Import in DATEV

Voraussetzungen

DATEV Unternehmen Online ist für den Mandanten freigeschaltet. (Zum reinen Import der Belege ist es nicht erforderlich, dass der Mandant einen eigenen Zugang zu DATEV Unternehmen Online hat.)
Das Programm DATEV Belegtransfer ist installiert und geöffnet.
Die DATEV-Einstellungen in Belegmeister sind konfiguriert und gespeichert.

Export aus Belegmeister

Der DATEV-Export besteht aus zwei Dateien:

einer CSV-Datei mit den Buchungssätzen (auch „Buchungsstapel" genannt). Der Name der Buchungsstapel-Datei beginnt immer mit „EXTF_". Sie wird deswegen manchmal „EXTF-Datei" genannt.
einer ZIP-Datei mit den Belegbildern.

An den Belegbildern befindet sich bei diesem Export eine Buchstaben-Zahlen-Kombination, der Beleglink. Der Beleglink ist ebenfalls in der CSV-Datei enthalten (Spalte T). Über den Beleglink verknüpft DATEV die Belegbilder automatisch mit dem Buchungssatz. Eine manuelle Zuordnung ist nicht nötig.

Zum Erstellen des Exportes gibt es weitere Informationen unter:

Übermittlung zum Steuerberater

Die CSV-Datei mit den Buchungssätzen (auch Buchungsstapel genannt) und die ZIP-Datei mit den Belegbildern werden zunächst aus Belegmeister exportiert und auf dem Rechner des Mandanten gespeichert. Danach können die Dateien auf 3 unterschiedlichen Wegen zum Steuerberater übertragen werden:

1. Weg: Belege und Buchungssätze mit DATEV Belegtransfer übertragen

Der Mandant lädt sowohl die ZIP-Datei mit den Belegen als auch die CSV-Datei mit den Buchungssätzen (Buchungsstapel) in DATEV Belegtransfer hoch. Die ZIP-Datei mit den Belegen wird dabei automatisch importiert. Die CSV-Datei mit den Buchungssätzen landet im Posteingang in DATEV Unternehmen Online. Von hier kann der Steuerberater sie auf seinem Computer speichern und dann in Kanzlei-Rechnungswesen importieren.

2. Weg: Belege mit DATEV Belegtransfer, Buchungssätze außerhalb von DATEV übertragen

Der Mandant lädt die ZIP-Datei mit den Belegen in DATEV Belegtransfer hoch. Die ZIP-Datei mit den Belegen wird dabei automatisch importiert. Die CSV-Datei mit den Buchungssätzen (Buchungsstapel) überträgt er auf einem anderen Weg, z.B. per E-Mail oder auf einem USB-Stick.

3. Weg: Belege und Buchungssätze außerhalb von DATEV übertragen

Der Mandant überträgt sowohl die ZIP-Datei mit den Belegen als auch die CSV-Datei mit den Buchungssätzen (Buchungsstapel) unabhängig von DATEV Belegtransfer, z.B. per E-Mail oder auf einem USB-Stick. Der Steuerberater übernimmt den Import der ZIP-Datei mit den Belegen in DATEV Belegtransfer und der CSV-Datei mit den Buchungssätzen (Buchungsstapel) in Kanzlei-Rechnungswesen.

DATEV Belegtransfer

Zum Übertragen der Dateien muss das Programm DATEV Belegtransfer installiert und geöffnet sein.

Wir empfehlen 2 Verzeichnisse für die Übertragung der Dateien einzurichten.

ein Verzeichnis ohne aktivierte XML-Schnittstelle zur Übertragung der CSV-Datei mit den Buchungssätzen
ein Verzeichnis mit aktivierter XML-Schnittstelle zur Übertragung der ZIP-Datei mit den Belegen

Wenn Sie nur ein Verzeichnis einrichten, müssen Sie pro Übertragung die Einstellung der XML-Schnittstelle für das eine Verzeichnis je nach Datei ändern. Dazu klicken Sie mit einem Rechtsklick auf das Verzeichnis und wählen "Verzeichnis ändern".

