Fragen und Antworten (Webanwendung)

Wie lege ich eine neue Reise samt Reisekosten an?

  1. Legen Sie die gewünschte Reise auf der Seite "Reisen" an. (Siehe: Anlegen einer Reise)
  2. Laden Sie die zugehörigen Belege auf der Seite "Belege" hoch. (Siehe: Hochladen eines Beleges)
  3. Prüfen Sie die vom System erkannten Belegdaten in der Beleg-Detailansicht und führen Sie gegebenenfalls Korrekturen durch.
  4. Ordnen Sie die Abrechnungsposition(en) der zuvor angelegten Reise zu. (Siehe: bei Belegen mit nur einer Abrechnungsposition in der Abbildung Punkt 3 bzw. bei Belegen mit mehreren Abrechnungspositionen in der Abbildung Punkt 4)
  5. Klicken Sie auf „Speichern“, wenn Sie sicher sind, dass alle Beleg-Daten korrekt erfasst wurden.
  6. Fügen Sie bei Bedarf Abrechnungspositionen manuell auf der Seite "Reisekosten" hinzu. (Siehe: Manuelles Erstellen neuer Abrechnungspositionen)
  7. Prüfen Sie die Abrechnungspositionen Ihrer Reise auf der Seite "Positionen" auf Vollständigkeit. Falls Sie Abrechnungspositionen vermissen, prüfen Sie den Datumsfilter und Reisefilter. Zur besseren Übersicht können Sie die Abrechnungspositionen nach Reise, Kostenart oder Belegstatus gruppieren.

Was kann ich tun, wenn ein Beleg nicht erkannt wurde?

Wenn ein Beleg sich im Status

Nicht erkannt
befindet, wurden vom System beim Scannen keine Abrechnungspositionen angelegt. Öffnen Sie in diesem Fall auf der Seite "Belege" mit einem Klick auf den Beleg die Beleg-Detailansicht und legen Sie eine oder mehrere Abrechnungspositionen von Hand an.


Was bedeutet ersetzendes Scannen?

Siehe Blogartikel: Mit ersetzendem Scannen sparen Sie Zeit und Geld


Wann kann ich meine Papierbelege wegwerfen?

Siehe Blogartikel: Digitalisieren und Wegwerfen von Papierbelegen laut GoBD


Was bedeutet der Belegstatus?

Anhand des Belegstatus erkennen Sie, in welchem Prozessschritt sich der Beleg aktuell befindet. Eine Belegstatus-Übersicht inklusive Erklärungen finden Sie hier.


Was ist der Unterschied zwischen Beleg und Abrechnungsposition?

Aus den meisten Belegen entsteht genau eine Abrechnungsposition. Sie können aber jeden Beleg auf beliebig viele Abrechnungspositionen aufteilen.

Beispiele für Belege mit mehreren Abrechnungspositionen:

  • Sie haben an einem Tag zwei (oder mehr) Kundentermine in der gleichen Stadt und möchten die Reisekosten auf die Kunden aufteilen. Zunächst wird für jeden Kunden eine eigene Reise angelegt (Siehe: Anlegen einer Reise). Anschließend werden zu den Belegen (Hotelrechnung, Taxiquittung o.ä) jeweils zwei (oder mehr) Abrechnungspositionen erstellt, welche den Reisen und somit den Kunden zugeordnet werden.

  • Auf einer Hotelrechnung befinden sich mehrere Abrechnungspositionen für Übernachtungen und Frühstück. Da Übernachtungen mit 7% Mehrwertsteuer und Frühstück mit 19% Mehrwertsteuer zu berechnen sind, müssen für Übernachtungen und Frühstück getrennte Abrechnungspositionen angelegt werden.

Beipiel für eine Abrechnungsposition ohne Beleg:

  • Fahrt mit dem privaten Pkw zu einem Kunden: Geben Sie als Kostenart für die Abrechnungsposition „Pkw privat (km)“ an. Im Fenster erscheint daraufhin ein Kilometerrechner, in den Sie die Anzahl der zurückgelegten Kilometer und das vereinbarte Kilometergeld eintragen.

Wie kann ich Kostenarten individuell anlegen?

  1. Bitte kontaktieren Sie zunächst unseren Support. Wir beraten Sie bei der Auswahl und Benennung der passenden individuellen Kostenarten für Ihren Anwendungsfall.
  2. Wir legen die neuen Kostenarten für Ihr Unternehmen an.
  3. Sobald Ihre Kostenarten angelegt sind, können Sie diesen in der Management-Ansicht der Belegmeister-Unternehmensversion unter Einstellungen - Kontierung ein Buchhaltungs-Konto zuweisen.

Die Kostenart kann von Ihren Mitarbeitern in der Beleg-Detailansicht für den jeweiligen Beleg ausgewählt werden. Sie steht zusätzlich zu den bereits in Belegmeister hinterlegten Kostenarten zur Verfügung.

Bitte haben Sie Verständnis, dass unsere automatische Erkennung nur die von uns bereits vordefinierten, typischen Kostenarten für eine Reisekostenabrechnung erkennen kann. Für Ihre Buchhaltung werden jedoch wie für alle anderen Kostenarten in den Exporten die entsprechenden Buchungssätze erstellt.

