Fragen und Antworten (Webanwendung)

Wie lege ich eine neue Reise samt Reisekosten an?

  1. Legen Sie die gewünschte Reise auf der Seite "Reisen" an. (Siehe: Anlegen einer neuen Reise)
  2. Laden Sie die zugehörigen Belege auf der Seite "Belege" hoch. (Siehe: Hochladen eines neuen Beleges)
  3. Prüfen Sie die vom System erkannten Belegdaten in der Beleg-Detailansicht und führen Sie gegebenenfalls Korrekturen durch.
  4. Ordnen Sie die Abrechnungsposition(en) der zuvor angelegten Reise zu. (Siehe: bei Belegen mit nur einer Abrechnungsposition in der Abbildung Punkt 3 bzw. bei Belegen mit mehreren Abrechnungspositionen in der Abbildung Punkt 4)
  5. Klicken Sie auf „Speichern und Beleg bestätigen“, wenn Sie sicher sind, dass alle Beleg-Daten korrekt erfasst wurden.
  6. Fügen Sie bei Bedarf Abrechnungspositionen manuell auf der Seite "Positionen" hinzu. (Siehe: Manuelles Erstellen neuer Abrechnungspositionen)
  7. Prüfen Sie die Abrechnungspositionen Ihrer Reise auf der Seite "Positionen" auf Vollständigkeit. Falls Sie Abrechnungspositionen vermissen, prüfen Sie den Datumsfilter und Reisefilter. Zur besseren Übersicht können Sie die Abrechnungspositionen nach Reise, Kostenart oder Belegstatus gruppieren.

Was kann ich tun, wenn ein Beleg nicht erkannt wurde?

Wenn ein Beleg nicht erkannt wurde und sich im Status

Nicht erkannt
befindet, wurden vom System beim Scannen keine Abrechnungspositionen angelegt. Öffnen Sie in diesem Fall auf der Seite "Belege" mit einem Klick auf den Beleg die Beleg-Detailansicht und legen Sie eine oder mehrere Abrechnungspositionen von Hand an.


Was bedeutet ersetzendes Scannen?

Siehe Blogartikel: Mit ersetzendem Scannen sparen Sie Zeit und Geld


Wann kann ich meine Papierbelege wegwerfen?

Siehe Blogartikel: Digitalisieren und Wegwerfen von Papierbelegen laut GoBD


Was bedeutet der Belegstatus?

Anhand des Belegstatus erkennen Sie, in welchem Prozessschritt sich der Beleg aktuell befindet. Eine Belegstatus-Übersicht inklusive Erklärungen finden Sie hier.


Was ist der Unterschied zwischen Beleg und Abrechnungsposition?

Aus den meisten Belegen entsteht genau eine Abrechnungsposition. Sie können aber jeden Beleg auf beliebig viele Abrechnungspositionen aufteilen.

Beispiele für Belege mit mehreren Abrechnungspositionen:

  • Sie haben an einem Tag zwei (oder mehr) Kundentermine in der gleichen Stadt und möchten die Reisekosten auf die Kunden aufteilen. Zunächst wird für jeden Kunden eine eigene Reise angelegt (Siehe: Anlegen einer neuen Reise). Anschließend werden zu den Belegen (Hotelrechnung, Taxiquittung o.ä) jeweils zwei (oder mehr) Abrechnungspositionen erstellt, welche den Reisen und somit den Kunden zugeordnet werden.

  • Auf einer Hotelrechnung befinden sich mehrere Abrechnungspositionen für Übernachtungen und Frühstück. Da Übernachtungen mit 7% Mehrwertsteuer und Frühstück mit 19% Mehrwertsteuer zu berechnen sind, müssen für Übernachtungen und Frühstück getrennte Abrechnungspositionen angelegt werden.

Beipiel für eine Abrechnungsposition ohne Beleg:

  • Fahrt mit dem privaten Pkw zu einem Kunden: Geben Sie als Kostenart für die Abrechnungsposition „Pkw privat (km)“ an. Im Fenster erscheint daraufhin ein Kilometerrechner, in den Sie die Anzahl der zurückgelegten Kilometer und das vereinbarte Kilometergeld eintragen.

Wie kann ich die Reisekosten exportieren?

Öffnen Sie die Seite "Positionen" und klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche . Wählen Sie das gewünschte Export-Dateiformat (CSV, PDF, DATEV ohne Belege, DATEV mit Belegen) aus. Erläuterungen zu den einzelnen Optionen im Exportdialog finden Sie unter Export der Abrechnungspositionen.

Ob die exportierte Datei direkt in einem anderen Programm geöffnet oder gespeichert wird, hängt von Ihren Browser-Einstellungen ab.


Werden Belege und Abrechnungen revisionssicher gespeichert?

Freigegebene Abrechnungen sind festgeschrieben im Sinne der GoBD. Das heißt, dass diese Abrechnungen und alle enthaltenen Belege nicht mehr gelöscht oder verändert werden können - nicht einmal durch den freigebenden Prüfer oder einen Administrator. Diese Belege und Abrechnungen sind somit revisionssicher gespeichert im Sinne der GoBD. (Mehr erfahren im Blogartikel: Revisionssichere Archivierung)

Um die Papierbelege zu entsorgen (sog. "ersetzendes Scannen"), benötigen Sie zusätzlich noch eine Verfahrensdokumentation, in der der Prozess der Verbuchung und digitalen Archivierung der Belege im Unternehmen genau beschrieben ist. Die Verfahrensdokumentation hängt von den individuellen Prozessen und Umständen in Ihrem Unternehmen ab und sollte deswegen zusammen mit Ihrem Steuerberater individuell für Ihr Unternehmen erarbeitet werden. Unser Support unterstützt Sie gerne bei der Dokumentation Ihres Reisekosten-Prozesses mit Belegmeister. Gleichzeitig empfehlen wir, in diesem Zuge mit Ihrem Steuerberater zusammen eine Lösung zum ersetzenden Scannen aller Belege in Ihrem Unternehmen einzuführen (nicht nur der Spesen- und Reisekosten-Belege). Hierfür gibt es Software-Angebote aller großen Buchhaltungssoftware-Hersteller (z.B. "DATEV Unternehmen Online"), die Sie üblicherweise über Ihren Steuerberater beziehen können. (Mehr erfahren im Blogartikel: Digitalisieren und Wegwerfen von Papierbelegen laut GoBD)


Was kann ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf "Passwort vergessen?". Geben Sie im daraufhin angezeigten Feld Ihre E-Mailadresse ein und klicken auf "Absenden". Wenn Sie mit der eingegebenen E-Mail-Adresse bei Belegmeister registriert sind, wird ein Link zur Eingabe eines neuen Passworts an diese Adresse versendet.

Bei Fragen oder Problemen schreiben Sie bitte an: support(at)belegmeister.de

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