Reise erfolgt durch das Tippen auf die in dem Beleg enthaltenen Abrechnungspositionen und der anschließenden Auswahl der Reise pro Abrechnungsposition.
  6. Neue Abrechnungsposition manuell hinzufügen
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0
0
0
0


Aus Platzgründen können in der Liste nicht alle Details der Abrechnungspositionen angezeigt werden. Durch Tippen auf eine Abrechnungsposition können daher zu jeder Position wieder die Detailansicht öffnen, die alle Positionsdaten enthält.

Wenn Sie Angaben in der Beleg-Detailansicht verändern, erscheint automatisch oben rechts eine Wolke durch die Sie die Änderungen bestätigen können. Durch das Tippen auf die Wolke ändert sich der Belegstatus zu

Bearbeitet
. Sollten Sie die Änderungen nicht durch das Tippen auf die Wolke bestätigt haben, werden Sie beim Verlassen der Detailansicht des Beleges gefragt, ob Sie die vorgenommenen Änderungen speichern möchten.

Durch das Tippen auf den Button "Daten bestätigen" erhält der Beleg den Status

Bestätigt
. Diese Bestätigung dient als Markierung für bereits überprüfte Belege. Sie verändert keine inhaltlichen Belegdaten.

Sollte Ihnen nach der Bestätigung noch ein Fehler auffallen, so können Sie die Bestätigung wieder aufheben. Dies ist in der Beleg-Detailansicht über den Button "Bestät.aufheb." oben rechts direkt unter dem Status des Beleges möglich.

4. Reisen

Zur besseren Übersicht über die Abrechnungspositionen empfiehlt es sich, diese in Reisen zusammenzufassen. In diesem Menüpunkt können Sie Reisen anlegen und verwalten. Durch das Antippen einer Reise öffnet sich die Detailansicht der Reise in der sich die einzelnen Angaben zur Reise bearbeiten lassen.

4.1. Anlegen einer neuen Reise

Tippen Sie zunächst auf das Plus unten rechts. Daraufhin öffnet sich ein Fenster zur Anlage einer neuen Reise. Geben Sie das Start- und Enddatum, die Start- und Endzeit die Bezeichnung der Reise sowie das Land ein. Optional können Sie das Ziel und eine Beschreibung hinzufügen.

Sollten Sie für den angegebenen Zeitraum Verpflegungspauschalen von Ihrem Arbeitgeber erhalten, lassen Sie das Häkchen bei "Tagespauschalen automatisch" gesetzt, sodass die Pauschalen automatisch berechnet und Ihrer Reisekostenabrechnung hinzugefügt werden.

Die Anwendung der Verpflegungspauschale ist von der Abwesenheit an einzelnen Kalendertagen abhängig. Die Pauschale für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise sowie für eintägige Reisen ab acht Stunden Abwesenheit beträgt in Deutschland derzeit 14 Euro. Bei ganztägiger Abwesenheit ist in Deutschland eine Pauschale von 28 Euro anwendbar.

Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, tippen Sie auf "Speichern" unten rechts, um Ihre Reise zu speichern.

5. Reisekosten

Eine Reisekostenabrechnung besteht aus Abrechnungspositionen. Im Menüpunkt Reisekosten werden Ihnen Ihre Abrechnungspositionen aufgelistet. Unter Positionsdatum ist der Zeitraum angeführt, für den Sie die Abrechnungspositionen angezeigt bekommen. Durch Wischen nach oben und nach unten können Sie sich in der Liste bewegen. Durch das Tippen auf eine Abrechnungsposition öffnen Sie die Detailansicht Abrechnungspossition.



Durch das Tippen auf das Filtersymbol oben links öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eine zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Abrechnungspositionen vornehmen können.

5.1. Manuelles Erstellen neuer Abrechnungspositionen

Tippen Sie zunächst auf das Plus unten rechts. Daraufhin öffnet sich ein Fenster zur Anlage einer neuen Abrechnungsposition. Geben Sie den Bruttobetrag und das Positionsdatum Ihrer Abrechnungsposition ein und wählen Sie aus den Listenfeldern jeweils die Kostenart, den Mehrwertsteuersatz, das Land und den Bezahler aus. Optional können Sie die zugeordnete Reise wählen sowie ggf. eine Bemerkung eintragen. (Den Standard-Bezahler können Sie für Ihr Benutzerkonto über die Webanwendung unter der Schaltfläche Einstellungen - Datenerfassung festlegen.)