So könnte die Nutzung einer individuellen Kostenart zum Beispiel aussehen:

  • Ihre Monteure im Außendienst müssen häufig bestimme Ersatzteile nachkaufen. Diese sollen in der Buchhaltung gesondert erfasst werden. Daher gibt es bei Ihnen die Kostenart „Ersatzteile“.
  • Kontaktieren Sie unseren Support, damit wir die Kostenart für Sie anlegen.
  • Ein Administrator Ihres Unternehmens kann nach der Anlage in der Management-Ansicht unter Einstellungen - Kontierung die Kontierung von "Ersatzteile" auf Konto 4855 (Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter) anlegen.
  • Ihre Mitarbeiter wählen für die gescannten Belege in der Beleg-Detailansicht die Kostenart „Ersatzteile“ aus.
  • Ihre Buchhaltung freut sich über die korrekten Buchungssätze und spart Zeit bei der Bearbeitung der Abrechnungen.

Selbstverständlich gilt die individuell angelegte Kostenart nur für Ihr Unternehmen. Für andere Unternehmen ist Ihre Kostenart nicht sichtbar.


Wie kann ich die Reisekosten exportieren?

Als Erfasser können Sie Ihre Spesen und Reisekosten in den Formaten PDF und CSV exportieren. Öffnen Sie dazu die Seite Positionen und klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche . Wählen Sie das gewünschte Export-Dateiformat aus. Erläuterungen zu den einzelnen Optionen im Exportdialog finden Sie unter Export der Abrechnungspositionen. Ob die exportierte Datei direkt in einem anderen Programm geöffnet oder gespeichert wird, hängt von Ihren Browser-Einstellungen ab.

Als Prüfer und Administrator können Sie in der Management-Ansicht, nachdem Sie eine Abrechnung freigegeben haben, diese in den Formaten CSV, PDF, DATEV ohne Belege oder DATEV mit Belegen exportieren. Öffnen Sie dazu die Seite „Abrechnungen“. Öffnen Sie danach eine Abrechung, indem Sie auf das Symbol Abrechnungsdetails am Zeilenanfang klicken. Klicken Sie in dem Fenster Abrechnungs-Details auf den Export-Button und wählen Sie das gewünschte Export-Dateiformat aus. Ob die exportierte Datei direkt in einem anderen Programm geöffnet oder gespeichert wird, hängt von Ihren Browser-Einstellungen ab.


Werden Belege und Abrechnungen revisionssicher gespeichert?

Freigegebene Abrechnungen sind festgeschrieben im Sinne der GoBD. Das heißt, dass diese Abrechnungen und alle enthaltenen Belege nicht mehr gelöscht oder verändert werden können - nicht einmal durch den freigebenden Prüfer oder einen Administrator. Diese Belege und Abrechnungen sind somit revisionssicher gespeichert im Sinne der GoBD. (Mehr erfahren im Blogartikel: Revisionssichere Archivierung)

Um die Papierbelege zu entsorgen (sog. "ersetzendes Scannen"), benötigen Sie zusätzlich noch eine Verfahrensdokumentation, in der der Prozess der Verbuchung und digitalen Archivierung der Belege im Unternehmen genau beschrieben ist. Die Verfahrensdokumentation hängt von den individuellen Prozessen und Umständen in Ihrem Unternehmen ab und sollte deswegen zusammen mit Ihrem Steuerberater individuell für Ihr Unternehmen erarbeitet werden. Unser Support unterstützt Sie gerne bei der Dokumentation Ihres Reisekosten-Prozesses mit Belegmeister. Gleichzeitig empfehlen wir, in diesem Zuge mit Ihrem Steuerberater zusammen eine Lösung zum ersetzenden Scannen aller Belege in Ihrem Unternehmen einzuführen (nicht nur der Spesen- und Reisekosten-Belege). Hierfür gibt es Software-Angebote aller großen Buchhaltungssoftware-Hersteller (z.B. "DATEV Unternehmen Online"), die Sie üblicherweise über Ihren Steuerberater beziehen können. (Mehr erfahren im Blogartikel: Digitalisieren und Wegwerfen von Papierbelegen laut GoBD)


Was kann ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf "Passwort vergessen?". Geben Sie im daraufhin angezeigten Feld Ihre E-Mailadresse ein und klicken auf "Absenden". Wenn Sie mit der eingegebenen E-Mail-Adresse bei Belegmeister registriert sind, wird ein Link zur Eingabe eines neuen Passworts an diese Adresse versendet.

Bei Fragen oder Problemen schreiben Sie bitte an: support(at)belegmeister.de

Passwort vergessen


Wie schließe ich ein Abonnement ab?

In der Management-Ansicht können Sie unter Einstellungen auf der Seite „Bezahlung“ unter dem Punkt „Kosten und Bezahlung - Aktueller Abrechnungszeitraum - Verlängern" Ihr Abonnement abschließen. Sobald Sie das Abonnement abschließen, wird Ihnen ein Nutzer in Rechnung gestellt. Dies dient der Prüfung des Zahlungsweges. Die Abonnement-Kosten stellen wir Ihnen danach immer am Ende des Nutzungszeitraumes in Rechnung.

Das heißt, Sie erhalten für den ersten Leistungszeitraum 2 Rechnungen: eine am Anfang mit einem Nutzer und eine am Ende, mit allen aktiven Erfassern plus Prüfer und Administratoren (selbstverständlich ohne den einen, der bereits berechnet wurde). Ab dem zweiten Leistungszeitraum erhalten Sie eine Rechnung am Ende des Leistungszeitraumes.

Der Testzeitraum verkürzt sich nicht, wenn Sie ein Abo abschließen. Das Abo beginnt erst nach Beendigung des Testzeitraumes.