Belegmeister-AnleitungAnleitung Einzelnutzerversion (Handy-App)
Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die Funktionen der Einzelnutzerversion der Belegmeister Handy-App.
Werfen Sie gern auch einen Blick auf unsere „FAQ-Seite für die Einzelnutzerversion“.
1. Login
Um sich einzuloggen geben Sie bitte Ihre E-Mailadresse und Ihr Passwort ein und tippen auf "Anmelden".
Sollten Sie einmal Ihr Passwort vergessen haben, tippen Sie auf "Passwort vergessen?". Geben Sie im daraufhin angezeigten Feld Ihre E-Mailadresse ein und tippen auf "Absenden". Wenn Sie mit der eingegebenen E-Mail-Adresse bei Belegmeister registriert sind, wird ein Link zur Eingabe eines neuen Passworts an diese Adresse versendet.
2. Menüpunkte der Handy-App
Nach dem Login erscheint die folgende Auswahl:
Durch das Tippen auf die drei Striche oben links oder Wischen nach rechts öffnet sich eine Auswahl mit den folgenden Menüpunkten:
Diese Auswahl ist aus jedem Menüpunkt der App heraus durch das Tippen auf die drei Striche oben links oder Wischen nach rechts erreichbar. Sie haben darüber jederzeit die Möglichkeit zwischen den Menüpunkten zu wechseln.
Der Aufbau und die Funktionen der jeweiligen Menüpunkte und Schaltflächen werden in den nachfolgenden Kapiteln erläutert. Tippen Sie auf das jeweilige Wort, um in das betreffende Kapitel der Anleitung zu wechseln.
3. Reisen
In dem Menüpunkt können Sie Reisen anlegen und bearbeiten. Durch das Anlegen einer Reise können Sie die Abrechnungspositionen für Verpflegungsmehraufwand sowie Abzüge für Mahlzeiten automatisch erstellen lassen. Das Anlegen von Reisen ist optional. Belege können Sie auch hochladen und die Abrechnungspositionen der Belege einreichen, ohne eine Reise anzulegen.
3.1 Anlegen einer Reise
Tippen Sie zunächst auf das Plus 
unten rechts. Daraufhin öffnet sich ein Fenster zur Anlage einer neuen Reise.
Geben Sie Startdatum und -zeit sowie Enddatum und -zeit, die Bezeichnung der Reise sowie das Land ein. Optional können Sie die Adresse des Ziels und eine Beschreibung hinzufügen.
Sollten Sie für den angegebenen Zeitraum Verpflegungspauschalen von Ihrem Arbeitgeber erhalten, lassen Sie das Häkchen bei "Tagespauschalen automatisch" gesetzt, sodass die Pauschalen automatisch berechnet und Ihrer Reisekostenabrechnung hinzugefügt werden.
Die Höhe der Verpflegungspauschale ist von der Dauer der Abwesenheit an den einzelnen Kalendertagen abhängig. Die Pauschale für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise sowie für eintägige Reisen ab acht Stunden Abwesenheit ist geringer, als bei ganztägiger Abwesenheit. Alle vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) vorgegebenen Verpflegungspauschalen sind in Belegmeister hinterlegt und werden aktualisiert, sobald sich die Pauschalen ändern.
Sollten Sie einzelne Mahlzeiten nicht über die Pauschale geltend machen wollen, tippen Sie unter der Tabelle auf den Button "Abzüge bearbeiten". Tippen Sie für die abzuziehenden Mahlzeiten in das entsprechende Kästchen. Der Mahlzeitenabzug erfolgt automatisch.
Wenn Sie Übernachtungspauschalen geltend machen wollen, tippen Sie ebenfalls unter der Tabelle auf den Button "Abzüge bearbeiten". Tippen Sie in der angezeigten Tabelle entweder auf das Kästchen in der letzten Spalte unter Übernachtung, dann werden alle Tage selektiert, oder tippen Sie die gewünschen Tage separat an. Die Berechnung der Übernachtungspauschalen für alle Tage erfolgt dann automatisch.
Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, tippen Sie auf "Speichern" unten rechts, um Ihre Reise zu speichern.
3.2 Rundreisen
Um Reisen mit Zwischenzielen anzulegen, wählen Sie in der Länderliste „Mehrere Ziele“ aus.
Über das grüne Plus lassen sich weitere Zwischenziele anlegen. Pflichteingaben für Zwischenziele sind Land, Ankunftsdatum und Ankunftszeit. Optional können Sie für jeden Zwischenstopp eine Adresse eingeben. Über das schwarze Kreuz lassen sich einzelne Zwischenziele wieder löschen.
Selbstverständlich funktioniert die Berechnung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand auch für Zwischenziele gemäß der gesetzlichen Regelungen.
3.3 Beleg einer Reise hinzufügen
Öffnen Sie die gewünschte Reise im Menüpunkt "Reisen". Am unteren Bildschirmrand werden Ihnen folgende Optionen angezeigt:
- Reise löschen
- Galeriebild hinzufügen
- Beleg hinzufügen
- Mehrseitigen Beleg hinzufügen
Durch das Tippen auf "Beleg hinzufügen" oder "Mehrseitigen Beleg hinzufügen" öffnet sich die Kamera Ihres Handys. Sie können je nach Auswahl einen einseitigen Beleg oder einen Beleg mit mehreren Seiten fotografieren. Durch Tippen auf "Weiter" starten Sie den Upload.
Eine weitere Möglichkeit ist, zuerst alle Belege zu fotografieren und dann „Galeriebild hinzufügen“ zu nutzen. So umgehen Sie Wartezeiten beim Upload bei einer größeren Anzahl von Belegen.
4. Belege
Abrechnungspositionen werden durch einen Beleg (z.B. Hotelrechnung, ÖPNV-Ticket, Restaurantrechnung) nachgewiesen. Im Menüpunkt Belege werden Ihnen die bereits hochgeladenen Belege angezeigt. Sie können im Menüpunkt Belege einseitige und mehrseitige Belege hochladen und automatisch zu Abrechnungspositionen verarbeiten lassen. Durch Tippen auf das Beleg-Bild öffnen sich die Beleg-Details.
Innerhalb der bereits hochgeladenen Belege können Sie eine zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Belege vornehmen.
Durch das Tippen auf das 
Filtersymbol oben links öffnet sich ein Fenster mit einem Datumsfilter. Wählen Sie zunächst aus, ob Sie nach dem Uploaddatum oder dem Belegdatum filtern möchten. Geben Sie danach entweder den gewünschten Zeitraum ein oder wählen Sie einen vorgeschlagenen Zeitraum aus (z.B. "Letzter Monat", "Dieser Monat"
"Heute"). Tippen Sie auf OK, um Ihre Auswahl zu bestätigen und die Liste zu aktualisieren.
4.1 Neuen Beleg fotografieren
Um Belege mit Belegmeister zu fotografieren haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Beleg direkt einer Reise hinzufügen. (Erfolgt im Menüpunkt Reisen. Von Belegmeister empfohlen.)
- Beleg ohne Reisezuordnung hinzufügen. (Erfolgt auf der Startseite oder im Menüpunkt Belege. Die Reisezuordnung kann später noch in der Beleg-Details oder in den Positionen-Details erfolgen.)
Um einen Beleg ohne Reisezuordnung hinzuzufügen, tippen Sie auf der Startseite auf "Beleg hinzufügen" oder "Mehrseitigen Beleg hinzufügen". Es öffnet sich die Kamera Ihres Handys. Sie können je nach Auswahl einen einseitigen Beleg oder einen Beleg mit mehreren Seiten fotografieren. Durch Tippen auf "Weiter" starten Sie den Upload. Danach bekommen Sie folgende Auswahl angezeigt. Tippen Sie auf die gewünschte Option, um fortzufahren.
