Fragen und Antworten (Handy-App)

Wie lege ich eine neue Reise samt Reisekosten an?

  1. Legen Sie die gewünschte Reise im Menüpunkt "Reisen" an. (Siehe: Anlegen einer neuen Reise)
  2. Laden Sie die zugehörigen Belege im Menüpunkt "Belege" hoch. (Siehe: Hochladen eines neuen Beleges)
  3. Prüfen Sie die vom System erkannten Belegdaten in der Beleg-Detailansicht und führen Sie gegebenenfalls Korrekturen durch.
  4. Ordnen Sie die Abrechnungsposition(en) der zuvor angelegten Reise zu. (Siehe: bei Belegen mit nur einer Abrechnungsposition in der Abbildung Punkt 5 bw. bei Belegen mit mehreren Abrechnungspositionen in der Abbildung Punkt 5)
  5. Tippen Sie zu Speichern auf die Wolke oben rechts, wenn Sie sicher sind, dass alle Beleg-Daten korrekt erfasst wurden.
  6. Fügen Sie bei Bedarf Abrechnungspositionen manuell im Menüpunkt "Positionen" hinzu (Siehe: Manuelles Erstellen neuer Abrechnungspositionen)
  7. Prüfen Sie die Abrechnungspositionen Ihrer Reise auf Vollständigkeit (Siehe: Positionen)

Was kann ich tun, wenn ein Beleg nicht erkannt wurde?

Wenn ein Beleg nicht erkannt wurde und sich im Status

Nicht erkannt
befindet, wurden vom System beim Scannen keine Abrechnungspositionen angelegt. Öffnen Sie in diesem Fall im Menüpunkt "Belege" mit einem Klick auf den Beleg die Detailansicht und legen Sie eine oder mehrere Abrechnungspositionen von Hand an. (Siehe: Beleg-Detailansicht)


Was bedeutet ersetzendes Scannen?

Siehe Blogartikel: Mit ersetzendem Scannen sparen Sie Zeit und Geld


Wann kann ich meine Papierbelege wegwerfen?

Siehe Blogartikel: Digitalisieren und Wegwerfen von Papierbelegen laut GoBD


Was bedeutet der Belegstatus?

Anhand des Belegstatus erkennen Sie, in welchem Prozessschritt sich der Beleg aktuell befindet. Eine Belegstatus-Übersicht inklusive Erklärungen zu deren jeweilige Bedeutung finden Sie hier.


Was ist der Unterschied zwischen Beleg und Abrechnungsposition?

Aus den meisten Belegen entsteht genau eine Abrechnungsposition. Sie können aber jeden Beleg auf beliebig viele Abrechnungspositionen aufteilen.

Beispiele für Belege mit mehreren Abrechnungspositionen:

  • Sie haben an einem Tag zwei (oder mehr) Kundentermine in der gleichen Stadt und möchten die Reisekosten auf die Kunden aufteilen. Zunächst wird für jeden Kunden eine eigene Reise angelegt (Siehe: Anlegen einer neuen Reise). Anschließend werden zu den Belegen (Hotelrechnung, Taxiquittung o.ä) jeweils zwei (oder mehr) Abrechnungspositionen erstellt, welche den Reisen und somit den Kunden zugeordnet werden.

  • Auf einer Hotelrechnung befinden sich mehrere Abrechnungspositionen für Übernachtungen und Frühstück. Zu beachten ist hierbei, dass Übernachtungen mit 7% und Frühstück mit 19% Mehrwertsteuer zu berechnen sind. Aus diesem Grund müssen für Übernachtungen und Frühstück getrennte Abrechnungspositionen angelegt werden.

Beipiel für eine Abrechnungsposition ohne Beleg:

  • eine Fahrt mit dem privaten Pkw zu einem Kunden: Geben Sie in diesem Fall als Kostenart „Pkw privat (km)“ an. Im Fenster erscheint nun ein Kilometerrechner, in den Sie die Anzahl der zurückgelegten Kilometer und das vereinbarte Kilometergeld eintragen.

Wie kann ich die Reisekosten exportieren?

Öffnen Sie den Menüpunkt „Export“. Wählen Sie das gewünschte Export-Dateiformat (CSV, PDF, DATEV) sowie weitere optionale Einstellungen aus. Tippen Sie auf „Teilen“ oder „Download“, um den Export zu starten. Erläuterungen zu den einzelnen Optionen im Exportdialog finden Sie unter Export der Abrechnungspositionen.


Werden Belege und Abrechnungen revisionssicher gespeichert?

Freigegebene Abrechnungen sind festgeschrieben im Sinne der GoBD. Das heißt, dass diese Abrechnungen und alle enthaltenen Belege nicht mehr gelöscht oder verändert werden können - nicht einmal durch den freigebenden Prüfer oder einen Administrator. Diese Belege und Abrechnungen sind somit revisionssicher gespeichert im Sinne der GoBD. (Mehr erfahren im Blogartikel: Revisionssichere Archivierung)

Um die Papierbelege zu entsorgen (sog. "ersetzendes Scannen"), benötigen Sie zusätzlich noch eine Verfahrensdokumentation, in der der Prozess der Verbuchung und digitalen Archivierung der Belege im Unternehmen genau beschrieben ist. Die Verfahrensdokumentation hängt von den individuellen Prozessen und Umständen in Ihrem Unternehmen ab und sollte deswegen zusammen mit Ihrem Steuerberater individuell für Ihr Unternehmen erarbeitet werden. Unser Support unterstützt Sie gerne bei der Dokumentation Ihres Reisekosten-Prozesses mit Belegmeister. Gleichzeitig empfehlen wir, in diesem Zuge mit Ihrem Steuerberater zusammen eine Lösung zum ersetzenden Scannen aller Belege in Ihrem Unternehmen einzuführen (nicht nur der Spesen- und Reisekosten-Belege). Hierfür gibt es Software-Angebote aller großen Buchhaltungssoftware-Hersteller (z.B. "DATEV Unternehmen Online"), die Sie üblicherweise über Ihren Steuerberater beziehen können. (Mehr erfahren im Blogartikel: Digitalisieren und Wegwerfen von Papierbelegen laut GoBD)


Was kann ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Tippen Sie auf der Anmelde-Seite auf "Passwort vergessen?". Geben Sie im daraufhin angezeigten Feld Ihre E-Mailadresse ein und tippen auf "Neues Passwort anfordern". Wenn Sie mit der eingegebenen E-Mail-Adresse bei Belegmeister registriert sind, wird ein Link zur Eingabe eines neuen Passworts an diese Adresse versendet.

Bei Fragen oder Problemen schreiben Sie bitte an: support(at)belegmeister.de