Die Verzeichnisse müssen nur einmal eingerichtet werden. Wenn sie vorhanden sind, können Sie für alle Übertragungen genutzt werden.

Verzeichnisse einrichten

Klicken Sie auf "Verzeichnisse hinzufügen".
Legen Sie fest, wo die Verzeichnisse gespeichert werden sollen, wie das Unternehmens-Verzeichnis benannt werden soll und ob Sie die Quelldateien nach dem Upload löschen oder archivieren möchten. Klicken Sie anschließend auf "Speichern".
Wählen Sie die Verzeichnisse, welche Sie anlegen möchten. In der Standardkonfiguration vorhanden sind „ohne Belegtyp" und "Sonstiges". Diese können Sie folgendermaßen verwenden:
- Verzeichnis "Sonstiges" ohne aktivierte XML-Schnittstelle zur Übertragung der CSV-Datei mit den Buchungssätzen
- Verzeichnis „ohne Belegtyp" mit aktivierter XML-Schnittstelle zur Übertragung der ZIP-Datei mit den Belegen
Zum Aktivieren der XML-Schnittstelle schieben Sie den Schieber in der Spalte "als XML-Schnittstelle konfigurieren" nach rechts. Er ist dann grün. Die Einstellung ist wichtig für die Übertragung der Dateien. DATEV liest die Belege nur mit aktivierter XML-Schnittstelle korrekt ein. Die CSV-Datei wird wiederum nur bei deaktivierter XML-Schnittstelle übertragen.
Die Häkchen bei den anderen Belegtypen entfernen Sie. Dann werden dafür keine Verzeichnisse angelegt.
Es ist Ihnen nur möglich Verzeichnisse für die Belegtypen anzulegen, die in DATEV Unternehmen online vorhanden sind. Neue Belegtypen müssen in DATEV Unternehmen online angelegt werden („Belegübersicht“ → „Einstellungen“ → „Belegtypen“ → „Verwalten“). Wir empfehlen Ihnen, die Belegtypen, für die Sie Verzeichnisse anlegen, mit Ihrem Steuerberater abzustimmen.
Klicken Sie auf "Verzeichnisse anlegen".

Dateien übertragen

Klicken Sie mit einem Doppelklick auf ein Verzeichnis. Es öffnet sich der Ablageort für die hochzuladenden Dateien. Legen Sie die Datei in den Ablageort. Achten Sie darauf, dass Sie die Dateien in das richtige Verzeichnis legen:
- CSV-Datei mit den Buchungssätzen in das Verzeichnis ohne aktivierte XML-Schnittstelle (im Screenshot "Sonstiges")
- ZIP-Datei mit den Belegen in das Verzeichnis mit aktivierter XML-Schnittstelle (im Screenshot „ohne Belegtyp")
Für welches Verzeichnis die XML-Schnittstelle aktiviert ist, erkennen Sie an dem Schnittstellensymbol am Zeilenanfang. Wird das Symbol angezeigt, ist die XML-Schnittstelle in dem Verzeichnis aktiviert (im Screenshot gelber Rahmen in der Zeile des Verzeichnisses „ohne Belegtyp").
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis. Es öffnet sich ein neues Menü. Klicken Sie auf Belege hochladen. Durch das Hochladen werden die Dateien aus dem Verzeichnis gelöscht oder in einen Archiv-Ordner verschoben. Welche Option gelten soll, können Sie unter Einstellungen festlegen.
Um zu prüfen, ob der Upload erfolgreich verlaufen ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis. Es öffnet sich ein neues Menü. Klicken Sie auf Protokoll öffnen.
Wiederholen Sie Schritt 2 und ggf. 3 mit dem anderen Verzeichnis.
Wenn Sie nur ein Verzeichnis eingerichtet haben, wiederholen Sie Schritt 2 und ggf. 3 mit der entsprechenden Einstellung der XML-Schnittstelle. Ändern Sie nach dem erfolgreichen Upload der einen Datei und vor dem Ablegen der anderen Datei die Einstellung der XML-Schnittstelle. Dazu klicken Sie mit einem Rechtsklick auf das Verzeichnis und wählen "Verzeichnis ändern". An dieser Stelle können Sie durch den Schieber die XML-Schittstelle aktivieren und deaktivieren.