Das Scannen des Beleges kann einige Minuten dauern. Der Belegstatus lautet dabei
4.2 Neuer Beleg aus Galerie
Über das Tippen auf "Galeriebild hinzufügen" haben Sie die Möglichkeit, bereits fotografierte Belege aus der Galerie oder Ihrer Dropbox hochzuladen. So umgehen Sie Wartezeiten beim Upload bei einer größeren Anzahl von Belegen.
Belege (z.B. Hotelrechnung, Parkticket, Taxiquittung) können im Format JPEG, PNG oder PDF hochgeladen werden. Es ist notwendig, dass in jeder Datei nur ein Beleg enthalten ist. Mehrere Belege auf einem Foto oder mehrere Seiten in einem PDF werden von der Belegerkennung nicht automatisch erkannt.
Das Scannen des Beleges kann einige Minuten dauern. Der Belegstatus lautet dabei
4.3 Belegstatus
Anhand des Belegstatus erkennen Sie, in welchem Prozessschritt sich der Beleg aktuell befindet.
| Belegstatus | Bedeutung |
|---|---|
Scan läuft | Der Beleg wird derzeit nach Abrechnungspositionen gescannt. |
Erkannt | Die automatische Erkennung hat Reisekosten oder sonstige Spesen auf dem Beleg gefunden. Es wurde mindestens eine Abrechnungsposition zum Beleg automatisch erzeugt. Sie können die Abrechnungsposition(en) des Belegs nun prüfen und bestätigen oder ggf. korrigieren. |
Bearbeitet | Der Beleg wurde von Ihnen bearbeitet und gespeichert. Sie haben z.B. das Belegdatum geändert oder dem Beleg eine neue Abrechnungsposition hinzugefügt. |
Bestätigt | Auch die beste automatische Erkennung kann leider keine hundertprozentig richtigen Ergebnisse garantieren. Deswegen ist es wichtig, dass Sie die Richtigkeit der Daten, die zu einem Beleg erfasst sind, vor der endgültigen Abrechnung prüfen und bestätigen. Der Belegstatus „bestätigt“ bedeutet, dass die Erfassung des Belegs endgültig abgeschlossen ist. Deswegen können Belege in diesem Status nicht mehr bearbeitet werden. Sollte Ihnen nach der Bestätigung doch noch ein Fehler auffallen, müssen Sie zunächst die Bestätigung wieder aufheben, bevor Sie den Beleg wieder bearbeiten können. |
Nicht erkannt | Die automatische Erkennung konnte keine Reisekosten oder sonstigen Spesen auf dem Beleg finden. |
Scan abgebrochen | Der Scan wurde von Ihnen abgebrochen. |
Hochgeladen | Der Beleg wurde von Ihnen hochgeladen, aber noch nicht gescannt. Dies kann vorkommen, wenn Ihr Scan-Guthaben nicht mehr ausreicht oder wenn Sie in den Einstellungen unter „Scan-Guthaben“ das automatische Scannen von hochgeladenen Belegen ausgeschaltet haben. |
4.4 Beleg-Details
Zum Anzeigen der Beleg-Details tippen Sie unter Belege auf das Beleg-Bild.
Die Beleg-Details können Sie sich in zwei Ansichten anzeigen lassen:
- Einzelposition (für Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition gehört)
- Listenansicht (für Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition oder mehrere Abrechnungspositionen gehören)
Um zwischen den beiden Ansichten zu wechseln, setzen oder entfernen Sie in den Beleg-Details das Häkchen bei "Listenansicht (für mehrere Abrechnungspositionen)".
Die automatische Belegerkennung liefert folgende Beleg-Details:
- Beleg enthält mehrere Kostenarten und/oder mehrere MwSt.-Sätze: Es werden mehrere Abrechnungspositionen für den Beleg erstellt.
