Import in DATEV

Voraussetzungen

  1. DATEV Unternehmen Online muss für den Mandanten freigeschaltet sein. (Hinweis: Zum reinen Import der Belege ist nicht erforderlich, dass der Mandant auch einen eigenen Zugang zu DATEV Unternehmen Online hat.)

  2. Das Programm „DATEV Belegtransfer" muss installiert sein.

  3. Die DATEV-Einstellungen in Belegmeister müssen konfiguriert und gespeichert sein.


Export aus Belegmeister und verschiedene Wege der Übermittlung zum Steuerberater

Der DATEV-Export in Belegmeister besteht aus zwei Dateien: Einer ZIP-Datei mit den Belegbildern und einer CSV-Datei mit den Buchungssätzen (auch genannt ein „Buchungsstapel")*.

Diese Dateien müssen nach dem Export vom Mandanten zum Steuerberater übertragen werden. Hierfür gibt es mehrere mögliche Wege:

Möglichkeit 1 (empfohlen): Übertragung der Belege und der Buchungsstapel-Datei dem Programm „DATEV Belegtransfer"

Der Mandant lädt sowohl die ZIP-Datei mit den Belegen als auch die Buchungsstapel-Datei in „DATEV Belegtransfer" hoch. Die ZIP-Datei mit den Belegen wird dabei automatisch importiert, allerdings nicht die Buchungsstapel-Datei. Diese landet stattdessen im Posteingang des Steuerberaters in „Unternehmen Online". Von hier kann der Steuerberater sie auf seinem Computer speichern und dann in Kanzlei-Rechnungswesen importieren.

Dieser Weg ist der unaufwändigste für den Mandanten und deshalb von Belegmeister empfohlen.

Möglichkeit 2: Übertragung der Belege mittels „DATEV Belegtransfer" und der Buchungssätze außerhalb von DATEV

Der Mandant nutzt das Programm „DATEV Belegtransfer", um die Belege in die Buchhaltung zu importieren. Er überträgt aber die Buchungsstapel-Datei auf einem anderen Weg an den Steuerberater, z.B. per E-Mail oder auf einem USB-Stick.

Möglichkeit 3: Übertragung vollständig außerhalb von DATEV

Der Mandant lädt beide Dateien auf seinen Computer herunter und übermittelt sie dem Steuerberater unabhängig von „DATEV Unternehmen Online", z.B. per E-Mail oder auf einem USB-Stick. Der Steuerberater erledigt den Import der Belege in „DATEV Belegtransfer" und der Buchungsstapel-Datei in Kanzlei-Rechnungswesen.


Einrichtung eines Transferordners in „DATEV Belegtransfer"

  1. In der Standardkonfiguration gibt es in „DATEV Belegtransfer" einen Ordner mit dem Namen „ohne Belegtyp". Falls dies nicht der Fall ist, legen Sie einen Ordner mit diesem Namen oder einem selbst gewählten Namen (z.B. „Belegmeister-Reisekosten-Belege") neu an.


Wählen Sie als Belegtyp „ohne Belegtyp" und als Verzeichnistyp „DATEV XML-Schnittstelle online/DMS/Dok.ablage" aus.

  1. Falls Sie den Transferordner für Ihre Reisekostenbelege nicht neu angelegt haben, sondern einen bestehenden Ordner verwenden (z.B. den bestehenden Ordner mit dem Namen „ohne Belegtyp"), überprüfen Sie, ob für diesen Ordner bereits der Belegtyp „ohne Belegtyp" und der Verzeichnistyp „DATEV XML-Schnittstelle online/DMS/Dok.ablage" ausgewählt ist. Sie können diese Einstellungen ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner in der Liste klicken und dann im Kontextmenü „Ändern" auswählen.




Upload der Belege

  1. Legen Sie die ZIP-Datei mit den exportierten Belegen in den Transferordner, der hierfür konfiguriert wurde.

  2. Falls Sie mit Ihrem Steuerberater vereinbart haben, den Buchungsstapel auch per „DATEV Belegtransfer" zu übertragen, dann legen Sie auch die Buchungsstapel-Datei * in diesen Ordner.

