Fragen und Antworten (Handy-App)

Wie lege ich eine neue Reise samt Reisekosten an?

  1. Legen Sie die gewünschte Reise im Menüpunkt "Reisen" an. (Siehe: Anlegen einer neuen Reise)
  2. Laden Sie die zugehörigen Belege im Menüpunkt "Belege" hoch. (Siehe: Hochladen eines neuen Beleges)
  3. Prüfen Sie die vom System erkannten Belegdaten in der Beleg-Detailansicht und führen Sie gegebenenfalls Korrekturen durch.
  4. Ordnen Sie die Abrechnungsposition(en) der zuvor angelegten Reise zu. (Siehe: bei Belegen mit nur einer Abrechnungsposition in der Abbildung Punkt 4 bw. bei Belegen mit mehreren Abrechnungspositionen in der Abbildung Punkt 4)
  5. Tippen Sie zu Speichern auf die Wolke oben rechts, wenn Sie sicher sind, dass alle Beleg-Daten korrekt erfasst wurden.
  6. Fügen Sie bei Bedarf Abrechnungspositionen manuell im Menüpunkt "Reisekosten" hinzu (Siehe: Manuelles Erstellen neuer Abrechnungspositionen)
  7. Prüfen Sie die Abrechnungspositionen Ihrer Reise auf Vollständigkeit (Siehe: Reisekosten)

Wie kann ich die Reisekosten exportieren?

Als Erfasser können Sie Ihre Reisekosten in den Formaten PDF und CSV exportieren. Öffnen Sie den Menüpunkt „Export“. Wählen Sie das gewünschte Export-Dateiformat (CSV, PDF) sowie weitere optionale Einstellungen aus. Tippen Sie auf „Teilen“ oder „Download“, um den Export zu starten. Erläuterungen zu den einzelnen Optionen im Exportdialog finden Sie unter Export der Abrechnungspositionen.

Als Prüfer und Administrator können Sie in der Belegmeister-Webanwendung in der Management-Ansicht, nachdem Sie eine Abrechnung freigegeben haben, diese in den Formaten CSV, PDF, HMD, DATEV ohne Belege oder DATEV mit Belegen exportieren. Die Anleitung dazu finden Sie hier.


Was kann ich tun, wenn ein Beleg nicht erkannt wurde?

Wenn ein Beleg nicht erkannt wurde und sich im Status

Nicht erkannt
befindet, wurden vom System beim Scannen keine Abrechnungspositionen angelegt. Öffnen Sie in diesem Fall im Menüpunkt "Belege" mit einem Klick auf den Beleg die Detailansicht und legen Sie eine oder mehrere Abrechnungspositionen von Hand an. (Siehe: Beleg-Detailansicht)


Werden Belege bei Belegmeister revisionssicher gespeichert? / Kann ich die Papierbelege nach dem Upload wegwerfen?

Freigegebene Abrechnungen sind festgeschrieben im Sinne der GoBD. Das heißt, dass diese Abrechnungen und alle enthaltenen Belege nicht mehr gelöscht oder verändert werden können - nicht einmal durch den freigenden Prüfer oder einen Administrator. Diese Belegbilder sind somit revisionssicher gespeichert im Sinne der GoBD.

Um die Papierbelege zu entsorgen (sog. "ersetzendes Scannen"), benötigen Sie zusätzlich noch eine Verfahrensdokumentation, in der der Prozess der Verbuchung und digitalen Archivierung der Belege im Unternehmen genau beschrieben ist. Die Verfahrensdokumentation hängt von den individuellen Prozessen und Umständen in Ihrem Unternehmen ab und sollte deswegen zusammen mit Ihrem Steuerberater individuell für Ihr Unternehmen erarbeitet werden. Unser Support unterstützt Sie gerne bei der Dokumentation Ihres Reisekosten-Prozesses mit Belegmeister. Gleichzeitig empfehlen wir, in diesem Zuge mit Ihrem Steuerberater zusammen eine Lösung zum ersetzenden Scannen aller Belege in Ihrem Unternehmen einzuführen (nicht nur der Reisekosten-Belege). Hierfür gibt es Software-Angebote aller großen Buchhaltungssoftware-Hersteller (z.B. "DATEV Unternehmen Online"), die Sie üblicherweise über Ihren Steuerberater beziehen können.


Was bedeutet der Belegstatus?

Anhand des Belegstatus erkennen Sie, in welchem Prozessschritt sich der Beleg aktuell befindet. Eine Belegstatus-Übersicht inklusive Erklärungen zu deren jeweilige Bedeutung finden Sie hier.