- Beleg gilt mehrere Tage: Der erste Tag des Beleges wird als Belegdatum gewählt (z.B. Hotelrechnung).
- Fremdwährungsbeleg: Betrag wird in Fremdwährung erkannt und mit dem Wechselkurs des Belegtages in Euro umgerechnet.
- Mehrwertsteuer: Es werden die deutschen MwSt.-Sätze erkannt. Bei Belegen aus dem Ausland wird als MwSt. 0% erkannt.
4.4.1 Beleg-Details – Einzelposition
Zum Anzeigen der Beleg-Details tippen Sie unter Belege auf das Beleg-Bild.
Belege, zu denen eine einzelne Abrechnungsposition gehört, werden automatisch in der Detail-Ansicht für Einzelpositionen geöffnet. Die Einzelpositions-Ansicht ist generell nur für Belege möglich, zu denen nur eine einzelne Abrechnungsposition gehört. Dies trifft auf alle Belege zu, die nur eine Kostenart und nur einen Mehrwertsteuersatz enthalten (z.B. Taxiquittungen, Bustickets). Alle Details der Abrechnungsposition zu dem Beleg sind in der Einzelpositions-Ansicht dargestellt und können bearbeitet werden.
- Durch Tippen auf den Pfeil oben links können Sie zur Liste der Bereits hochgeladenen Belege zurückkehren.
- Durch das Tippen auf den Button "Daten bestätigen" erhält der Beleg den Status bestätigt.
- Im Falle einer Nicht-Erkennung des Belegs lässt sich der Scan hier erneut starten.
- Umschalten zwischen Einzelposition und Listenansicht
- Auswahl der Reise welcher der Beleg zugeordnet ist
Durch das Tippen auf den Button "Daten bestätigen" erhält der Beleg den Status
Wenn Sie Angaben in den Beleg-Details verändern, erscheint automatisch oben rechts eine 
Wolke durch
die Sie die Änderungen bestätigen können. Durch das Tippen auf die Wolke ändert sich der Belegstatus zu
4.4.2 Beleg-Details – Listenansicht
Zum Anzeigen der Beleg-Details tippen Sie unter Belege auf das Beleg-Bild.
Belege, zu denen mehrere Abrechnungspositionen gehören, werden automatisch in der Listenansicht geöffnet. Die Listenansicht ist für Belege mit einer oder mit mehreren Abrechnungspositionen möglich.
Mehrere Abrechnungspositionen für einen Beleg können vorkommen, wenn
- der Beleg Teilbeträge mit unterschiedlichen Mwst.-Sätzen enthält,
- der Beleg unterschiedliche Kostenarten enthält (z.B. Hotel Übernachtung und Hotel Frühstück),
- Sie einen Beleg auf mehrere Reisen, mehrere Kostestellen oder mehrere Kostenarten aufteilen möchten.
Weitere Beispiele enthalten unsere FAQs unter: Was ist der Unterschied zwischen Beleg und Abrechnungsposition?)
- Durch Tippen auf den Pfeil oben links können Sie zur Liste der Bereits hochgeladenen Belege zurückkehren.
- Durch das Tippen auf den Button "Daten bestätigen" erhält der Beleg den Status bestätigt.
- Im Falle einer Nicht-Erkennung des Belegs lässt sich der Scan hier erneut starten.
- Das Entfernen des Häkchens zum Umschalten zwischen Einzelposition- und Listenansicht ist in dem Fall nicht möglich.
- Die Zuordnung zu einer Reise erfolgt durch das Tippen auf die in dem Beleg enthaltenen Abrechnungspositionen und der anschließenden Auswahl der Reise pro Abrechnungsposition.
- Neue Abrechnungsposition manuell hinzufügen
Aus Platzgründen können in der Liste nicht alle Details der Abrechnungspositionen angezeigt werden. Durch Tippen auf eine Abrechnungsposition können Sie daher zu jeder Position die Detailansicht öffnen, die alle Positionsdaten enthält.