  3. Starten Sie das Programm „DATEV Belegtransfer" (falls noch nicht geschehen).

  4. Drücken Sie in „DATEV Belegtransfer" auf „Daten senden". Die ZIP-Datei verschwindet aus dem Transferordner.

  5. Drücken Sie auf „Protokoll anzeigen", um zu prüfen, ob der Upload erfolgreich verlaufen ist.


Für Steuerberater: Import der Belege in „DATEV Unternehmen Online"

  1. „DATEV Unternehmen Online" erkennt automatisch, dass es sich beim Inhalt der ZIP-Datei um Belege handelt, die zu einem Buchungsstapel gehören, und importiert diese automatisch. Weitere Handlungen durch den Steuerberater sind nicht erforderlich. Sie können aber prüfen, ob der automatische Belege-Import fehlerfrei funktioniert hat, unter: AnwendungenBelegerechtes SeitenmenüProtokolleImportImportprotokoll anzeigenImportdatum auswählen und „Anzeigen"











  2. Falls der Mandant die Buchungsstapel-Datei* ebenfalls in „DATEV Belegtransfer" hochgeladen hat, finden Sie diese nun in „DATEV Unternehmen Online" in Ihrem Posteingang. Im Gegensatz zu den Belegen wird der Buchungsstapel nicht automatisch als solcher erkannt. Der Upload durch den Mandanten mittels „DATEV Belegtransfer" dient also lediglich der Übertragung der Buchungsstapel-Datei zum Steuerberater und könnte auch beispielsweise per E-Mail oder auf einem USB-Stick erfolgen.

    Wählen Sie „Original herunterladen" aus, um die Buchungsstapel-Datei auf Ihrem Computer abzuspeichern, und importieren Sie sie von dort in Kanzlei-Rechnungswesen (s.u.). Anschließend können Sie die Datei wieder aus dem Posteingang löschen.


Für Steuerberater: Import des Buchungsstapels in Kanzlei-Rechnungswesen

  1. Öffnen Sie den Import-Dialog über BuchführungVorbereitende TätigkeitenStapelverarbeitung (Doppelklick)Importieren.**

  2. Wählen Sie als Quellverzeichnis das Verzeichnis aus, in dem Sie die Buchungsstapel-Datei abgespeichert haben (s.o.) und drücken Sie „Importieren".

  3. Prüfen Sie, ob die Liste im Import-Dialog genau die Buchungsstapel-Datei(en) enthält, die Sie importieren möchten, und drücken Sie „Verarbeiten".

  4. Wählen Sie im Dialog „Stapel anhängen" aus, ob Sie den importierten Buchungsstapel an einen existierenden anhängen möchten oder als neuen Buchungsstapel in Kanzlei-Rechnungswesen anlegen möchten. Im Anschluss erhalten Sie eine Bestätigung über den erfolgreichen Import des Buchungsstapels.

  5. Doppelklicken Sie „Belege buchen" und öffnen Sie den importierten Buchungsstapel (bzw. den Buchungsstapel, an den Sie den importierten Stapel angehängt haben).

  6. In der Spalte „BL" (für „Beleglink") sehen Sie nun die Verknüpfung zu den Belegen, die zuvor in „DATEV Belegtransfer" hochgeladen wurden. In dieser Ansicht können Sie auch die Buchungssätze, die Ihr Mandant Ihnen übermittelt hat, noch einmal prüfen und korrigieren, bevor Sie sie festschreiben.


* Der Name der Buchungsstapel-Datei beginnt immer mit „EXTF_". Sie wird deswegen manchmal auch „EXTF-Datei" genannt.

** Möglicherweise erhalten Sie die Fehlermeldung „Im ausgewählten Verzeichnis wurden keine Daten für den Import gefunden.". Dies kann z.B. daran liegen, dass das Verzeichnis, aus dem der letzte Dateiimport durchgeführt wurde, nicht mehr existiert. Da Sie im nächsten Schritt ein anderes Verzeichnis auswählen können, können Sie diese Fehlermeldung einfach mit OK bestätigen und weitermachen.