Was ist der Unterschied zwischen Beleg und Abrechnungsposition?

Aus den meisten Belegen entsteht genau eine Abrechnungsposition. Sie können aber jeden Beleg auf beliebig viele Abrechnungspositionen aufteilen.

Beispiele für Belege mit mehreren Abrechnungspositionen:

  • Sie haben an einem Tag zwei (oder mehr) Kundentermine in der gleichen Stadt und möchten die Reisekosten auf die Kunden aufteilen. Zunächst wird für jeden Kunden eine eigene Reise angelegt (Siehe: Anlegen einer Reise). Anschließend werden zu den Belegen (Hotelrechnung, Taxiquittung o.ä) jeweils zwei (oder mehr) Abrechnungspositionen erstellt, welche den Reisen und somit den Kunden zugeordnet werden.

  • Auf einer Hotelrechnung befinden sich mehrere Abrechnungspositionen für Übernachtungen und Frühstück. Zu beachten ist hierbei, dass Übernachtungen mit 7% und Frühstück mit 19% Mehrwertsteuer zu berechnen sind. Aus diesem Grund müssen für Übernachtungen und Frühstück getrennte Abrechnungspositionen angelegt werden.

Beipiel für eine Abrechnungsposition ohne Beleg:

  • eine Fahrt mit dem privaten Pkw zu einem Kunden: Geben Sie in diesem Fall als Kostenart „Pkw privat (km)“ an. Im Fenster erscheint nun ein Kilometerrechner, in den Sie die Anzahl der zurückgelegten Kilometer und das vereinbarte Kilometergeld eintragen.

Wie kann ich Kostenarten individuell anlegen?

  1. Bitte kontaktieren Sie zunächst unseren Support. Wir beraten Sie bei der Auswahl und Benennung der passenden individuellen Kostenarten für Ihren Anwendungsfall.
  2. Wir legen die neuen Kostenarten für Ihr Unternehmen an.
  3. Sobald Ihre Kostenarten angelegt sind, können Sie diesen in der Management-Ansicht der Belegmeister-Unternehmensversion unter Einstellungen - Kontierung ein Buchhaltungs-Konto zuweisen.

Die Kostenart kann von Ihren Mitarbeitern in der Beleg-Detailansicht für den jeweiligen Beleg ausgewählt werden. Sie steht zusätzlich zu den bereits in Belegmeister hinterlegten Kostenarten zur Verfügung.

Bitte haben Sie Verständnis, dass unsere automatische Erkennung nur die von uns bereits vordefinierten, typischen Kostenarten für eine Reisekostenabrechnung erkennen kann. Für Ihre Buchhaltung werden jedoch wie für alle anderen Kostenarten in den Exporten die entsprechenden Buchungssätze erstellt.

So könnte die Nutzung einer individuellen Kostenart zum Beispiel aussehen:

  • Ihre Monteure im Außendienst müssen häufig bestimme Ersatzteile nachkaufen. Diese sollen in der Buchhaltung gesondert erfasst werden. Daher gibt es bei Ihnen die Kostenart „Ersatzteile“.
  • Kontaktieren Sie unseren Support, damit wir die Kostenart für Sie anlegen.
  • Ein Administrator Ihres Unternehmens kann nach der Anlage in der Management-Ansicht unter Einstellungen - Kontierung die Kontierung von "Ersatzteile" auf Konto 4855 (Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter) anlegen.
  • Ihre Mitarbeiter wählen für die gescannten Belege in der Beleg-Detailansicht die Kostenart „Ersatzteile“ aus.
  • Ihre Buchhaltung freut sich über die korrekten Buchungssätze und spart Zeit bei der Bearbeitung der Abrechnungen.

Selbstverständlich gilt die individuell angelegte Kostenart nur für Ihr Unternehmen. Für andere Unternehmen ist Ihre Kostenart nicht sichtbar.


Was kann ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Tippen Sie auf der Anmelde-Seite auf "Passwort vergessen?". Geben Sie im daraufhin angezeigten Feld Ihre E-Mailadresse ein und tippen auf "Neues Passwort anfordern". Wenn Sie mit der eingegebenen E-Mail-Adresse bei Belegmeister registriert sind, wird ein Link zur Eingabe eines neuen Passworts an diese Adresse versendet.

Bei Fragen oder Problemen schreiben Sie bitte an: support(at)belegmeister.de