Import in DATEV

Voraussetzungen

  1. DATEV Unternehmen Online ist für den Mandanten freigeschaltet. (Zum reinen Import der Belege ist es nicht erforderlich, dass der Mandant einen eigenen Zugang zu DATEV Unternehmen Online hat.)

  2. Das Programm DATEV Belegtransfer ist installiert und geöffnet.

  3. Die DATEV-Einstellungen in Belegmeister sind konfiguriert und gespeichert.


Export aus Belegmeister

Der DATEV-Export besteht aus zwei Dateien:

  • Einer ZIP-Datei mit den Belegbildern und

  • einer CSV-Datei mit den Buchungssätzen (auch „Buchungsstapel" genannt). Der Name der Buchungsstapel-Datei beginnt immer mit „EXTF_". Sie wird deswegen manchmal „EXTF-Datei" genannt.



An den Belegbildern befindet sich bei diesem Export eine Buchstaben-Zahlen-Kombination, der Beleglink. Der Beleglink ist ebenfalls in der CSV-Datei enthalten (Spalte T). Über den Beleglink verknüpft DATEV die Belegbilder automatisch mit dem Buchungssatz. Eine manuelle Zuordnung ist nicht nötig.

Zum Erstellen des Exportes gibt es weitere Informationen unter:


Übermittlung zum Steuerberater

Die ZIP-Datei mit den Belegbildern und die CSV-Datei mit den Buchungssätzen (auch Buchungsstapel genannt) können nach dem Export auf 3 unterschiedlichen Wegen zum Steuerberater übertragen werden:

1. Weg: Belege und Buchungssätze mit DATEV Belegtransfer übertragen (empfohlen)

Der Mandant lädt sowohl die ZIP-Datei mit den Belegen als auch die CSV-Datei mit den Buchungssätzen (Belegstapel) in DATEV Belegtransfer hoch. Die ZIP-Datei mit den Belegen wird dabei automatisch importiert. Die CSV-Datei mit den Buchungssätzen landet im Posteingang des Steuerberaters in DATEV Unternehmen Online. Von hier kann der Steuerberater sie auf seinem Computer speichern und dann in Kanzlei-Rechnungswesen importieren.

Dieser Weg ist der unaufwändigste für den Mandanten und deshalb von Belegmeister empfohlen.

2. Weg: Belege mit DATEV Belegtransfer, Buchungssätze außerhalb von DATEV übertragen

Der Mandant nutzt das Programm DATEV Belegtransfer, um die Belege in die Buchhaltung zu importieren. Die CSV-Datei mit den Buchungssätzen überträgt er auf einem anderen Weg an den Steuerberater, z.B. per E-Mail oder auf einem USB-Stick.

3. Weg: Belege und Buchungssätze außerhalb von DATEV übertragen

Der Mandant lädt die ZIP-Datei und die CSV-Datei auf seinen Computer herunter und übermittelt sie dem Steuerberater unabhängig von DATEV Unternehmen Online, z.B. per E-Mail oder auf einem USB-Stick. Der Steuerberater übernimmt den Import der ZIP-Datei mit den Belegen in DATEV Belegtransfer und der CSV-Datei mit den Buchungssätzen (Belegstapel) in Kanzlei-Rechnungswesen.


DATEV Belegtransfer

Zum Übertragen der Dateien muss das Programm DATEV Belegtransfer installiert und geöffnet sein.

In der Standardkonfiguration gibt es in „DATEV Belegtransfer" ein Verzeichnis mit dem Namen „ohne Belegtyp". Wenn Sie dieses Verzeichnis haben, können Sie sofort Ihre Dateien übertragen. Wenn das Verzeichnis nicht vorhanden ist, richten Sie es zunächst ein.

Verzeichnis einrichten

  1. Klicken Sie auf "Verzeichnisse hinzufügen".


  1. Legen Sie fest, wo das Verzeichnis gespeichert werden soll, wie es heißen soll und ob Sie die Quelldateien nach dem Upload löschen oder archivieren möchten.


  1. Legen Sie nur ein Verzeichnis für „ohne Belegtyp" an. Alle anderen Häkchen entfernen Sie. Der Schieber bei "als XML-Schnittstelle konfigurieren" befindet sich links.