Für Steuerberater

Import der Belege in DATEV Unternehmen Online prüfen

DATEV Unternehmen Online erkennt automatisch, dass es sich beim Inhalt der ZIP-Datei um Belege handelt, die zu einem Buchungsstapel gehören, und importiert diese automatisch. Weitere Handlungen durch den Steuerberater sind nicht erforderlich.

Wenn Ihnen die Belege im Posteingang von DATEV Unternehmen Online angezeigt werden, hat Ihr Mandant die ZIP-Datei mit den Belegen in einem Verzeichnis mit deaktivierter XML-Schnittstelle übertragen. Bitten Sie Ihren Mandanten die ZIP-Datei mit den Belegen erneut in einem Verzeichnis mit aktivierter XML-Schnittstelle zu übertragen. Die Belege im Posteingang können Sie löschen.

Ob der automatische Belege-Import fehlerfrei funktioniert hat, können Sie prüfen unter: Anwendungen → Belege → rechtes Seitenmenü → Protokolle → Import → Importprotokoll anzeigen → Importdatum auswählen und „Anzeigen"

Um das Protokoll zu öffnen, klicken Sie auf das "i" am Zeilenanfang.

Buchungssätze herunterladen

Wenn Ihr Mandant die CSV-Datei mit den Buchungssätzen (Buchungsstapel) in DATEV Belegtransfer hochgeladen hat, finden Sie diese in DATEV Unternehmen Online in der Belegübersicht im Posteingang. Im Gegensatz zu den Belegen wird der Buchungsstapel nicht automatisch als solcher erkannt. Der Upload durch den Mandanten mittels DATEV Belegtransfer dient lediglich der Übertragung zum Steuerberater. Die Übertragung zum Steuerberater könnte auch per E-Mail oder auf einem USB-Stick erfolgen.

Selektieren Sie die Datei. Wählen Sie „Original herunterladen", um die Buchungsstapel-Datei auf Ihrem Computer abzuspeichern. Importieren Sie sie von dort in Kanzlei-Rechnungswesen. Anschließend können Sie die Datei aus dem Posteingang löschen.

Buchungssätze in Kanzlei-Rechnungswesen importieren

Öffnen Sie den Import-Dialog über Buchführung → Vorbereitende Tätigkeiten → Stapelverarbeitung (Doppelklick) → Importieren.
Möglicherweise erhalten Sie die Fehlermeldung „Im ausgewählten Verzeichnis wurden keine Daten für den Import gefunden.". Dies kann z.B. daran liegen, dass das Verzeichnis, aus dem der letzte Dateiimport durchgeführt wurde, nicht mehr existiert. Da Sie im nächsten Schritt ein anderes Verzeichnis auswählen können, können Sie diese Fehlermeldung einfach mit OK bestätigen und fortfahren.
Wählen Sie als Quellverzeichnis das Verzeichnis aus, in dem Sie die Buchungsstapel-Datei abgespeichert haben und drücken Sie „Importieren".
Prüfen Sie, ob die Liste im Import-Dialog genau die Buchungsstapel-Datei(en) enthält, die Sie importieren möchten, und drücken Sie „Verarbeiten".
Wählen Sie im Dialog „Stapel anhängen" aus, ob Sie den importierten Buchungsstapel an einen existierenden anhängen möchten oder als neuen Buchungsstapel in Kanzlei-Rechnungswesen anlegen möchten. Im Anschluss erhalten Sie eine Bestätigung über den erfolgreichen Import des Buchungsstapels.
Doppelklicken Sie „Belege buchen" und öffnen Sie den importierten Buchungsstapel (bzw. den Buchungsstapel, an den Sie den importierten Stapel angehängt haben).
In der Spalte „BL" (für „Beleglink") sehen Sie nun die Verknüpfung zu den Belegen, die zuvor in „DATEV Belegtransfer" hochgeladen wurden. In dieser Ansicht können Sie auch die Buchungssätze, die Ihr Mandant Ihnen übermittelt hat, noch einmal prüfen und korrigieren, bevor Sie sie festschreiben.