Für die Kostenart Pkw privat (km) wird Ihnen ein Kilometerrechner eingeblendet. Tragen Sie hier die abzurechnenden Kilometer und die vereinbarte Kilometerpauschale ein. Der Gesamtbetrag errechnet sich dann automatisch.

Durch das Tippen auf die Wolke oben rechts speichern Sie Ihre Eingaben.

Einer manuell erstellten Abrechnungsposition ein Beleg zuzuordnen ist in der Webanwendung, nicht aber in der Handy-App möglich.

5.2. Abrechnungspositionen bearbeiten und löschen

Durch das Tippen auf eine Abrechnungsposition öffnen Sie die Detailansicht Abrechnungsposition. Abrechnungspositionen ohne Beleg oder mit einem noch nicht bestätigten Beleg (in der Abbildung links) können Sie in der Detailansicht bearbeiten oder durch das Tippen auf den Papierkorb unten links löschen. Für Abrechnungspositionen mit einem bereits bestätigten Beleg (in der Abbildung rechts) ist lediglich eine Ansicht möglich. Die Bestätigung des Beleges können Sie in der Beleg-Detailansicht wieder aufheben.

Das Kopieren von Abrechnungspositionen ist in der Webanwendung, nicht aber in der Handy-App möglich.

6. Export

In dem Menüpunkt Export können Sie eine Liste mit Abrechnungspositionen zu bestimmten Reisen oder einem Reisezeitraum in verschiedenen Formaten (CSV, PDF, HMD, DATEV) herunterladen. Durch Tippen in die Zeile Format öffnet sich eine Liste zur Auswahl des gewünschten Formates.



Durch Tippen in die Zeile Reise öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der gewünschten Reise. Datumseinschränkungen sind in den Zeilen "ab Datum", "bis Datum" und "ganzer Monat" möglich. Um diese Einschränkung zu nutzen, tippen Sie jeweils in das Kästchen am Zeilenanfang.

Durch das Tippen auf das Teilen Symbol unten links, können Sie den Export als E-Mail versenden.

Durch das Tippen auf das Downloadsymbol unten rechts wird die Exportdatei heruntergeladen. Nach dem Download erscheint ein Dialog, über den Sie die Datei direkt öffnen können.

Für den Export im PDF-Format stehen folgende Optionen zur Auswahl:

OptionBedeutung
mit BelegbildernIm Export werden die Belegbilder zu den Abrechnungspositionen angezeigt.
nur bestätigte BelegeAlle Abrechnungspositionen, die einen Beleg in einem anderen Zustand als „bestätigt“ haben, sind vom Export aus geschlossen. Abrechnungspositionen ohne Beleg bleiben Teil des Exports.
mit Reisen-ÜbersichtVor der Liste der exportierten Abrechnungspositionen wird eine Kurz-Übersicht aller Reisen eingefügt, von denen mindestens eine Abrechnungsposition im Export enthalten ist.
nach Reisen gruppierenAlle exportierten Abrechnungspositionen, die zur selben Reise gehören, werden in jeweils eine Gruppe mit einer eigenen Zwischenüberschrift zusammengefasst. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit die Option "neue Seite pro Reise" zu wählen. Dann wird für jede Reise eine neue Seite begonnen. Dies ist z.B. nützlich, wenn Sie die Reise-Exporte als gedrucktes Deckblatt für die gesammelten Original-(Papier-)Belege zur jeweiligen Reise verwenden möchten.

Für den Export im CSV-, HMD- oder DATEV-Format steht folgende Option zur Auswahl:

OptionBedeutung
nur bestätigte BelegeAlle Abrechnungspositionen, die einen Beleg in einem anderen Zustand als „bestätigt“ haben, sind vom Export aus geschlossen. Abrechnungspositionen ohne Beleg bleiben Teil des Exports.

In den Buchhaltungsexporten in den Formaten HMD und DATEV erfolgt eine 70/30-Aufteilung von Bewirtungsausgaben für externe Gäste.

7. Impressum

Im Menüpunkt Impressum finden Sie die Firmendaten zur Belegmeister GmbH.

8. Logout

Durch Tippen auf den Menüpunkt Logout verlassen Sie Ihr Belegmeister-Konto. Danach ist ein erneuter Login nötig.