  1. Klicken Sie auf "Verzeichnisse anlegen".

Belege übertragen

  1. Klicken Sie mit einem Doppelklick auf das Verzeichnis "ohne Belegtyp". Es öffnet sich der Ablageort für die hochzuladenden Dateien. Legen Sie die Dateien in den Ablageort.



  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis "ohne Belegtyp". Es öffnet sich ein neues Menü. Klicken Sie auf Belege hochladen. Durch das Hochladen werden die Dateien aus dem Verzeichnis gelöscht oder in einen Archiv-Ordner verschoben. Welche Option gelten soll, können Sie unter Einstellungen festlegen.



  3. Um zu prüfen, ob der Upload erfolgreich verlaufen ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis "ohne Belegtyp". Es öffnet sich ein neues Menü. Klicken Sie auf Protokoll öffnen.


Für Steuerberater

Belege in DATEV Unternehmen Online importieren

Ob der automatische Belege-Import fehlerfrei funktioniert hat, können Sie prüfen unter: AnwendungenBelegerechtes SeitenmenüProtokolleImportImportprotokoll anzeigenImportdatum auswählen und „Anzeigen"

DATEV Unternehmen Online erkennt automatisch, dass es sich beim Inhalt der ZIP-Datei um Belege handelt, die zu einem Buchungsstapel gehören, und importiert diese automatisch. Weitere Handlungen durch den Steuerberater sind nicht erforderlich.











Buchungssätze herunterladen

Falls der Mandant die CSV-Datei mit den Buchungssätzen (Buchungsstapel) ebenfalls in DATEV Belegtransfer hochgeladen hat, finden Sie diese in DATEV Unternehmen Online in Ihrem Posteingang. Wählen Sie „Original herunterladen", um die Buchungsstapel-Datei auf Ihrem Computer abzuspeichern. Importieren Sie sie von dort in Kanzlei-Rechnungswesen. Anschließend können Sie die Datei aus dem Posteingang löschen.

Im Gegensatz zu den Belegen wird der Buchungsstapel nicht automatisch als solcher erkannt. Der Upload durch den Mandanten mittels DATEV Belegtransfer dient lediglich der Übertragung zum Steuerberater und könnte auch per E-Mail oder auf einem USB-Stick erfolgen.

Buchungssätze in Kanzlei-Rechnungswesen importieren

  1. Öffnen Sie den Import-Dialog über BuchführungVorbereitende TätigkeitenStapelverarbeitung (Doppelklick)Importieren.

    Möglicherweise erhalten Sie die Fehlermeldung „Im ausgewählten Verzeichnis wurden keine Daten für den Import gefunden.". Dies kann z.B. daran liegen, dass das Verzeichnis, aus dem der letzte Dateiimport durchgeführt wurde, nicht mehr existiert. Da Sie im nächsten Schritt ein anderes Verzeichnis auswählen können, können Sie diese Fehlermeldung einfach mit OK bestätigen und fortfahren.

  2. Wählen Sie als Quellverzeichnis das Verzeichnis aus, in dem Sie die Buchungsstapel-Datei abgespeichert haben und drücken Sie „Importieren".

  3. Prüfen Sie, ob die Liste im Import-Dialog genau die Buchungsstapel-Datei(en) enthält, die Sie importieren möchten, und drücken Sie „Verarbeiten".

  4. Wählen Sie im Dialog „Stapel anhängen" aus, ob Sie den importierten Buchungsstapel an einen existierenden anhängen möchten oder als neuen Buchungsstapel in Kanzlei-Rechnungswesen anlegen möchten. Im Anschluss erhalten Sie eine Bestätigung über den erfolgreichen Import des Buchungsstapels.

  5. Doppelklicken Sie „Belege buchen" und öffnen Sie den importierten Buchungsstapel (bzw. den Buchungsstapel, an den Sie den importierten Stapel angehängt haben).

  6. In der Spalte „BL" (für „Beleglink") sehen Sie nun die Verknüpfung zu den Belegen, die zuvor in „DATEV Belegtransfer" hochgeladen wurden. In dieser Ansicht können Sie auch die Buchungssätze, die Ihr Mandant Ihnen übermittelt hat, noch einmal prüfen und korrigieren, bevor Sie sie festschreiben.