Wenn Sie Angaben in den Beleg-Details verändern, erscheint automatisch oben rechts eine Wolke durch
die Sie die Änderungen bestätigen können. Durch das Tippen auf die Wolke ändert sich der Belegstatus zu
Durch das Tippen auf den Button "Daten bestätigen" erhält der Beleg den Status
Sollte Ihnen nach der Bestätigung ein Fehler auffallen, können Sie die Bestätigung wieder aufheben. Dies ist in den Beleg-Details über den Button "Bestät.aufheb." oben rechts direkt unter dem Status des Beleges möglich.
4.5 Bewirtungsbelege
Laden Sie wie gewohnt Ihre Restaurantrechnungen hoch. Unsere Belegerkennung liest Belegdatum, Beträge und Mehrwertsteuer, Währung, Ausstellungsland und Kostenart für Sie aus. Um danach einen Bewirtungsbeleg zu erstellen, setzen Sie in den Beleg-Details den Haken bei Bewirtungsbelege. In dem sich öffnenden Fenster können Sie alle nötigen Angaben für den Bewirtungsbeleg vornehmen. Dabei erleichtert Ihnen Belegmeister die Eingabe: Daten, die durch unsere Belegerkennung erkannt wurden, sind bereits vorbefüllt. Dazu zählen: Datum der Bewirtung (Belegdatum), Gastgeber (Name des Erfassers), Höhe der Ausgaben und Währung. Folgende Daten sind durch Sie zu ergänzen:
- Bewirtete Personen
- Ort der Bewirtung
- Anlass
Beim Speichern Ihrer Angaben erstellt Belegmeister den Bewirtungsbeleg. Dieser wird Ihnen als Beleg angezeigt, lässt sich herunterladen und ist in den Exporten enthalten.
5. Positionen
Eine Spesen und Reisekostenabrechnung besteht aus Abrechnungspositionen. Im Menüpunkt Positionen werden Ihnen Ihre Abrechnungspositionen aufgelistet. Unter Positionsdatum ist der Zeitraum angeführt, für den Sie die Abrechnungspositionen angezeigt bekommen. Durch Wischen nach oben und nach unten können Sie sich in der Liste bewegen. Durch das Tippen auf eine Abrechnungsposition öffnen Sie die Detailansicht Abrechnungspossition.
Durch das Tippen auf das Filtersymbol oben links öffnet sich ein Fenster, in dem Sie entweder eine zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Abrechnungspositionen (Positionsdatum) oder eine Filterung nach Reise (Reise) vornehmen können. Um zwischen den beiden Filterarten zu wechseln, tippen Sie im Listenfeld hinter "Filter:" auf „Positionsdatum“ oder „Reise“.
5.1 Manuelles Erstellen neuer Abrechnungspositionen
Tippen Sie zunächst auf das Plus unten rechts. Daraufhin öffnet sich ein Fenster zur Anlage einer neuen
Abrechnungsposition. Geben Sie den Bruttobetrag und das Positionsdatum Ihrer Abrechnungsposition ein und wählen Sie aus den Listenfeldern jeweils die Kostenart,
den Mehrwertsteuersatz, das Land und den Bezahler aus. Optional können Sie die zugeordnete Reise wählen sowie ggf. eine Bemerkung eintragen. (Den
Standard-Bezahler können Sie für Ihr Benutzerkonto über die Webanwendung unter der
Schaltfläche 
Einstellungen - Datenerfassung festlegen.)
Für die Kostenart Pkw privat (km) wird Ihnen ein Kilometerrechner eingeblendet. Tragen Sie hier die abzurechnenden Kilometer und die vereinbarte Kilometerpauschale ein. Der Gesamtbetrag errechnet sich dann automatisch.
Durch das Tippen auf die Wolke oben rechts speichern Sie Ihre Eingaben.
Einer manuell erstellten Abrechnungsposition ein Beleg zuzuordnen ist in der Webanwendung, nicht aber in der Handy-App möglich.
5.2 Abrechnungspositionen bearbeiten und löschen
Durch das Tippen auf eine Abrechnungsposition öffnen Sie die Detailansicht Abrechnungsposition. Abrechnungspositionen ohne Beleg oder mit einem noch nicht bestätigten Beleg (in der Abbildung links) können Sie in der Detailansicht bearbeiten oder durch das Tippen auf den Papierkorb unten links löschen. Für Abrechnungspositionen mit einem bereits bestätigten Beleg (in der Abbildung rechts) ist lediglich eine Ansicht möglich. Die Bestätigung des Beleges können Sie in der Beleg-Details wieder aufheben.
Das Kopieren von Abrechnungspositionen ist in der Webanwendung, nicht aber in der Handy-App möglich.
6. Export
In dem Menüpunkt Export können Sie eine Liste mit Abrechnungspositionen zu bestimmten Reisen oder einem Reisezeitraum in verschiedenen Formaten (CSV, PDF, DATEV) herunterladen. Durch Tippen in die Zeile Format öffnet sich eine Liste zur Auswahl des gewünschten Formates.
Durch Tippen in die Zeile Reise öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der gewünschten Reise. Datumseinschränkungen sind in den Zeilen "ab Datum", "bis Datum" und "ganzer Monat" möglich. Um diese Einschränkung zu nutzen, tippen Sie jeweils in das Kästchen am Zeilenanfang.
Durch das Tippen auf das Teilen Symbol unten links, können Sie den Export als E-Mail versenden.
Durch das Tippen auf das Downloadsymbol unten rechts wird die Exportdatei heruntergeladen. Nach dem Download erscheint ein Dialog, über den Sie die Datei direkt öffnen können.
Für den Export im PDF-Format stehen folgende Optionen zur Auswahl:
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| mit Belegbildern | Im Export werden die Belegbilder zu den Abrechnungspositionen angezeigt. |
| nur bestätigte Belege | Alle Abrechnungspositionen, die einen Beleg in einem anderen Zustand als „bestätigt“ haben, sind vom Export aus geschlossen. Abrechnungspositionen ohne Beleg bleiben Teil des Exports. |
| mit Reisen-Übersicht | Vor der Liste der exportierten Abrechnungspositionen wird eine Kurz-Übersicht aller Reisen eingefügt, von denen mindestens eine Abrechnungsposition im Export enthalten ist. |
| nach Reisen gruppieren | Alle exportierten Abrechnungspositionen, die zur selben Reise gehören, werden in jeweils eine Gruppe mit einer eigenen Zwischenüberschrift zusammengefasst. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit die Option "neue Seite pro Reise" zu wählen. Dann wird für jede Reise eine neue Seite begonnen. Dies ist z.B. nützlich, wenn Sie die Reise-Exporte als gedrucktes Deckblatt für die gesammelten Original-(Papier-)Belege zur jeweiligen Reise verwenden möchten. |
Für den Export im CSV- oder DATEV-Format steht folgende Option zur Auswahl:
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| nur bestätigte Belege | Alle Abrechnungspositionen, die einen Beleg in einem anderen Zustand als „bestätigt“ haben, sind vom Export aus geschlossen. Abrechnungspositionen ohne Beleg bleiben Teil des Exports. |
Im DATEV-Buchhaltungsexport erfolgt eine 70/30-Aufteilung von Bewirtungsausgaben für externe Gäste.
7. Impressum
Im Menüpunkt Impressum finden Sie die Firmendaten zur Belegmeister GmbH, einen Link zu unseren AGBs und zur Datenschutzerklärung.
8. Benutzerkonto
Im Menüpunkt Benutzerkonto können Sie sich von Ihrem Belegmeister-Konto abmelden. Danach ist ein erneuter Login nötig. Sie können im Menüpunkt Benutzerkonto auch die vollständige Löschung Ihres Benutzerkontos auslösen.